Umziehen leicht gemacht

Mit der Integration von globaler Supply-Chain-Beratung und deutscher Ingenieurskunst schreibt Miebach Consulting weltweit Erfolgsgeschichten.
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Mit der Integration von globaler Supply-Chain-Beratung und deutscher Ingenieurskunst schreibt Miebach Consulting weltweit Erfolgsgeschichten.
Mit der Integration von globaler Supply-Chain-Beratung und deutscher Ingenieurskunst schreibt Miebach Consulting weltweit Erfolgsgeschichten.Bild: ©Gorodenkoff/shutterstock.com

Das Management logistischer Umzüge hat folgende Ziele

1. Sicherstellung des Umzugs logistscher Systeme durch strukturierte und standardisierte Umzugsplanung, -vorbereitung sowie -durchführung.

2. Sicherstellung der Lieferfähigkeit der Ware während des Umzugs und vom neuen Logistikzentrum ab Go-live nach Umzug aller Teilprozesse mit ihren Warenumfängen aus den betroffenen Standorten.

3. Minimierung bzw. Kompensation der Kosten-Risiken beim Umzug.

Planung früh beginnen

Erfahrungsgemäß wird die Planung der logistischen Umzüge häufig auf die lange Bank geschoben, da Umzüge erst in einer späten Phase des Gesamtprojektes anstehen. Dieses kann sich später als großes Risiko erweisen, da es sich bei den logistischen Umzügen um komplexe Vorhaben handelt, die an vielen Schnittstellen lange Vorlaufzeiten beinhalten, zum Beispiel Verträge mit langen Laufzeiten, die rechtzeitig zu kündigen sind. Es ist zu unterscheiden zwischen der reinen Umzugsplanung und der Anlaufsteuerung. Bei der Anlaufsteuerung geht es darum, dass die Schnittstellen zu den Filialen bzw. Kunden sowie zu den Lieferanten genauer geplant und realisiert werden. Beim Aufbau der Planungsbasis werden alle relevanten Informationen erhoben, die für die Umzugsplanung erforderlich sind. Es wird transparent gemacht, welche Teilprozesse und welche Warengruppen/ -arten bzw. Marken es an welchen Standorten gibt. Für die Personalplanung sollte pro Teilprozess der Personalaufwand in Anzahl Mitarbeiter für die Zeit ab Go-live erhoben werden, da im Zusammenhang mit dem Umzug die genauen Onboarding-Zeitpunkte festzulegen sind. Für die Warengruppen-/arten sollte ein (grobes) Mengengerüst mit den wichtigsten Planungsparametern wie Bestand, Durchsatz, Artikelstruktur etc. aufgenommen werden. Eine Übersicht aller Verträge mit den Vertragslaufzeiten und Kündigungszeitpunkten ist genauso erforderlich wie die frühzeitige Feststellung, ob und welche Rückbauerfordernisse es an den bestehenden Standorten gibt. Es ist essenziell, frühzeitig relevante Umzugsbeteiligte und -verantwortliche auszuwählen und einzubinden. Es wird ein Umzugsprojektorganigramm entworfen und mit den am Umzug beteiligten Schlüsselmitarbeitern gefüllt. Idealerweise wird der logistische Umzug als eigenes Teilprojekt mit entsprechenden Verantwortlichkeiten in die Projektorganisation aufgenommen. Auch eine Meeting-Struktur mit Festlegung und Anstoß von Jour-Fixen ist erforderlich, da neben der reinen Umzugsplanung große Kommunikations-/Informationsbedarfe bestehen und ein Termin-/Aufgabencontrolling der Arbeitspakete erforderlich ist. Die Umzugsstrategie kann iterativ erarbeitet werden. Hierbei geht es darum, dass alle Teilprozesse, Warenumfänge und Standorte hinsichtlich ihres Umzugszeitpunktes bewertet werden. Es ist zu entscheiden, ob ein Umzug ad hoc, d.h. in einem Schritt oder sukzessive erfolgt. Ad-hoc-Umzüge sind oftmals wirtschaftlicher und schneller zu realisieren, aber meist auch mit höheren Risiken verbunden. Bei den sukzessiven Umzügen hat man beispielsweise vorübergehend eine doppelte Bestandsführung – z.B. werden am Alt-Standort die Bestände herunter- und am Neu-Standort hochgefahren. Jeder Teilprozess und Mengenumfang wird insbesondere hinsichtlich der Komplexität und Risiken bewertet. Zusammen mit anderen Parametern (Personal, Verträge etc.) wird die Reihenfolge der umzuziehenden Umfänge festgelegt. Die in der Umzugsstrategie festgelegte Reihenfolge der umzuziehenden Teilprozesse bzw. Standorte wird anschließend in die Umzugszeitplanung überführt. Grundsätzlich sollte ein Teilprozess in einer auslieferfreien Zeit, zum Beispiel am Wochenende, umgezogen werden. Idealerweise wird dann am Freitag die Auslieferung vom Alt-Standort an die Kunden bzw. Filialen eingestellt, bevor am neuen Standort über das Wochenende alle Systeme und Bereiche so eingerichtet werden, dass am folgenden Montag die Auslieferung vom neuen Standort beginnen kann. Der nächste Teilumzug sollte zeitversetzt, beispielsweise zwei Wochen später, erfolgen, damit der bisher umgezogene Umfang im Tagesgeschäft stabilisiert werden kann. In der Regel ist es so, dass mit jedem Umzug neue Abläufe operativ umgesetzt werden und die involvierten Mitarbeiter zunächst eine Lernphase benötigen. In der späteren Detailplanung beinhaltet die Umzugszeitplanung das genaue Umsetzungsdatum. Eine erste Ausplanung aller vorbereitenden und durchzuführenden Tätigkeiten inklusive Meilensteintracking wird angestoßen und in der Umzugsvorbereitung laufend verfeinert. Auch werden aus der Umzugszeitplanung standardisierte Checklisten für den Umzug der logistischen Systeme abgeleitet und später in der Umzugsvorbereitung eingesetzt. Im Zuge der Personalplanung erfolgt sowohl eine Planung für die Umzugsdurchführung als auch für den Anlauf. Hierbei findet eine regelmäßige Abstimmung mit der Standortleitung bzw. HR statt. In die Umzugszeitplanung sind auch die Zeitpunkte für den Start des Recruitings, für das Onboarding, für die Umsetzung der Schulungen sowie Start des produktiven Arbeitens der Mitarbeiter aufzunehmen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist ebenfalls, dass geklärt wird, wie viel Personal aus Alt-Standorten übernommen werden kann. Überdies ist zu berücksichtigen, dass am Alt-Standort noch für eine gewisse Zeit ggf. Personal zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft vorhanden sein muss. Mit der Beschaffungsplanung wird festgelegt, was alles an Material für den Umzug benötigt wird. Hierzu gehören Verpackungen, Ladehilfsmittel, Folierung etc. Der Transport kann durch externe Unternehmen durchgeführt werden oder mit eigenen Transportkapazitäten. Auch muss festgelegt werden, was an Mobiliar und sonstigem Equipment aus dem jeweiligen Alt-Standort mit umgezogen wird und was mit dem verbliebenen Equipment am Alt-Standort geschieht. Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass aufgrund eines möglichen Parallelbetriebs zusätzliche Frachten für Querverkehre und Zusatztransporte benötigt werden. Es ist essenziell, dass frühzeitig ein Vertrags-Monitoring installiert wird. Alle relevanten Verträge, die es zu kündigen gilt, sollten zentral archiviert und detailliert hinsichtlich der Kündigungsbedingungen und -zeitpunkte geprüft werden. Eine zentrale Übersicht über alle Verträge und die Kündigungszeitpunkte ist zu führen. Neben den Mietverträgen für die Gebäude geht es auch um alle anderen Verträge, wie Reinigungsservice, Kantinenbetrieb, Entsorgung etc.

Gut vorbereitet sein

Im Zuge der Detailplanung erfolgt die Detaillierung der Zeit-, Mengen- und Personalplanung. Im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung bzw. operativen Einrichtung neuer Logistikbereiche werden Logistikflächen und Arbeitsplätze eingerichtet und gekennzeichnet sowie das notwendige Equipment beschafft und vorbereitet. Die Personalbeschaffung und Einweisung der Mitarbeiter fokussiert auf das Recruiting und Onboarding des Personals in Abstimmung mit HR und der Standortleitung. Die Schulung bzw. Einweisung der Mitarbeiter sollte u.a. aufgrund der Komplexität über ein separates Teilprojekt abgewickelt werden. Zur Vorbereitung der IT-Systeme gehört beispielsweise, dass die IT-Equipment-Verfügbarkeit sichergestellt wird und IT-Parameter eingestellt werden.

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