Bei der Fertigung und Bearbeitung von Metallwerkstücken wie Zahnrädern, Getrieben oder Nocken- und Kurbelwellen kommt es auf Präzision im Mikrometerbereich an. Unverzichtbar sind dabei saubere und gekühlte Kühlschmierstoffe, auf deren Aufbereitung Hoffmann Maschinen- und Apparatebau aus dem niedersächsischen Lengede spezialisiert ist. Die individuell gefertigten Filter- und Kühlsysteme des familiengeführten Mittelständlers werden kontinuierlich weiterentwickelt, um neue Marktsegmente zu erschließen und zu wachsen. Um die damit einhergehende organisatorische Komplexität zu reduzieren und den Anforderungen eines Sondermaschinenbauers mit damals bereits 220 Mitarbeitenden gerecht zu werden, entschieden die Firmenverantwortlichen im Jahr 2009, die Geschäftsabläufe mit Multiprojektmanagement-Software AMS.ERP zu standardisieren. Davon versprachen sie sich einerseits einen besseren Überblick über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, zum anderen sollten die Fertigungsprozesse möglichst papierlos erfolgen. Nachdem diese Ziele recht bald nach der Einführung zu weiten Teilen realisiert waren, zeigte sich das Potenzial des ERP-Systems in der Folge auch in weiteren elementaren Bereichen. So dient es heute nicht nur als Datendrehscheibe für die mobilen Service-Einsätze sowie für die vorbeugende Instandhaltung, sondern war auch eine der zentralen Komponenten bei der Etablierung einer Fließlinienfertigung, die zu erheblichen Zeiteinsparungen führt.

ERP-Software statt Tabellen
„Zweifellos zählt der Transparenzgewinn in der Auftragssteuerung zu den wichtigsten Mehrwerten, die wir mit unserer unternehmensweit eingesetzten ERP-Lösung von Beginn an erschlossen haben“, sagt die ERP-Projektleiterin Elke Latton. Waren die dringend erforderlichen Informationen zuvor immer nur partiell abrufbar, weil sie in voneinander getrennten, individuell programmierten Excel-Tabellen oder sonstigen Insellösungen lagen, führt ams.erp die technischen und kaufmännischen Informationen sämtlicher Projekte zusammen. Dadurch entsteht eine einzige prozessübergreifende Datenbasis, die sich in Echtzeit auswerten lässt und die dafür sorgt, die Liefertermine und die Profitabilität der Projekte zu sichern sowie die geschäftliche Entwicklung des Unternehmens insgesamt zu steuern. „Seit der Inbetriebnahme der ERP-Software haben wir uns einen Wissenspool erarbeitet, der es uns ermöglicht, unsere Abläufe und Marktangebote kontinuierlich zu verbessern“, so Elke Latton. Sie ergänzt, dass man ursprünglich nur nach einer passenden Software für das Customer Relationship Management gesucht habe. Als im Zuge der Recherche jedoch klar geworden sei, dass ein komplett integriertes System einen viel umfassenderen Nutzengrad biete, da es ohnehin alle relevanten Informationen zu Kunden und Interessenten bereitstellt, wurde das Kapitel eines separaten CRM-Programms geschlossen.

Integriertes Gesamtsystem
Ausschlaggebend für die Kaufentscheidung war der Zuschnitt von AMS.ERP auf die Einzel-, Auftrags und Variantenfertigung. Insbesondere die Möglichkeiten der fertigungsbegleitenden Konstruktion mit der Funktionalität der wachsenden Stückliste streicht die ERP-Expertin heraus. Diese ermöglicht es, die Bestell- und Fertigungsprozesse zu starten, lange bevor die endgültige Ausprägung des jeweiligen Produkts oder Bauteils vollständig feststeht. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. Bei Hoffmann kommen die Vorzüge der wachsenden Stückliste insbesondere im Schaltschrankbau zum Tragen, wo späte Kundenänderungen an der Tagesordnung sind.

Field Service digital abgebildet
Welche Ausbaumöglichkeiten dem durchgängigen ERP-System auch außerhalb seines angestammten Kernbereichs der Losgröße 1+ innewohnen, zeigt sich u.a. im Servicemanagement, das zu den wichtigsten Wachstumsfeldern der Niedersachsen gehört. Bereits seit langem plante und steuerte Hoffmann sämtliche Kundendienstaufträge mit dem Wartungs- und Instandhaltungsmodul im ERP-System, das Personaleinsatzplanung, Ersatzteilbeschaffung und Dokumentation der Service-Einsätze und ihrer Abrechnung unterstützt. Um die Außendienst-, Service- und Montageeinsätze der Mitarbeitenden effizienter planen und aufeinander abstimmen zu können, kommt seit 2023 das neue Field-Service-Management-Modul AMS.WorkforcePlanning zum Einsatz.