Die Herstellung von Maschinenbauteilen und die Blechbearbeitung gehören ebenso zum Leistungsspektrum der Unterfurtner GmbH wie die Konstruktion und Montage von Gebäudefassaden oder die Ausstattung großer Gebäudekomplexe mit fast immer individuellen Fenster-, Türen- und Fassadenelementen. Während der oberösterreichische Betrieb in einigen Bereichen meist als Lohn- und Auftragsfertiger agiert, werden andere im reinen Projektgeschäft abgewickelt – inklusive Konstruktion, Planung und Montage. Um die wirtschaftliche Entwicklung des Familienbetriebs abzusichern, entschieden sich die Verantwortlichen um Geschäftsführer Martin Denk 2018 für die Implementierung einer neuen, integrierten Geschäftssoftware. Durch ihren Zuschnitt auf die Einzel,- Auftrags- und Variantenfertigung fiel die Wahl auf das Multiprojektmanagement-System AMS.ERP, das seit April 2019 die Software die Geschäftsabläufe unternehmensweit steuert. Martin Denks Schwester Alexandra Denk, die 2014 zunächst in der Arbeitsvorbereitung im Betrieb begonnen hatte und dann die Leitung des Einkaufs übernahm, stellte nach der Aufnahme ihrer jetzigen Tätigkeit recht bald fest, dass die über Jahre eingesetzte kaufmännische Software erhebliche Limitierungen aufwies. Eine vollständige Warenwirtschaft war ebenso wenig vorhanden wie Möglichkeiten zur durchgängigen Pflege von Artikeln, zur Prüfung von Lagerbeständen oder gar zur Projektplanung. Generell monierte sie viele manuelle und papierbasierte Prozesse, woraufhin ihr die Projektleitung für die Auswahl einer zukunftsfähigen Business-Software übertragen wurde.
Systemseitiger Neustart
Der anvisierte, systemseitige Neustart war nur folgerichtig, weil auch der Maschinenpark konsequent erweitert und modernisiert wird. Damit kann das Unternehmen ein breites Leistungsspektrum im Liefer- und Projektgeschäft erbringen, wobei der Anteil bei ungefähr 60 zu 40 Prozent zugunsten des Projektgeschäfts liegt. Martin Denk versucht, diese Balance zu halten, um schwächere Phasen der einzelnen Segment abzufedern. Alleine dazu benötigt er schon fundierte Geschäftszahlen, welche die alte Software nicht liefern konnte. Doch Alexandra Denk ging es um weit mehr: „Es wurde unabdingbar, dass wir während der über mehrere Monate laufenden Projekte permanent prüfen können, in welche Richtung wir uns kostenseitig entwickeln und ob wir uns noch im Budgetrahmen befinden. Dies war vor April 2019 nicht möglich“, erinnert sie sich. Ebenso wenig war eindeutig nachvollziehbar, ob sich einzelne Aufträge überhaupt rechneten. Nachkalkuliert wurde aufwendig in Excel, wofür alle auf einen Auftrag gebuchten Materialien und Zeiten händisch zusammentragen werden mussten. Dabei bestand immer die Gefahr der Unvollständig- und Unrichtigkeit. Bei Auftragsgrößenordnungen von inzwischen bis zu zwei Millionen Euro – das durchschnittliche Projektvolumen bei Unterfurtner liegt bei ca. 300.000 Euro – und einem jährlichen Gesamtumsatz von 12,5 Millionen Euro war dieser Zustand wirtschaftlich nicht mehr tragbar.
Durchgängige Datenflüsse
Die Kernanforderungen an die neue ERP-Software waren so schnell formuliert wie umfangreich: Gefordert war eine möglichst hohe Datendurchgängigkeit, die neben der Ermittlung der aktuellen Projektkennzahlen auch die Übersicht über die gegenwärtigen Lagerbestände gewährt und die Angebotserstellung erleichtert. Dabei musste die Software die Anforderungen des Projektgeschäfts ebenso beherrschen wie die der Lohnfertigung und darüber hinaus die besondere Arbeitsweise eines Einzelfertigers berücksichtigen: „Denn selbst in der Lohnfertigung erstellen wir fast ausschließlich Unikate“, sagt die Einkaufsleiterin. Auch bei der Ausstattung von Großgebäuden mit Fenstern und Fassadenteilen handele es sich um reines Projektgeschäft, da sich fast alle Komponenten zumindest im Millimeterbereich voneinander unterschieden. Dies musste die neue Software ebenfalls abbilden können.
Chance vergeben
Nachdem die Anfrage bei dem bisherigen Software-Lieferanten ergebnislos blieb, wichtige Funktionalitäten nachzubessern, schauten sich Alexandra und Martin Denk drei Systeme genauer an. Eines schied schnell aus, weil es die Prozesse der Einzelfertigung nicht ausreichend beherrschte, ein anderes war der Einkaufsleiterin zufolge „zu projektlastig, wodurch der Maschinenbauteil komplett unberücksichtigt blieb.“ Folgerichtig machte AMS.ERP das Rennen. Die Software war von einem befreundeten Unternehmen empfohlen worden und brachte den mit Abstand größten Deckungsgrad hinsichtlich Funktionalität und Prozessabwicklung mit.