Sind noch genug Schrauben im Lager, hat die Produktion ihr Material, welcher Mitarbeitende kann für welches Projekt eingesetzt werden, können neue Aufträge spontan eingeplant werden – um innerbetriebliche Prozesse zu strukturieren, zu planen und zu managen, ist ein Enterprise Resource Planning-System (ERP) unabdingbar. Denn es automatisiert Abläufe im Betrieb: angefangen von der Materialbeschaffung, der Produktion, der Lagerhaltung, über die Finanzen, das Personalwesen und CRM bis hin zu den Services. Bevor es jedoch so weit ist, ist die Auswahl des passenden ERP-System entscheidend. Bei der Wahl der geeigneten Anwendung steckt die Tücke oft im Detail: ERP-Interessenten informieren sich oft über das eigentliche Produkt – die Software. Passt sie zu den betrieblichen Anforderungen, kann sie alle benötigten Prozesse abdecken, sind notwendige Schnittstellen vorhanden, usw. Überzeugt die Technologie, klären die Verantwortlichen des Weiteren die finanziellen Aspekte: Passt die gewünschte Software ins Budget? Welche Preismodelle gibt es und passen diese zu den eigenen Wünschen und Herausforderungen? Welche Folgekosten entstehen bspw. durch zusätzliche Software-Komponenten oder Updates? Entsprechen auch diese Faktoren den Vorstellungen des Kunden, erfolgt meist schon die eigentliche Kaufentscheidung für eine ERP-Software. Doch eine Software ist kein Gegenstand wie ein Schrank, ein Fernseher oder ein Anzug. Diese kauft man meist als Standardware, baut oder stellt ihn auf oder zieht ihn an und erfreut sich daran. Eine ERP-Software basiert zwar auch auf Standards. Mit den Grundeinstellungen und -komponenten lassen sich schon wesentliche Anforderungen und Wünsche abdecken. Zusätzlich ist eine Software aber auch erweiterbar und flexibel, um auf individuelle, spezifische Herausforderungen angepasst zu werden. Hier kommt neben der Technologie und dem Preis die dritte Säule der Kaufentscheidung ins Spiel: der Service. Aufgrund der individuellen Anpassbarkeit eines ERP-Systems ist es entscheidend, diesen genauerer Prüfung zu unterziehen: ist er Dienstleister, der die kundenspezifischen Anforderungen annimmt und integriert? Oder geht er weiter, versucht die betrieblichen Herausforderungen zu verstehen, hinterfragt Anforderungen und erarbeitet gemeinsame Lösungen, die er dann ins System einfügt.
Verständnis als Basis
Wünscht man sich einen Sparringspartner an seiner Seite, mit dem Probleme gemeinsam gelöst werden können, gilt es im ersten Schritt ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. Das beginnt schon bei den ersten Treffen. Dort die Software mit all ihren Vorzügen zu erklären und darzustellen, hilft den Verantwortlichen bei konkreten, individuellen Aufgaben nur bedingt. Fragt der Berater aber nach den Herausforderungen und präsentiert mögliche Lösungen anhand seiner Software, kann einerseits Vertrauen beim Anwender in Spe entstehen, andererseits entwickelt der Fachmann ein Gespür für die Bedürfnisse seines potenziellen Klienten. Tauschen sich die Geschäftspartner bei weiteren Terminen über nächste reale Aufgaben und mögliche Herangehensweisen aus, lernt der Techniker die über Jahre gewachsenen Arbeitsweisen und -vorgänge kennen, während der Anwenderbetrieb ein weitreichenderes Verständnis für die Software aufbaut. So kann aus dem IT-Dienstleister als ausführendes Organ ein Berater werden.
Aktiv zusammenarbeiten
Das Einführen eines ERP-Systems ist ein Prozess, an dem die Beteiligten engagiert mitwirken müssen. So ist es ab Beginn der Zusammenarbeit unerlässlich, dass aufseiten des Dienstleisters jederzeit ein Ansprechpartner für Fragen des Kunden zur Verfügung steht. Andererseits muss von Klientenseite aber auch die Bereitschaft vorhanden sein, Fragen zu stellen, Module zu testen, konkrete Aufgaben zu erproben und dann mit dem Berater zu besprechen, eventuelle Lösungsansätze zu erarbeiten und im Anschluss erneut zu testen. Nur durch dieses aktive Nachfragen, Hinterfragen und gemeinsame Entwerfen möglicher Ansätze entsteht ein produktiver Einführungsprozess, der Herausforderungen angeht und spontan auftretende Aufgaben lösbar macht.
Mitarbeiter müssen es wollen
Für diese Form der Zusammenarbeit müssen Unternehmen eine Grundlage schaffen: sie brauchen die Akzeptanz ihrer Mitarbeitenden für den Wandel, der durch den Einsatz einer ERP-Software einhergeht. Denn wenn das Personal nicht versteht, wofür ein ERP-System eingesetzt wird, welche Erleichterungen dadurch entstehen sollen, ist die Grundhaltung schon zu Beginn der Software-Einführung getrübt. Sind den Angestellten die Ziele aber bekannt, haben sie diese vielleicht sogar zum Teil selbst erarbeitet und spielen sie im Einführungsprozess eine Rolle, sind sie womöglich motivierter, ihre Wünsche und Ziele schnellstmöglich zu erreichen. Grundlage dafür: eine offene und motivierende Kommunikation der Führungsebene zur gesamten Belegschaft. Warum möchte man ein ERP-System einführen? Aus Wachstumsgründen? Wegen Prozessoptimierungen? Aus gesetzlichen, rechtlichen Gründen? Oder anderen? Kommuniziert das Management offen über seine Beweggründe, zeigt den Mitarbeitenden, dass sie in den Einführungsprozess integriert und dass Schulungen stattfinden werden, sodass man gemeinsam mit dem neuen System wachsen wird, ist die Basis für den Erfolg der ERP-Einführung vorhanden.