Abteilungsübergreifend Bestellprozesse verkürzt

Bild: simple system GmbH

Schmidtsche Schack ist ein Hersteller von Prozesswärmeübertragungslösungen und Teil der Arvos Group. In der Zentrale in Kassel sind rund 280 Personen beschäftigt. Dort sitzen Verwaltung und Fertigung. In beiden Bereichen kommt es pro Jahr zu einer Vielzahl an Bestellungen, wie etwa von C-Teilen. Dieser Prozess lief früher papierbaisert, war zeitintensiv sowie mit hohen Kosten verbunden. Zudem waren oft aufwendige Prüfungen und Freigaben nötig. Rauad Al-Sahwi, Director Supply Chain Management bei Schmidtsche Schack, brachte den Stein ins Rollen, die Prozesse durch eine digitale Lösung zu optimieren.

Bild: Schmidtsche Schack

Die richtige Anbindung

Hauptanliegen war die Verbindung von Simple System und dem ERP-System von SAP. Dadurch sollte der Bestellvorgang zukünftig über eine Bedienoberfläche und ohne Systemwechsel vollzogen werden können. Dies wird mit der Cockpit-Anbindung von Simple System ermöglicht. „Wir kaufen jetzt über Simple System nicht nur das Stück Papier, sondern auch die Stifte, den Stuhl und was der Mitarbeiter sonst alles braucht, bis hin zu der Schleifscheibe, dem Cuttermesser oder den Handschuhen in der Werkstatt“, so Al-Sahwi.

Bei Schmidtsche Schack werden Prozesswärmeübertragungssysteme hergestellt.
Bei Schmidtsche Schack werden Prozesswärmeübertragungssysteme hergestellt.Bild: Schmidtsche Schack

Zeit gespart

Benötigen Mitarbeiter etwa Schleifscheiben, loggen sie sich über die Bedienoberfläche der eProcurement-Software ein. Dort können sie auf die ihnen zugewiesenen Kataloge zugreifen und via Suchbegriff die richtigen Schleifscheiben suchen. Das System zeigt ihnen dann ein oder mehrere Artikel zur Auswahl an. Die benötigte Stückzahl wird im Warenkorb abgelegt und durch vordefinierte Regeln kann der jeweilige Besteller nun nur noch eine für ihn festgelegte Lieferadresse auswählen. Sobald der Warenkorb abgeschickt wird, erhält der Vorgesetzte eine Information, dass der Warenkorb zur Freigabe steht und kann diese per Mausklick erteilen oder ablehnen. Bei Genehmigung wird im Anschluss eine Übersicht der Bestellung mit allen notwendigen Informationen in das ERP-System übertragen. Der nächste Schritt ist dann die Lieferung. Auch hier werden die Informationen wie die Rechnung digital übertragen und automatisch mit der Bestellnummer abgeglichen und zugeordnet. Insgesamt geht Al-Sahwi von einer Zeitersparnis von 30 Minuten pro Bestellung aus.

Vertrauen steigern

Ein positiver Effekt ist zudem, dass Schmidtsche Schack unterschiedliche Benutzergruppen definieren kann, für die jeweils zugeschnittene Warenkorblimits und Berechtigungen vorgegeben werden können. Das verhindert etwa einzelne Papierbestellungen für ein paar Euro. Zudem schafft es Vertrauen in die Prozesse und die Mitarbeiter. So werden etwa auch andere Abteilungen als der Einkauf ermächtigt, bei Bedarf innerhalb ihres gesetzten Rahmens Bestellungen auszuführen. Die Einbindung und das Feedback der Mitarbeiter war für die Partner ein wichtiger Faktor. Daher wurde das System zunächst im kleineren Rahmen direkt in der Einkaufsabteilung ausgerollt und später auf die Fachbereiche ausgeweitet. Durch die Software hat sich der Bestellprozess verschlankt, was für die Mitarbeiter einen Mehrwert im Berufsalltag bringt.

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