Der Umzug zu SAP S/4Hana sollte in jedem Unternehmen individuell geplant sowie umgesetzt werden. Grundsätzlich können SAP-Kunden zwischen drei Hauptszenarien wählen. Die SAP-System Conversion (Brownfield) und die Re-Implementierung (Greenfield) sind weitgehend bekannt. In diesem Artikel soll der Selective-Data-Transition-Ansatz im Mittelpunkt stehen. Dieser kann als Mittelweg zwischen der Übernahme sämtlicher Daten aus dem Altsystem und einem kompletten Neustart verstanden werden. Stattdessen werden nur die Daten übernommen, die das Unternehmen in Zukunft noch braucht. Die bestehende SAP-Konfiguration wandert dabei in das neue System (Empty Shell). Dann wählt das Unternehmen aus, welche Stammdaten und historischen Daten übernommen werden. Die Daten lassen sich selektiv übertragen und schrittweise zusammenführen, bereinigen und harmonisieren. Beim reinen Brownfield-Ansatz übernehmen Unternehmen hingegen alle im System vorhandenen Daten, bevor sie im Nachhinein und in begrenztem Maß bestehende Prozesse nachjustieren können.
Prozessprüfstand aufstellen
Dieser Mittelweg bietet Firmen die Gelegenheit, langjährig vorhandene Daten oder etablierte Prozesse zu überprüfen und zu aktualisieren – etwa auf Basis von Fiori-Anwendungen und Echtzeit-Analysen. Gleichzeitig lässt sich ein Teil der Daten aus den SAP-Altsystemen bereitstellen – etwa nach Jahren oder Buchungskreisen sortiert. Die Methodik funktioniert durch die Abbildung der aktuell genutzten Prozesse und Daten auf das neue System, wobei die Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Daten und Dokumenten erhalten bleiben. Anwender können bisherige Reporting- und Look-Up-Funktionen im neuen System weiter nutzen, benötigen das Altsystem jedoch nicht mehr für das Tagesgeschäft. Mittels Selective Data Transition lassen sich somit die Vorzüge des Altsystems auf die neue Technologie-Ebene heben, ohne viele Betriebsunterbrechungen zu riskieren.
Die Planung der Transition
Die Entscheidung für das In-Memory-System des Walldorfer Anbieters ist in der Regel eine Mischung aus zeitlicher Notwendigkeit, gepaart mit den Versprechen um die Mehrwerte der neuen ERP-Generation. Schwieriger ist die Wahl des Umzugsszenarios oder eine der vielen Abstufungen, denn die Bedingungen und Anforderungen sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. Während der Planungen des Umstiegs sollte auch eine individuellen Roadmap entstehen, bei der auch der jeweilige Implementierungspartner mithelfen kann. Im Scoping und bei Workshops werden die Prozesse und Fachbereiche untersucht, die Systeme und Technologien sowie die Projekte und die Organisation selbst.
Hilfsmittel und Tools
Bewährte Werkzeuge sind dabei Scoping-Interviews, der Quick Check, die Umstiegsanalyse, der Custom Code Check und der Conversion Check. Diese Tools verraten, welche Datenbanken, Module und Prozesse genauer betrachtet werden müssen, und es lassen sich Handlungsempfehlungen daraus entwickeln. Klar wird auch, welche Arbeiten manuell und welche automatisiert erfolgen können, und welche Tätigkeiten eine Conversion Factory übernehmen kann. Letzteres ermöglicht Festpreiskomponenten. Für das Management stehen zudem fachliche, strategische und kaufmännische Fragen im Vordergrund.