Beim Vertrieb komplexer oder variantenreicher Produkte entscheidet am Ende auch die richtige Konfiguration über den Verkaufserfolg. Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Gesamtlösung müssen gegeben sein, gerade im B2B-Sektor und bei größeren Investitionen. Entsprechend zeitaufwändig und anspruchsvoll gestaltet sich die Angebotserstellung. Wieviel Erfahrung und Fachwissen dafür nötig sind, wird deutlich, wenn die jeweiligen Spezialisten ersetzt werden müssen. Da in den nächsten Jahren viele ältere, erfahrene Fachkräfte in den Ruhesstand gehen werden, müssen sich Unternehmen überlegen, wie sie dieses Wissen erhalten können.
Digitale Angebotserstellung
Die naheliegende Lösung ist die Digitalisierung der Angebotserstellung mit einer CPQ-Software. Solche CPQ-Anwendungen – die Abkürzung steht für Configure, Price, Quote – können den kompletten Prozess der Angebotserstellung abbilden. Sie interagieren dabei über Schnittstellen mit Programmen wie der ERP- und PLM-Software, den Konstruktionssystemen, sehr oft auch mit einem System für das Produktinformationsmanagement (PIM). Konfigurationstools arbeiten regelbasiert, Abgleiche und Plausibilitätsprüfungen laufen im Hintergrund. Das Ziel: Über leicht bedienbare Oberflächen sollen die Nutzer – Vertriebsmitarbeiter oder sogar Kunden selbst – nahtlos durch den Prozess geführt werden, das System schlägt stets passende Komponenten sowie Erweiterungen vor und unterstützt somit Cross-Selling und Up-Selling.
CPQ-System projektieren
Bei dieser nachvollziehbaren Zielsetzung, unterschätzen Unternehmen oft den Implementierungaufwand. Obwohl das Angebot an CPQ-Lösungen auf dem Markt vielfältig ist, können Firmen keine schlüsselfertige Lösung einkaufen. Customizing wird immer nötig sein und in den meisten Fällen ist es mit wenigen Anpassungen nicht getan. Tatsächlich ist die Einführung einer CPQ-Software als umfangreiches Projekt zu planen, mit den entsprechenden internen Ressourcen. Aufgabe des Projektes ist nicht nur die Anpassung des CPQ-Tools an die Prozesse im Unternehmen, sondern umgekehrt auch die Anpassung der Datenstruktur an die Erfordernisse einer CPQ-Lösung.
Modellieren und definieren
Zunächst müssen verteilte Daten zusammengeführt werden, die etwa in Excel-Dateien auf verschiedenen Laufwerken abliegen. ERP-Systeme sind allerdings oft zu statisch und unflexibel für eine solche Aufbereitung von Produktdaten, damit diese in CPQ-Lösungen verwendet werden können. Zudem haben sie einen anderen, eher betriebswirtschaftslastigen Anwenderfokus. Hier sind PIM-Systeme oft besser geeignet, wenn sie mehr auf die Anbindung per Schnittstellen ausgelegt sind. Sobald Produktdaten konsolidiert und strukturiert vorliegen, vereinfachen sie das Vorgehen, aber auch damit sind noch nicht alle Voraussetzungen erfüllt. Was die erfahrenen Fachkräfte in Vertrieb und Kundenberatung so schwer ersetzbar macht, ist ihr Systemverständnis, ihr implizites Wissen um die Abhängigkeiten der einzelnen Komponenten untereinander. Dieses implizite Wissen in Regeln zu übersetzen, ist eine wesentliche Projektaufgabe. Deshalb ist es wichtig, auch die Wissensträger von Anfang an einzubinden. In gemeinsamen Workshops werden die Zusammenhänge herausgearbeitet, als Basis für die Regeldefinition.