1. Das Warum und das Wann
Effizientere Prozesse, mehr Produktivität, motivierte Mitarbeiter, weniger Kosten – der Nutzen der Digitalisierung beantwortet das ‚Warum‘ schon ausreichend. Gerade in wirtschaftlich schwierigen und unsicheren Zeiten kann Digitalisierung nicht nur einen Wettbewerbsvorteil bedeuten, sondern das Überleben des Geschäfts sichern. Dennoch lohnt es sich, zuerst einmal zu überlegen, wie Digitalisierung im jeweiligen Praxisfall aussehen könnte – welche Vorteile sich konkret für einen Betrieb ergeben. Hier stellen sich laut Sage etwa folgende Fragen:
- Wie wird es aussehen, wenn Mitarbeiter in der Cloud zusammenarbeiten?
- Wie laufen Personalprozesse ab, nachdem etwa alte Meldeprozesse, etwa per Telefon, auf ein Self-Service-Portal umgestellt wurden?
- Könnte z.B. ein FAQ-Bereich und ein Chatbot im Intranet die typische,Fragen der Mitarbeiter beantworten?
- Wo und wie sollte HR weiterhin als Ansprechpartner für Beratung bereitstehen?
- Welche Vorteile bringen neue Prozesse, die durch eine Digitalisierung möglich werden?
Solche Überlegungen können den Einstieg in die digitale Transformation erleichtern und geben Antwort auf die Frage, wie und wo sich die Digitalisierung am leichtesten umsetzen lässt oder den größten Effizienzgewinn bringt.
Das ‚Wann‘ lasse sich schnell und eindeutig beantworten, so der Softwarespezialist: Abwarten ist nicht die beste Option, will man nicht im Wettbewerb abgehängt werden. In der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass digital gut aufgestellte Betriebe meist schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren können. Wenn es z.B. möglich ist, Personalgespräche per Videokonferenz durchzuführen.
2. Digital-Chef und externe Expertise
Um erfolgreich zu sein, braucht die Digitalisierung vom ersten Schritt an volle Aufmerksamkeit. Idealerweise wird ein Digital-Chef ernannt, etwa ein CDO (Chief Digital Officer). Sage rät dazu, eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen, die bereits ein Unternehmen digitalisiert, mindestens jedoch einzelne Digitalprojekte umgesetzt hat oder IT-Expertise mitbringt. Fehlen digitale Kompetenzen im Unternehmen, könne es sich lohnen, entsprechende Fachkräfte an Bord zu holen – oder sich diese Expertise von außen zu besorgen, so der Softwarespezialist. Bei externen Beratern sei allerdings darauf zu achten, dass diese auch über ausgewiesene Expertise in genau dem Anwendungsgebiet verfügen, in dem das Digitalprojekt durchgeführt wird.
3. Ganzheitlich denken
Es wäre ein Fehler, so Sage, Digitalisierung etwa nur als Thema der IT- oder der jeweils betroffenen Abteilung zu betrachten. Tatsächlich betriffe Digitalisierung das ganze Unternehmen. Daher sei es wichtig, von Anfang an alle Mitarbeiter mit in die strategischen Vorüberlegungen einzubeziehen. So sorgt ein Kernteam mit Vertretern aller Unternehmensbereiche dafür, dass alle entsprechenden Sichtweisen bei der Planung berücksichtigt werden.