Reiss Büromöbel entwickelt, produziert und vermarktet bundesweit über mehr als 270 Fachhandelspartner und weitere Vertriebsnetzwerke im europäischen Ausland Büromöbel für Industrie, Gewerbe und Verwaltung. Rund 200 Mitarbeiter erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von über 47 Mio. Euro. Die prozessorientierte Fertigungsorganisation schließt alle Prozesse von der Planung bis zur Auslieferung ein. Die Variantenvielfalt stellt dabei hohe Anforderungen an das ERP-System, das Datenmanagement und den Produktkonfigurator. Neue Anforderungen im Tagesgeschäft und laufende Prozessoptimierungen erfordern immer wieder Anpassungen und Erweiterungen der Systeme, was bis vor kurzem zu Lasten der Release-Fähigkeit des Gesamtsystems ging und erforderliche Updates erschwerte. Ab einem Punkt fasste die Geschäftsführung den Entschluss, sich mit der Installation einer vollständig neuen Software-Generation zukunftssicher aufzustellen.
Technologie integriert
Die Auswahl einer anforderungsgerechten ERP-Software sollte im Rahmen einer Ausschreibung evaluiert werden. Mit Unterstützung einer Unternehmensberatung, die den Auswahlprozess von der Anforderungsaufnahme und Erstellung eines Lastenheftes über die Ausschreibung bis zur Vertragsverhandlung begleitete, startete die Ausschreibung für das ERP-Projekt in 2015.
Hergestellt im eigenen Haus
Besondere Anforderungen stellten im Auswahlprozess vor allem die hohe Wertschöpfungstiefe der Firma. So mussten sämtliche Unternehmensprozesse und Fachbereiche wie Produktentwicklung und Konstruktion, Vertrieb/CRM, Büroplanung, Logistik und Produktion eingebunden und mit der Metall- und Holzbearbeitung auch verschiedene Branchen- und Fertigungsbereiche abgebildet werden. „Daher war für uns neben der Erfüllung unserer fachlichen Anforderungen vor allem ein hoher Integrationsgrad wichtig – sowohl im Hinblick auf die Auftragsabwicklung, als auch auf die Finanzbuchhaltung. Denn die Anbindung der bis dato externen Finanzbuchhaltung war bei komplexeren Fragestellungen in der Kostenrechnung immer mit gewissen Einschränkungen und Vorbehalten verbunden – davon wollten wir weg“, erinnert sich Geschäftsführer Hans-Ulrich Weishaupt. Die verwendete Technologie bzw. systemische Anpassbarkeit an künftige Anforderungen war mit Blick auf die Folgekosten ein ebenso wichtiges Entscheidungskriterium wie die Art und Weise, wie sich Artikel für individuelle Kundenanforderungen konfigurieren ließen.
Flexibel mit allen Varianten
Da der Büromöbelhersteller neben der Holzfertigung auch die Anforderungen einer Metallfertigung erfüllen musste, sollte der künftige Softwarepartner auch Expertise für diesen Industriezweig mitbringen. Um die Variantenvielfalt abbilden und durchgängige Konfigurationsabläufe über mehrere Prozessebenen zu ermöglichen, sollte der Variantenkonfigurator tief in den ERP-Kern integriert sein. Im Ausschreibungsprozess setzte sich schließlich eine Lösung durch, die den Anforderungskatalog größtenteils im Standard abbildete und perspektivisch die nötige Flexibilität und Investitionssicherheit bot. „Eine solche Entscheidung hängt aber auch nicht nur am Preis und dem gebotenen Leistungspaket, sondern ist auch immer ein Stück weit Bauchsache. Die Chemie muss da auch passen. Den Zuschlag haben wir am Ende der Vlex Software+Consulting erteilt, da für uns die Kommunikation als mittelständisches Unternehmen auf Augenhöhe und sehr konstruktiv und ergebnisorientiert war“, sagt Hans-Ulrich Weishaupt.