Das familiengeführte Unternehmen K & K Sondermaschinen und Förderanlagenbau kann auf über 60 Jahre Erfahrung in der Fördertechnik zurückgreifen. Mit der Spezialisierung auf die Fertigung von Gurtband- und Kettenförderer werden diese Produkte in hoher Variantenvielfalt und individueller Konstruktion angeboten. Kühne Förderanlagen versteht sich als fortschrittliches und zuverlässiges Unternehmen. Um diese Ansprüche zukunftssicher zu untermauern, wurden im Jahr 2020 sämtliche Unternehmensabläufe auf den Prüfstand gestellt. Dabei wurde deutlich, dass viele Arbeitsprozesse über Microsoft Office-Produkte abgebildet wurden und viele Papierdokumente im Umlauf waren. Wissen war abhängig von anwesenden Mitarbeitenden vorhanden und nicht zentral aufrufbar, Fertigungsstände waren nicht transparent einsehbar und Ad-hoc-Beratungen zu Auftragsständen gehörten zur Tagesordnung. Die Konstruktionsabteilung agierte autark und übergab Excel-Dateien, Papierpläne und Zeichnungen an die Fertigung und den Einkauf. In Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen waren sowohl ein ERP-System als auch eine Finanzbuchhaltung im Einsatz, der Datenaustausch und das Unternehmenscontrolling erfolgten dennoch teilweise über Excel-Listen. Und auch im Lager wurde für die Materialwirtschaft vorrangig auf Papierbelege gesetzt. Mit diesen Erkenntnissen rief der Produzent bei dem IT-Dienstleister N+P Informationssysteme an, um einerseits eine Status-Quo-Betrachtung in Auftrag zu geben und die geplante Digitalisierungsstrategie zu diskutieren.
Nahtlose Datenflüsse geplant
Nachdem eine Ist-Aufnahme des bestehenden IT-Bebauungsplanes deutlich machte, dass zwischen den einzelnen Abteilungen kein durchgängiger Datenfluss vorhanden war und die Transparenz darunter litt, stand die Zukunftsvision schnell fest: Eine lückenlose IT-Systemintegration ohne Medienbrüche. Am wichtigsten dabei war der konsistente und bidirektionale Datenfluss zwischen der Konstruktionssoftware und dem ERP-System. Dabei fokussierten sich die Projektverantwortlichen auf einen Umstieg vom dokumentorientierten zum artikelorientierten Arbeiten im Konstruktionsprozess. Diese Umstellung war ebenfalls Ausgangsbasis für eine durchgängige Fertigungsplanung und -steuerung im ERP-System. Ergänzend dazu sollte die Lagerwirtschaft angebunden und das automatisierte Erstellen von Ersatz- und Verschleißteillisten ermöglicht werden. In der Produktion wurde angestrebt, die Arbeitszeiterfassung zu digitalisieren. Damit sollte die Basis für eine genaue Kalkulation und Abrechnung von Aufträgen geschaffen werden. Diese Informationen sollten zudem jederzeit Einblicke in den Auftragsfortschritt vermitteln.
Lösung aus einer Hand
Nachdem der Umfang der Digitalisierungsinititative feststand, entschieden die Projektbeteiligten, welche Softwarebestandteile entweder aktualisiert oder auch abgelöst werden mussten. So wurde die Konstruktionssoftware Autodesk Inventor, die ERP-Lösung APplus von Asseco, das Rechnungswesensystem Diamant inkl. ERP-Integration auf den neuesten Stand gehoben. Ergänzend wurde das Produktdatenmanagementsystem Autodesk Vault Professional eingeführt und dabei über einen von N+P entwickelten Integrationsbaustein an das ERP-System angebunden. Parallel rollte N+P eine Software zur Personal- und Arbeitszeiterfassung aus, die ebenfalls in das ERP-System integriert wurde. Mit der Verbindung aller IT-Systeme erfolgt der Datenaustausch bei Kühne heute automatisiert und bidirektional. Die Prozesse zwischen Konstruktion und Auftragsabwicklung sind verbessert und jederzeit transparent. Es wird sowohl die Disposition des Auftrags als auch das Generieren von Werkstattaufträgen ermöglicht sowie ein automatisierter Sammeldruck von Fertigungspapieren mit gültiger Zeichnungs- und Indexnummer. Auftragszeiten werden bei Kühne heute über Terminals in den Fertigungshallen erfasst. Auf Basis dieser Eingaben sieht beispielsweise die Geschäftsführung den Auftragsfortschritt ein und kann stets abschätzen, ob Liefertermine eingehalten werden oder Fertigungsprozesse dazu zu korrigieren sind. Diese Änderungen in den Abläufen verbunden mit der Datenverwaltung bilden heute die Grundlage der Firma für ein systemnahes Controlling.
Freiheit, Verantwortung und Zielvorgaben
Der Geschäftsleitung von Kühne war bewusst, dass das Digitalisierungsvorhaben nur gelingt, wenn alle Projektbeteiligten eigene Entscheidungsspielräume erhalten. Dabei standen die Unternehmensentwicklung und Konkurrenzfähigkeit, die Arbeitsplatzsicherung und die transparente Information der Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Neben der Wahrnehmung von Verantwortung über freigegebene Budgets wurden der Projektleitung, aber auch den definierten Key-Usern zeitliche Kapazitäten zur Projektumsetzung eingeräumt. Neben der Definition von Projektzielen und Teilprojektzielen fand ein regelmäßiger Austausch zwischen den Projektleitern und monatlich auch mit dem Auftraggeber statt. Die Abstimmungsinhalte setzen sich aus dem Projektfortschritt, der Termineinhaltung, dem Budget und möglichen Projektrisiken zusammen. Ergänzend wurden Freigaben im Rahmen der Meilensteine und Projektabnahme erteilt. Alle Projektbeteiligten arbeiteten mit einer webbasierten Projektmanagementsoftware, die Übersicht zu aktuellen Aufgaben lieferte.