Wenn Unternehmen aus Deutschland ins Ausland expandieren, stehen zuvor einige richtungsweisende Entscheidungen an. Das betrifft nicht nur die Standortwahl, die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter und die nahtlose Einbindung des Produktions- bzw. Vertriebsstandortes in die bestehende Unternehmensstruktur. Von großer Bedeutung ist auch die möglichst bruchfreie Integration des Enterprise Ressource Planning Systems (ERP) – vom Wareneingang über Lagerhaltung, Produktion, Versand und Logistik bis hin zu zentralen Diensten wie der Buchhaltung und dem Controlling. Wer etwa bereits auf eine ERP-Lösung von SAP setzt, wird in den meisten Fällen bestrebt sein, diese auch an seinen ausländischen Standorten zu nutzen. Grundsätzlich ist diese Lösung empfehlenswert, doch in den wenigsten Fällen ist es möglich, eine bereits bestehende Version von SAP einfach auf das neue Land aufzuspielen. Sinnvoller ist es, länderspezifische Erfordernisse zu beachten und diese im System widerzuspiegeln. Dabei sollte gerade in Brasilien sehr sorgfältig vorgegangen werden. Das spart Nachrüstungen und legt gleichzeitig eine solide Basis für einen gesetzeskonformen Start der neuen Niederlassung.
Kenntnisse einholen
Unternehmen sollten sich daher zum einen Kenntnisse über das brasilianische Steuersystem aneignen. Zum anderen ist es wichtig, sich ein Bild über die Vorgaben für Importe und Warenbewegungen innerhalb des Landes zu machen. Das erläutert SAP-Berater Jörg Gerdiken vom IT-Beratungshaus Phoron an einem Beispiel: „Ohne eine korrekte Dokumentation der Warenbewegung mittels elektronischem Lieferschein – der Nota Fiscal Eletrônica – dürfen Sie in Brasilien nicht eine einzige Schraube vom Hof transportieren.“
Kontrolle von Waren- und Geldbewegungen
Der Staat kontrolliert jegliche Waren- und Geldbewegung der Unternehmen. Deshalb stellt die korrekte IT-systemseitige Abbildung der Prozesse eine wichtige Basis dar. Die Berater bieten daher speziell für Brasilien die Lösung Beyond.Brasil an. Dadurch können manuelle Programmierungen in den Bereichen Buchhaltung, Warenein- und Ausgang sowie Logistik gespart werden. Die Lösung enthält vorgefertigte Module, welche die im Rechnungswesen notwendigen periodischen Reports für den Fiskus auf dem brasilianischen Markt tagesaktuell abbilden. „Dies ist deshalb so wichtig, weil die auf Bundes-, Bundesstaats- und Gemeindeebene erhobenen Steuern auf die betriebliche Wertschöpfung in der Regel monatlich gemeldet werden müssen. Und davon gibt es allein für diesen Bereich sechs Varianten“, erläutert Jörg Gerdiken. „Der Staat verlangt einen vollständigen Einblick in die Umsatz- und Warenbewegungen eines Unternehmens“, so Gerdiken weiter. Hier bietet ‚Beyond.Brasil‘ eine Vielzahl vorgefertigter Reports an. „Mithilfe der modularen Länderlösung können Unternehmen im Durchschnitt bis zu 30 Prozent der üblichen Kosten sparen.“
Die Importe im Griff behalten
Auch für Importe gelten in Brasilien strenge Regeln. Das betrifft nicht nur die Importsteuer, sondern auch die Vorgaben, um Ware überhaupt in das Land einführen und dort bewegen zu dürfen. Für jedes Importgut müssen daher Daten wie Produktwerte, Gebühren und Steuern gebucht werden. Außerdem muss für die Warenbewegung eine Identifikationsnummer bei der Regierung beantragt werden. Die ‚Beyond.Brasil‘-Lösung stellt für viele diese Vorgänge konfigurierbare Szenarien zur Verfügung. Das beschleunigt die Implementierung und vereinfacht im späteren täglichen Business die Prozessabläufe.