Der Meldeprozess
Sind alle Daten erhoben, müssen diese an zentraler Stelle gesammelt werden. Funktionell bietet sich dafür das Controlling an, da es hier in der Regel bereits Prozesse zur Datensammlung und -aufbereitung gibt. Bei Einzelunternehmen werden die Daten an dieser Stelle bereits aggregiert und die Nachhaltigkeitskennzahlen berechnet. Konzerne können sich an dieser Stelle entscheiden, ihre Rohdaten zu melden und die Aggregation und KPI-Berechnung auf höheren Ebenen durchzuführen. Auf diese Weise können kleinere Einheiten durch die Konzernzentrale unterstützt werden. Insgesamt gehen so weniger Information verloren und bei der Neudefinition von Kennzahlen bleiben vergangene Zeiträume durch Neuberechnung vergleichbar. Damit die Berichte auditfähig bleiben, ist grundsätzlich eine gute Dokumentation und Einhaltung der definierten Prozesse notwendig. Darüber hinaus müssen Meldesysteme die korrekte Weitergabe und die korrekten Berechnungen der KPIs sicherstellen. Auch diese Prozesse sind in den Controlling-Funktionen auf Konzernebene bereits bekannt, da sie in sehr ähnlicher Weise für Finanzdaten vorliegen. Dementsprechend kann die Sammlung der Daten nun auch sinnvoll in eine Konsolidierungslösung integriert werden. SAP bietet hierfür unterschiedliche Wege an: Wird S/4Hana for Group Reporting verwendet, lassen sich die Daten beispielsweise über die Group Reporting Data Collection (GRDC) oder via SAP Smart Data Access (SDA) integrieren. Für SEM-BCS, BCS/4Hana und BPC kann die Integration entweder direkt über statistische Konten oder indirekt über das SAP BW oder SAP BW/4 erfolgen.
Konsolidierungsprozess bei Konzernen
Sind die Daten erfasst und gemeldet, ist der größte Teil des Prozesses erledigt. Einzelunternehmen können an dieser Stelle direkt mit der Erstellung der notwendigen Berichte beginnen. Für Konzerne folgt nun genau wie bei den Finanzdaten die Konsolidierung auf Gruppenebene – also erneut eine Wesentlichkeitsanalyse. Während für Konzerne dafür prinzipiell die gleichen Regeln wie für Einzelunternehmen gelten, können sich die Ergebnisse an dieser Stelle dennoch erheblich unterscheiden. Wenn für den Konzern wesentliche Themen bereits auf Ebene der Einzelunternehmen definiert sind, liegen alle notwendigen Konzern-Daten aufgrund der Einzelunternehmensdaten bereits vor. Werden jedoch auf Konzernebene wesentliche Themen identifiziert, die für die Einheiten unerheblich sind, müssen gegebenenfalls zusätzliche Daten erhoben werden. Es lohnt sich also, die Wesentlichkeitsanalyse auf Konzernebene unabhängig von den Einzelunternehmen durchzuführen und beide Ebenen abzugleichen. Sind Einzelunternehmen klein genug, um nicht berichtspflichtig zu sein, müssen sie gegebenenfalls dennoch Daten an den Konzern liefern, wenn dieser berichtspflichtig ist. Dies kann zum einen über entsprechend festgelegte Grenzwerte gesteuert werden, die die Wesentlichkeit auf Konzernebene einheitlich abbilden. Auf der anderen Seite können auch für Einheiten im Sinne der CSRD unwesentliche Daten erhoben werden. Aus Konzernsicht kann es daher sinnvoll sein, klare Vorgaben ähnlich den Leitlinien zur Buchhaltung festzulegen, die die Prozesse in den Einheiten angleichen.
Berichtserstellung
Ist die Vorarbeit – die Datensammlung und Aufbereitung – erledigt, geht es abschließend darum, die Arbeitsberichte zur Unternehmenssteuerung sowie die Nachhaltigkeitsberichte zu erstellen. Davon ausgehend, dass sich die gesammelten Daten in einem System befinden, können nun beispielsweise mit dem SAP Sustainability Control Tower Berichte nach verschiedenen Standards erstellt werden. Dabei werden für die wichtigsten Standards wie ESRS, ISSB und GRI Pakete ausgeliefert, um den Aufwand für die Erstellung der Berichte zu reduzieren. Geplant ist zudem eine Veröffentlichungspflicht im XBLR-Format, wofür es von der Efrag ebenfalls einen Leitfaden gibt. Daneben lassen sich mit Dashboards in der SAP Analytics Cloud Visualisierungen erstellen, um die Planung und Verfolgung der Nachhaltigkeitsleistung zu unterstützen. Letztlich lassen sich auch mit dem klassischen Analysis for Microsoft Office Arbeitsberichte bauen, die die Daten in einem hohen Detailgrad zur Verfügung stellen und weitreichende Analysemöglichkeiten bieten.