Die Zweigniederlassung des Unternehmens RKW in Gronau mit etwa 160 Beschäftigten ist spezialisiert auf Vliesstoffe – technische Textilien aus Kunststofffasern, die sich unter anderem durch eine hohe Reißfestigkeit auszeichnen. Sie finden unter anderem in Hygieneartikeln wie Windeln oder Produkten wie Dachunterspannbahnen für die Bauindustrie Anwendung. Der Arbeitsalltag bei der RKW wird von der Einhaltung zahlreicher Normen und Vorgaben bestimmt. Neben der Qualitätsmanagementnorm ISO9001 sind das auch die Normen ISO50001 für Energiemanagement, ISO45001 für Arbeitsschutzmanagement sowie das europäische Umweltmanagementsystem EMAS, dessen Bestandteil insbesondere die Forderungen der ISO14001 für Umweltmanagement sind. Dr. Lutz Rethmeier, Leiter QHSE (Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz) am Standort Gronau, ist verantwortlich für die dortigen Managementsysteme. Er war vor Ort, als im Schwesterwerk in Michelstadt das Integriertes Managementsystem des Aachener Softwareanbieters ConSense aufgebaut wurde. Mit der Software lassen sich Vorgaben aus verschiedenen Normen und Richtlinien unter einer einheitlichen Oberfläche managen. Nach einem solchen System suchten auch die Verantwortlichen in Gronau. Das dortige Managementsystem war bis dato vor allem mithilfe von Excel und Word organisiert.
Alle auf einen Blick
Ende 2019 begann RKW in Gronau mit der Einführung von ConSense IMS Professional. In der Software werden alle relevanten Normen und Vorgaben, z.B. Bereiche wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitsschutzmanagement, unter einer einheitlichen Oberfläche als Integriertes Managementsystem zusammengeführt.
Für die Umstellung wurden im ersten Schritt die ablaufenden Prozesse in das System eingepflegt. Dafür nutzte das Projekt-Team das in der Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem alle Abläufe in Form von Flussdiagrammen erstellt werden. Dann wurden Funktionen und Arbeitsbereiche den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt und Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt.
Personalisierte Startseite
Heute werden die Mitarbeiter auf der personalisierten Startseite über alle anstehenden Aufgaben sowie Änderungen benachrichtigt und gelangen von dort aus zu weiteren benötigten Unterlagen. Die Beschäftigten können immer auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen. Automatisierte Freigabeworkflows lenken die verschiedenen Dokumente und Prozessbeschreibungen durch das Unternehmen. Die Verantwortlichen haben zudem einen Gelände- und Hallenplan in das System mit eingebunden. Dieser enthält sämtliche Produktionsanlagen. Jede davon trägt eine Nummer und ist im Plan mit einer Schaltfläche versehen worden. Die Beschäftigten können Dokumente – etwa Verfahrensanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen oder Formblätter – direkt über den Plan erreichen. „Früher war alles auf einem internen Server abgelegt und die Suche nach Dokumenten war nicht sehr komfortabel“, so Rethmeier. Heute ist jede Anlage in der Produktion mit einem PC ausgestattet, um jederzeit den Zugang zu den benötigten Informationen sicherzustellen.
Kenntnisnahme ohne Papier
Das System unterstützt zudem die Handhabung von Kenntnisnahmen, die im Rahmen eines funktionierenden Qualitätsmanagements dokumentiert werden müssen. Rethmeier: „Früher mussten beispielsweise Änderungen an vielen Dokumenten zunächst von den verantwortlichen Personen geprüft werden. Dann wurde das Dokument ausgedruckt, unterschrieben, an die Empfänger verteilt und das neue Ausgabedatum in eine Liste eingetragen. Jetzt erfolgt die Dokumentenlenkung inklusive Prüfung, Freigabe und Verteilung ausschließlich über das System. Die Empfänger werden sogar zur Kenntnisnahme aufgefordert. Das System übernimmt zudem die Revisionierung und Archivierung – es schreibt sozusagen Veränderungen mit. Wir haben weniger Papier und der eingesparte Aufwand macht sich bei den etwa 1.000 Dokumenten pro Jahr, die davon betroffen sind, deutlich bemerkbar.“