Kuka liefert seinen Kunden alles aus einer Hand: Vom Industrieroboter über die Zelle bis hin zur vollautomatisierten Anlage und deren Vernetzung in verschiedenen Märkten. Dabei ist das Unternehmen selbst dezentral aufgestellt und in mehr als 50 Ländern vertreten. In einigen Regional- und Tochtergesellschaften werden Daten aus SAP Business One und anderen ERP-Systemen ins zentrale SAP ERP eingespielt. In anderen Gesellschaften werden Bestellungen für Lieferanten in SAP Ariba und Kundenaufträge in Salesforce erzeugt. Zugleich sind die Kunden häufig komplex strukturierte Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen und regionalen Ablegern, die unabhängig voneinander bei Kuka einkaufen.
„Früher beinhaltete das Vorgehen in einem System beispielsweise die Prüfung der Steuer-ID, in einem anderen nicht. Eine zentralisierte Adressprüfung war ebenfalls nicht überall vorgesehen“ beschreibt Alexander Götz, VP SAP Applications bei Kuka, die mehrfache und uneinheitliche Datenverwaltung. Die Erzeugung redundanter Stammdaten wurde für das Unternehmen zunehmend zum Problem, denn beispielsweise im Financial Reporting können die Auswirkungen inkonsistenter Daten beträchtlich sein. So kann es passieren, dass einem Kunden, der mehrfach im System existiert, systemseitig mehr Kreditlimit zugesprochen wird als erwünscht. „Unser Ziel war daher ein standardisierter Prozess bei der Erfassung der Lieferanten und Kunden“, so Alexander Götz.
Ein klares Bild für Vertrieb und Einkauf
Wichtig war Kuka in diesem Zuge auch, Transparenz zu schaffen und die Arbeitslast zu verringern. Dies kommt vor allem zwei Abteilungen zugute. Zum einen dem Vertrieb: Der Vertrieb benötigt ein klares Bild über das Umsatzvolumen eines Kunden. Die Einkaufsverantwortlichen müssen eindeutig erkennen, in welchem Umfang Waren bei einem Lieferanten bestellt wurden – selbst, wenn die Bestellung auf mehrere Landesgesellschaften verteilt ist. Das bedeutet: Dubletten oder unvollständige Stammdatensätze der Geschäftspartner gilt es unbedingt zu vermeiden.
Davon profitieren auch die Data Stewards, ein Kuka-Expertenteam in einem Service Center bei Budapest, das die Datenqualität sicherstellen soll. Täglich erreichen das zehnköpfige Team 150 bis 200 Anfragen zu Neuanlagen oder Adressänderungen von Geschäftspartnern. Der Prüfungsaufwand für sie war immens. Aufgrund der verschiedenen Eingabesysteme und -prozesse beim Erfassen von Kunden und Lieferanten erreichten sie Datensätze von ganz unterschiedlicher Qualität. Viele Arbeitsschritte mussten die Data Stewards zudem händisch erledigen, beispielsweise die Dublettenprüfung, eine Liquiditätsprüfung, die Berücksichtigung von Blacklists zu Exportbeschränkungen in SAP GTS, sowie die Überprüfung und Ergänzung von Steuer- oder Adressdaten.
Lösungspaket für das Stammdatenmanagement
Im Zuge der SAP-S/4Hana-Einführung im Greenfield-Ansatz ergriff Kuka die Gelegenheit, die Prozesse rund um das Thema Master Data Management (MDM) neu zu definieren und damit die Grundlage für ein sauberes Stammdatenmanagement zu den Geschäftspartnern zu schaffen. Ein neu auf SAP S/4Hana aufgesetztes SAP ERP dient nun als zentrale Ablage für die Business Partner. Zunächst hatte die Projektmannschaft dazu alle vorhandenen Informationen zu Lieferanten und Kunden gesammelt, die bereits in den verschiedenen Systemen abgelegt waren. Nach einem Dubletten-Check wurden diese ins neue S/4-System migriert.
Ein neuer Workflow und eine Fiori-App, die beide vom SAP Gold Partner T.Con aus Plattling entwickelt wurden, sorgen nun für ein solides Stammdatenmanagement der S/4-Geschäftspartner. Dabei wurde der Scope des Projekts im Laufe der Zeit stark ausgeweitet. Zunächst hatte die Projektmannschaft geplant, lediglich innerhalb der unterschiedlichen SAP-Systeme bei Kuka den Datenaustausch und die Stammdatenanlage und -verwaltung zu harmonisieren. Schrittweise wurden nach den ersten Projektfortschritten und einem Proof-of-Concept innerhalb der SAP-Systemwelt auch neue Ziele definiert. Dazu gehörte die Integration von Salesforce und Ariba sowie externer Systeme zur Adress- und Steuerdatenprüfung in den Workflow.
Ein Herausforderung für das Projektteam
Bei der Entwicklung des Lösungspakets galt es, die Interessen vieler unterschiedlicher Stakeholder zu berücksichtigen. Beim Thema Geschäftspartner gehören hierzu neben den Data Stewards die Kuka-Einkäufer, die Lieferantenbeziehungen pflegen und die entsprechenden Daten erfassen, sowie die Kuka-Vertriebsmitarbeiter, die Kundendatensätze eingeben, oder das SAP-GTS-Team, das ebenfalls Aufgaben bei der Datenprüfung übernimmt. „Die Fachleute der T.Con haben die Herausforderung gemeistert, alle Sichtweisen der beteiligten Abteilungen zusammenzubringen“, sagt Alexander Götz.