Modularer Aufbau
Die Basisversion der QM-Software lässt sich durch weitere Module ergänzen, z.B. Maßnahmenmanagement, Auditmanagement oder Kennzahlenmanagement. Bei Doyma kommt u.a. das elektronische Formularmanagement Formsvon Consense zum Einsatz, mit dem sich dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows erstellen, verwalten und auswerten lassen. Die Integration bestehender Formulare ist dabei auch ohne spezielle IT-Kenntnisse möglich. Diese werden online ausgefüllt und nach einem strukturierten Workflow an die entsprechenden Stellen weiterverteilt, bearbeitet und archiviert. Wiederkehrende Prozesse lassen sich dabei ebenfalls automatisieren. „Einige zuvor schon existierende Formulare werden jetzt über ‚Vorgänge‘ angelegt und über Consense Forms geregelt. Ein Beispiel ist der klassische Unfallbericht. Er wird ausgefüllt und über einen vorgezeichneten Weg im System an die entsprechenden Stellen im Unternehmen geleitet. Man kann Fotos oder weitere Unterlagen ergänzen und den Bericht mit Maßnahmen verknüpfen. Am Ende wird er automatisch archiviert“ so Landscheidt. Man wisse zudem immer genau, wo sich ein Dokument gerade befindet. Neben den Unfallberichten werden auch weitere Dokumente wie etwa Anträge für die Nutzung von Gefahrstoffen mit Forms gelenkt. Zukünftig sollen z.B. auch interne Bestellungen über das Tool geregelt werden. „Allerdings ist der Aufbau etwas anspruchsvoller, da es im Workflow viele Abzweigungen gibt. Wir sind aber schon bei den Probeläufen, sodass ich zuversichtlich bin, dass wir auch hier Forms bald nutzen werden“, sagt Landscheidt.
Anstehende Aufgaben und aktuelle Maßnahmen entnehmen die Mitarbeiter ihrer personalisierten Startseite im ConSense System – Bild: Doyma GmbH & Co 
Die Prozessdarstellung in Form von Flussdiagrammen legt Schnittstellen, Verknüpfungen und Verantwortlichkeiten offen – Bild: Doyma GmbH & Co 
Mehr Transparenz und Übersicht mit softwarebasiertem Qualitätsmanagement: Gewünschte Informationen sind schnell auffindbar – Bild: Doyma GmbH & Co 
Cleveres internes QM-Marketing: Zum Start des neuen Systems erhielten alle Mitarbeiter einen Fitness-Drink, auf dem das neue Managementsystem angekündigt wurde – Bild: Doyma GmbH & Co 
„Ziel der Einführung von ConSense IMS Enterprise war der Aufbau eines akzeptierten und gelebten Managementsystems“, meint Volker Landscheidt, Qualitätssicherung bei Doyma – Bild: Doyma GmbH & Co
Weitere Module geplant
Die softwarebasierte Unterstützung des Qualitätsmanagements bringt im Arbeitsalltag viele Erleichterungen und Zeitersparnis mit sich. Ein Beispiel: „Die Erfüllung der ISO9001 erfordert unter anderem auch die Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen. Diese rutschen einem im Tagesgeschäft schnell einmal durch. Das kann jetzt nicht mehr passieren, denn das System erinnert daran. Bei Audits ist dann auch der Nachweis sehr viel einfacher“, so Volker Landscheidt. Auch für den Ausbau des QM-Systems gibt es bereits Pläne: Wenn der Prozess für die internen Bestellungen erstellt ist, kann sich Landscheidt vorstellen, auch das Verbesserungsvorschlagswesen über die Consense-Lösung zu organisieren. Über das Modul Schulungsmanagement könnten zudem künftig auch die Weiterbildungsmaßnahmen über das Managementsystem organisiert werden.
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