Mitarbeiter und Betriebsmittel sind das Kapital jedes Unternehmens. Effektiv eingesetzte und gewartete Gerätschaften entlasten die Mitarbeiter und sorgen für mehr Sicherheit und Produktivität. Heutzutage ist es selten mit der Anschaffung und Finanzierung von Maschinen oder Werkzeugen getan. Dafür sorgen zahlreiche Verpflichtungen, wie die Betriebsmittelsicherheitsverordnung (BetrSichV), Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) oder der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO). Diese schreiben wiederkehrende Prüfpflichten wie den E-Check, Arbeitsmittelüberprüfungen oder eine Hauptuntersuchung vor.
Dazu kommen Wartungs- und Servicetermine, die Funktionsfähigkeit und Langlebigkeit von Arbeitsmitteln garantieren. Vergessene oder nicht rechtzeitig vorgeplante Prüf- oder Wartungstermine können schnell teuer werden. Spätestens dann, wenn Maschinen nicht für dringend erforderliche Arbeiten zur Verfügung stehen. Wer zudem schon einmal vor einem anstehenden E-Check mit Klemmbrett und Bleistift durch Produktions- und Lagerhallen oder Büros gelaufen ist, um alle Geräte „mit Stecker“ zu erfassen, wird eine elektronische Erfassung sämtlichen Inventars zu schätzen wissen.
Eine Inventarsoftware mit Wartungsplaner wie Timly (timly.com) eignet sich zur Verwaltung jeglicher Arten von Inventar, von Büroausstattung über Werkzeuge bis hin zu Fahrzeugen. Einmal erfasst, begleitet die Inventarsoftware Ihre Betriebsmittel über die gesamte Nutzungsdauer. Anstehende Wartungs- und Prüftermine lassen sich hinterlegen und werden den Verantwortlichen rechtzeitig angezeigt. Eine spezialisierte Inventarsoftware mit Wartungsplaner bietet holzbearbeitenden Gewerben zahlreiche weitere Vorteile.
Vorteile eines softwarebasierten Wartungsplaners
Ein digitaler Wartungsplaner für Geräte, Anlagen und Maschinen beinhaltet zahlreiche nützliche Funktionen. Essenziell ist, dass er über einen zentralen Datenspeicher verfügt. Auf diese Weise haben Disponenten jederzeit einen vollständigen und aktuellen Überblick über alle Betriebsmittel und deren Aufenthaltsort. In einer Kalenderansicht lassen sich zudem alle Termine und Fristen übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert die Planung beim Einsatz der Geräte. Auf Wunsch können auch automatisierte Hinweise auf anstehende Wartungen oder Prüftermine, an die hinterlegte zuständige Person übermittelt werden.
Entscheidendes Kriterium für den Wartungsplaner ist die Mehrbenutzerfähigkeit. Sowohl führende Angestellte aus der Verwaltung und Disposition haben die Möglichkeit, auf Datensätze zuzugreifen. Gleichermaßen aber auch Vorarbeiter an den Einsatzorten und die Mitarbeiter, die Maschinen bedienen. Hierfür bieten aktuelle Wartungsplaner spezielle Apps, die auf Mobilgeräten installiert werden können. Dies garantiert einen Informationsaustausch in Echtzeit, etwa wenn Geräte kurzfristig vor Ort getauscht werden mussten oder ein Defekt aufgetreten ist.
Diese Flexibilität ist mit herkömmlichen Listen oder Excel-Tabellen nicht darstellbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass nahezu jeder Mitarbeiter ohnehin über ein Smartphone verfügt. Ob es sich dabei um ein dienstliches oder privates Gerät handelt, spielt keine Rolle. Es ist lediglich eine Internetverbindung und Nutzerzugriff notwendig, um sich mit dem Datenspeicher verbinden zu können.
Der praktische Umgang mit dem Wartungsplaner
Vorteilhaft erweist sich die Verwendung einer Cloud-Anbindung. Dies garantiert, dass Mitarbeiter auch von unterwegs auf Datensätze zugreifen können, etwa in der Logistik, bei Kunden oder an wechselnden Arbeitsplätzen im Freien. Jedes Gerät wird individuell gekennzeichnet. Zweckmäßig sind QR-Codes, die als Aufkleber am Gerät angebracht werden können. QR-Codes bieten den Vorteil, dass alle gängigen Smartphones über Software verfügen, mit der diese eingelesen werden können. Als Scanner dient dabei die Kamera des Gerätes. Eine solche Inventarsoftware speichert flexibel alle notwendigen Gerätedaten. Die konkreten Inhalte hängen von der Art und Beschaffenheit des einzelnen Assets ab. Dazu gehören, neben technischen Daten und Bedienungsanleitungen, Standorte und hinterlegte Nutzer.
Die Termine für anstehende Wartungen lassen sich entweder turnusmäßig oder nach flexiblen Merkmalen wie Betriebsstunden hinterlegen. Wartungsplaner verfügen zudem über ein Berechtigungsmanagement. Eintragungen dürfen nur von autorisierten Personen vorgenommen werden. So können Serviceintervalle durch den Verantwortlichen aus der Werkstatt zentral angepasst werden. Mitarbeiter hingegen können sich bei der Übernahme einer Maschine einen Überblick über in nächster Zeit anstehende Wartungen oder Sicherheitschecks verschaffen.
Bei auftretenden Defekten haben sie die Möglichkeit, diese über die App an die Zentrale zu melden. Disponenten können sich Übersichten anstehender Termine von eingeplanter Gerätschaft anzeigen lassen. Dafür stehen unterschiedliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung, etwa nach Standorten oder nach Gerätetyp. Dies erleichtert die Organisation von Ersatzgeräten.
Durchgeführte Reparaturen, Wartungen und Überprüfungen werden im Profil eines jeden Gerätes erfasst. Dokumente wie Prüfprotokolle und Checklisten lassen sich ebenfalls hinterlegen. Dies sorgt für eine nachvollziehbare Historie und vereinfacht auch das Erbringen von Nachweisen, beispielsweise bei Kontrollen des Gewerbeaufsichtsamtes.
Korrekte Funktion der Arbeitsmittel hängt von regelmäßiger Wartung ab
Für alle Arten der digitalen Verwaltung von Inventar hat sich der Timly Wartungsplaner bewährt (timly.com. Unternehmen in der Holzwirtschaft sind in der Regel auf zahlreiche Maschinen angewiesen. Rein mechanische Werkzeuge, etwa Sägen und Äxte, werden meist nur noch in bestimmten Ausnahmesituationen oder bei Kleinarbeiten verwendet. Dabei hängt die korrekte Funktion der Arbeitsmittel von regelmäßigen Wartungen ab. Zudem erhöhen Inspektionen die Sicherheit für eingesetzte Mitarbeiter und verlängern die Lebensdauer der stark beanspruchten Maschinen. Gerade für Maschinen in der Holzbearbeitung sind viele unterschiedliche Servicemaßnahmen notwendig.