Rohre und Leitungen ermöglichen die Ver- und Entsorgung von Industrie-, Gewerbe- und Privatgebäuden. Um diese in das Gebäude einzuführen, muss die Gebäudehülle durchdrungen und das Bauwerk weiterhin vor Wasser, Feuer sowie Rauchgas abgeschottet und geschützt werden. Hier kommt das Unternehmen Doyma mit Sitz im niedersächsischen Oyten ins Spiel. Das Unternehmen fertigt Dichtungs- und Brandschutzsysteme und agiert in den drei Kernkompetenzfeldern Tiefbau, Gebäudetechnik und Energieversorgung. Zum Portfolio gehören Durchführungssysteme für Rohre, Kabel, Ein- und Mehrspartenhauseinführungen für Ver- und Entsorgungsleitungen, Brandschutzprodukte sowie Sonderkonstruktionen und Spezialanfertigungen von Dichtungssystemen.
25 Jahre Garantie
Auf seine Produkte gibt das Familienunternehmen 25 Jahre Garantie. Dafür hat Doyma ein funktionierendes Qualitätsmanagement aufgebaut. „Vor einiger Zeit wurde uns empfohlen, über eine digitale Lösung zur Abbildung unseres Qualitätsmanagementsystems nachzudenken, um zukunftsfähig zu bleiben“, erklärt Volker Landscheidt, der die Qualitätssicherung verantwortet. Das Unternehmen entschied sich für die Einführung des integrierten Managementsystems IMS Enterprise des Aachener Unternehmens Consense. „Wir haben uns eine Lösung gewünscht, mit der wir Prozesse und Dokumente in einem System zusammenbringen. Außerdem sollte uns das neue QM-System dabei unterstützen, die in Protokollen definierten Aufgaben zusammen mit Maßnahmen aus anderen Quellen in ein zentrales Maßnahmenmanagement zu überführen“, so Landscheidt.
200 Prozessanwendungen eingepflegt
Im April 2017 wurde mit dem Aufbau des neuen Managementsystems begonnen. Ziel war es, die Anfang 2018 für Doyma anstehende Migration der ISO9001 auf die Revision aus 2015 mithilfe von Consense umzusetzen. Ein externes Audit bildete die gesetzte Deadline für die Einführung. Für jeden Unternehmensbereich wurde ein Key-User benannt, der eine Schulung durchlief, um anschließend die Prozesse für seinen Bereich zu beschreiben. Rund 200 Prozessanweisungen wurden in das QM-System eingepflegt. Mit der Software können die Prozesse in Form von Flussdiagrammen abgebildet werden, entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen. Alle Prozessschritte wurden dabei mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Die Zugriffsberechtigungen wurden durch Rollen und Rechte geregelt. „Die Darstellung in Form von Flussdiagrammen war ein entscheidender Vorteil im Vergleich zu unserem alten System. Schnittstellen oder Verknüpfungen zu anderen Prozessen können jetzt einfacher als mit vielen Worten dargestellt werden. Beim Modellieren der Prozesse macht man sich außerdem intensiv Gedanken darüber, wie diese in der Realität tatsächlich ablaufen. Das gibt die Chance zum Verbessern“, findet Volker Landscheidt.
Personalisierte Startseite
Zum externen Audit Anfang 2018 waren dann etwa 90 Prozent der Prozesse und Dokumente in der Software enthalten. enthalten. „Unser Auditor war begeistert, dass wir in so kurzer Zeit die Dokumentation in die digitale Form gebracht hatten“, so Landscheidt. Ihn freut besonders, dass das Audit zugleich bestätigte, dass sich die Doyma-Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit gut im System zurechtfanden und es auch wirklich nutzten. Die Software wird von Mitarbeitern im Büro und der Produktion gleichermaßen eingesetzt. Meldet sich ein Mitarbeiter im System an, gelangt er auf seine personalisierte Startseite, auf der er einen genauen Überblick über ihn betreffende Prozesse sowie die anstehenden Aufgaben erhält. „Wir nutzen die Startseite außerdem, um die Unternehmensziele bekanntzumachen und Neuigkeiten zu verbreiten, z.B. neue Kollegen vorzustellen.“ Die Mitarbeiter bei Doyma schätzen vor allem die Suchfunktion der Software, in der inzwischen sämtliche Betriebsanweisungen hinterlegt sind.