Wollen Unternehmen die Überprüfungen von Maschinen über Baugeräte, Leitern und Tritte bis hin zu Betriebsmitteln sicher und fristgemäß durchführen, kommen sie heute um ein System kaum noch herum, mit dem sich anfallende Aufgaben planen und dokumentieren lassen. Gleichzeitig vermeiden sie so eine Reihe von Fallstricken.
1. Fehlender Überblick
Neben den offensichtlich zu überwachung Betriebsmitteln gibt es noch diverse andere, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat. Dazu gehören Elektrogeräte, Bauwerkzeuge genauso wie Einsatzfahrzeuge, Stapler oder nicht mobile Teile wie Regale oder Leitern. Wer keinen Überblick über das Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen hat, dem können Prüftermine und -fristen schnell zum Verhängnis werden.
2. Vorbereitung und Planung
Gerade zyklisch wiederkehrende Wartungen müssen straff mit der Instandhaltung abgestimmt werden, um Stillstände zu vermeiden. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet.
3. Schlechte Dokumentation
Prüfungsergebnisse müssen nachvollziehbar, auffindbar und am besten zentral dokumentiert sein. Die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen händisch auf Papier oder in selbst programmierten Excel-Tabellen, geht oft mit Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienz einher. Der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm. Zusätzlich zu dem optimierungsbedürftigen Workflow kann das Unternehmen so oft keine rechtskonforme Dokumentation leisten. Es verliert damit die Rechtssicherheit und haftet im Worst Case, gerade, wenn es darum geht, nachzuweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben.