Dokumente spielen in der Fertigungsindustrie oft eine unterschätzte Rolle. Tatsächlich bilden Schriftstücke, Abbildungen und Tabellen aller Art jedoch die Basis für den Informationsfluss im Unternehmen. Der größte Teil der Dokumente wird dabei zwar digital erzeugt, doch dann als Ausdruck auf Papier weiterverarbeitet. Und genau hier beginnt das Problem: Zum einen sind papierbasierte Prozesse ineffizient und zum anderen verpflichten rechtliche Vorschriften wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) die Unternehmen, bestimmte Daten und Dokumente besonders zu schützen und diesen Schutz nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein digitales Dokumentenmanagement kann Abhilfe schaffen, da neben den Dokumenten selbst auch die Zugriffsberechtigungen an zentraler Stelle verwaltet werden. Außerdem dokumentiert ein modernes DMS (Document Management System) Änderungen an Dokumenten automatisch.
Wozu ein DMS
Ein Blick auf das alltägliche Szenario eines Kundenauftrags veranschaulicht die Arbeitsweise eines digitalen Dokumentenmanagement Systems: Handelt es sich um einen Neukunden, erfasst der Verkauf zunächst die Kundeninformationen und vergibt eine Kundennummer, die dem Auftrag ebenso automatisch zugewiesen wird wie die Auftragsnummer. Alle weiteren im Lauf der Auftragsbearbeitung eingehenden oder neu erstellten Dokumente lassen sich nun anhand der Auftragsnummer eindeutig zuordnen. Bei eingehenden Dokumenten übernimmt das DMS die Zuordnung automatisch – egal ob Auftragsänderung, Materialgutachten, Stückliste oder Angebote von Zulieferern. Schnittstellen zum ERP-System machen auch die damit erstellten Dokumente anhand der zugehörigen digitalen Kunden- und Auftragsnummer im DMS auffindbar.
Regelbasierte Workflows
Zusätzliche Unterstützung bieten regelbasierte Workflows. Damit informiert das DMS z.B. bei Eingang des digitalen Lastenhefts automatisch die Verantwortlichen für Machbarkeitsprüfungen oder Kostenkalkulationen, die dann die nächsten Schritte einleiten. Dabei berücksichtigt das System den Umstand, dass jede Abteilung eine eigene Sicht auf die Daten zu einem Produkt oder Auftrag hat: Mithilfe von Metadaten, so genannten Tags, können Unternehmen dafür sorgen, dass Mitarbeiter automatisch über neue oder geänderte Dokumente informiert werden, die für ihre Aufgaben relevant sind. Außerdem helfen Tags z.B., grafische Darstellungen oder Fotos von Artikeln und Werkzeugen zu finden, deren Inhalte für die Volltextsuche nicht unmittelbar zugänglich sind. Dadurch können Ingenieure beim Entwickeln eines neuen Produkts schnell auf Konstruktionsdetails bereits vorhandener Lösungen zugreifen.
Teilemanagement verbessern
In der Logistik kann ein DMS unter anderem das Teilemanagement erleichtern. So lassen sich sämtliche Dokumente, die beispielsweise mit einer Lieferung von Stahlblechen verbunden sind, anhand der Kunden- und Auftragsnummer mit internen Informationen wie dem Lagerort verknüpfen und weiterleiten. Andere Abteilungen wie Qualitätssicherung und Produktion können direkt aus ihren jeweiligen Fachanwendungen heraus nach den Dokumenten recherchieren. Notwendige Änderungen oder Korrekturen, etwa wenn Anzahl oder Qualität der tatsächlich gelieferten Bleche nicht den Angaben in den Dokumenten entspricht, werden nur einmal vorgenommen und sind sofort für alle Beteiligten sichtbar. Sobald der Auftrag dann fertig produziert und versandfertig ist, werden sämtliche Unterlagen zur Freigabe an die Beteiligten übermittelt. Dort können sie, falls erforderlich, noch bearbeitet werden. Gedruckt wird erst, wenn alles korrekt ist.
Automatische Rechnungsbearbeitung
Zu den gängigen Einsatz-Szenarien für DM-Systeme gehört auch die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung. Damit können Fertigungsunternehmen unter anderem die Skonti ihrer Lieferanten konsequent nutzen, da Rechnungen schneller bearbeitet werden können. Außerdem sinken die Kosten für die Rechnungsbearbeitung selbst. Die technische Basis dafür bilden unter anderem Schnittstellen für den Datenaustausch mit den gängigen ERP-Anwendungen.
DMS im Kundenservice
Im Kundenservice ist das schnelle Auffinden von Informationen ein Erfolgsfaktor. Ein DMS mit formatunabhängiger Volltextsuche kann dazu einen Beitrag leisten. Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten lassen sich direkt aus der Suche heraus öffnen, bearbeiten und anschließend in einer aktualisierten Version abspeichern. Dabei erzeugt das System die Versionierung automatisch, was künftigen Benutzern das Auffinden der jeweils aktuellen Dokumentversion erleichtert.
Als hilfreich im Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments erweist sich häufig die Dateivorschau. Durch sie können Anwender einen Überblick erhalten, ohne die Originaldatei zu öffen — z.B. PDFs oder CAD-Dateien. Dadurch werden auch die Service-Techniker unterstützt: Wenn sie eine Maschine beim Kunden warten oder reparieren, benötigen sie häufig Informationen aus älteren Zeichnungen, Spezifikationen oder Schadensberichten. Mittels eines cloudbasierten DMS, werden die dafür benötigten Dokumente auch auf mobilen Endgeräten bereitgestellt.
DMS aus der Cloud
Eine Cloudanbindung kann vor allem für Unternehmen Unternehmen mit verteilten Standorten vorteilhaft sein. Zum einen entfallen die Kosten für den Aufbau eine Infrastruktur und zum anderen ist das DMS überall aufrufbar. Der Wegfall des Aufwands für Wartung und Pflege der Software und Systeme ist ein weiterer Vorteil der Cloud, der vor dem Hintergrund des IT-Fachkräftemangels an Bedeutung gewinnt. Hinzu kommt, dass DMS-Lösungen aus der Cloud in der Regel Sicherheit und Verfügbarkeit auf einem Niveau bieten, das insbesondere kleine und mittelständische Produktionsunternehmen in Eigenregie kaum stemmen können.