Butzbach Industrietore bietet von der Planung über Konstruktion, Montage und Inbetriebnahme bis hin zu Service, Reparatur und Wartung von Toren alles aus einer Hand. Das Familienunternehmen ist in der mittlerweile dritten Generation und beschäftigt rund 270 Mitarbeiter. Der Hauptsitz liegt im bayerischen Kellmünz, außerdem hat Butzbach Standorte in Unterroth und in Tschechien. Für die Verwaltung seines Außendienstes nutzt Butzbach die Field Service Management-System Engine4.Service von Mobile Function aus Villingen-Schwenningen. Die Software ist seit April 2021 im Einsatz und wird stetig erweitert.
Zu viel Papier
Für den Torbauer arbeiten deutschlandweit rund 40 Techniker und 10 Monteure. Vor der Einführung der Mobile Fuction-Software erfolgte die Dokumentation ihrer Tätigkeiten, etwa Wartungs- und Kundendienstberichte, auf Papier. Für die Monteure ein zeitaufwendiger Prozess. Auch die Zeiterfassung erfolgte händisch und wurde wöchentlich gemeldet. Bis alle Dokumente für eine Rechnung oder ein Angebot vorlagen, vergingen oft mehrere Wochen. Ein weiterer Faktor war die Materialverwaltung der Servicefahrzeuge, denn auch die Nachbestellung von verbrauchtem Material erfolgte händisch. Eine richtige Bestandsführung gab es nicht, lediglich regelmäßige Inventuren durch die Techniker. Und auch im Kundenkontakt arbeiteten die Techniker mit Papierbögen und analogen Unterschriften. Butzbach suchte deswegen nach einer Software für den Außendienst, um sowohl die eigenen Prozesse und die Materialbereitstellung zu vereinfachen und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, als auch um die Außenwirkung zu verbessern und sich als modernes Unternehmen zu präsentieren.
Die Auswahl
Durch den Schritt zu einem neuen System erhoffte sich Butzbach digitales Arbeiten, einen sauberen Belegfluss und nachvollziehbare Abläufe. Belege sollten digital abrufbar sein, um etwa bei Rückfragen schnell reagieren zu können. Auch die Anbindung zu SAP war für den Torbauer wichtig. Darüber hinaus sollte die Auftragsdisposition vereinfacht werden. Aus mehreren Vorschlägen wählte Butzbach Mobile Function. „Mobile Function konnte all unsere Anforderungen abdecken“, schildert Kevin Losert, Bereichsleiter Service Montage bei Butzbach.
Die Implementierung
Für die Implementierung stellte Butzbach ein Projektteam mit Mitgliedern aus den Bereichen Material, Logistik, Service, Disposition, Innendienst und IT zusammen. Die Beteiligten setzten einen Projektplan auf, wobei die SAP-Anbindung, der Aufbau einer Schnittstelle zur Datenübertragung und die Erkennung von Fehlern, die wichtigsten Schritte waren. Die Implementierung war ein Wechsel aus diversen Testphasen, neuen Anpassungs- und Erweiterungswünschen bis hin zum Roll-out in mehreren Bereichen. „Das Grundkonstrukt hat Mobile Function schnell und direkt geliefert,“ sagt Tobias Barton, Bereichsleiter Einkauf, Materialwirtschaft, Logistik bei Butzbach. Die Zusammenarbeit während der Implementierung war gut – Abstimmungen erfolgten im wöchentlichen Rhythmus. Das Team entwickelte im Dialog Best Practices für Butzbach. Eine zusätzliche Erweiterung war die Reisekostenabrechnung, mit welcher der Torbauer Übernachtungen und Abwesenheiten darstellt. Außerdem wurden Checklisten angepasst und Wartungsberichte individualisiert. Die Schnittstelle wurde in Richtung Lagerverwaltung erweitert. Für den Torbauer war es wichtig, Daten aus der Wartung und dem Service in SAP weiternutzen zu können. Mobile Function übernahm die Schulung der Keyuser, die restlichen Mitarbeiter führte Butzbach selbst in die Lösung ein. Heute nutzen über 50 Servicetechniker und rund zehn Innendienstmitabeiter die Software. Anpassungen erfolgen nach wie vor.