Ob Elektro-Auto oder Verbrenner – wenn ein Sitz verstellt oder ein Schiebedach geöffnet wird, kommen meist Drahtkabel in einer biegsamen Hülle zum Einsatz. So lässt sich Kraft ohne starre Wellen von einem Punkt an einen anderen übertragen. Die Steigungskabel von Gemo werden von Automotive-Zulieferbetrieben weltweit in Tür-, Schiebedach- und Sitzsystemen verbaut. Die Firma wurde 1922 in Berlin gegründet, in den 1950er Jahren zog die Firmenzentrale an den heutigen Stammsitz nach Krefeld. Um die internationalen Abnehmer schnell und lokal beliefern zu können, eröffnete Gemo Fertigungsstätten in Polen, Mexiko und China. Eine einzige ERP-Softwareplattform ist an allen Standorten für reibungslose Prozesse zuständig und führt gleichzeitig die Unternehmensdaten zentral zusammen, damit sie für unternehmerische Entscheidungen und den Echtzeit-Einblick in die Performance zur Verfügung stehen. Seit den 1980er Jahren setzte Gemo eine Unix-basierte Software für Warenwirtschaft und Produktionsplanung ein. Bedingt durch das Firmenwachstum zerfiel die Infrastruktur in einzelne Systeme, der Bedarf für eine Vereinheitlichung stieg: „Mit Blick auf die Zukunft wurde 2009 klar, dass die eingesetzten Altsysteme keine Zukunft hatten. Der personelle Aufwand für die Pflege war immens und die Struktur ließ eine standortübergreifende Datenhaltung nicht zu“, sagt Britta Hackbarth, ERP-Administratorin bei Gemo.
Einheitliches System gesucht
Es begann die Suche nach einer Standardsoftware, die neben den Funktionen für Produktionsplanung, Vertrieb und Einkauf auch für den Einsatz an allen Standorten geeignet sein sollte. Ziele waren eine einheitliche Datenbasis und Systemoberfläche an allen Standorten. Vier ERP-Anbieter kamen in die engere Auswahl, nach Präsentationen und Testläufen mit den einzelnen Softwareherstellern fiel die Entscheidung auf Fepa. Das ERP-System des mittelständischen Software-Anbieters Planat aus Stuttgart punktete nicht nur durch den Funktionsumfang, sondern auch durch die Bedienbarkeit und die gemeinsame Datenhaltung über die Standorte hinweg.
ERP-Software für global
agierende Produzenten
Nach sorgfältiger Vorbereitung wurde im Sommer 2012 mit dem Rollout an die internationalen Standorte begonnen. Dazu wurde Fepa in die Sprachen Polnisch, Spanisch und Chinesisch übersetzt. „Innerhalb von sechs Jahren haben wir sechs Standorte angebunden. Die Implementierung erfolgte ohne externe Partner, neben unserem eigenen IT-Team mit drei ERP-Administratoren arbeiten wir nur direkt mit Planat zusammen. Trotz der unterschiedlichen Standorte der eigenständigen Tochtergesellschaften arbeiten wir mit einer zentralen Datenbank, um einen vollständigen Überblick über das Unternehmen zu haben. Spezifische Funktionen wie die Finanzbuchhaltung werden an den einzelnen Standorten individuell mit eigenen Anwendungen wie TimeLine Financials abgebildet“, sagt Britta Hackbarth von Gemo. Das Qualitätsmanagement der gesamten Gemo-Gruppe ist nach ISO9001 und IATF16949 zertifiziert. Die im ERP-System abgebildeten Prozesse helfen, die strengen Vorgaben einzuhalten.
Transparenz hergestellt
Von Deutschland aus wurde der internationale Rollout an den verschiedenen Standorten gesteuert. An jedem Standort wurden Key User ausgebildet, um die übrigen Mitarbeiter vor Ort zu schulen und zu betreuen. Bei Fragen oder Anpassungen stehen die lokalen Key User ebenfalls zur Verfügung, über ein Ticketsystem kann das IT-Team aus Deutschland eingreifen. Verglichen mit den Altsystemen kommt das Setup mit deutlich weniger Administrationsaufwand aus. Gleichzeitig bietet Fepa genügend Spielraum zum Skalieren: In Spitzenzeiten hatte die gesamte Gemo-Gruppe rund 1.000 Mitarbeiter. Heute sind aufgrund zahlreicher Optimierungsmaßnahmen in Produktion und Verwaltung knapp 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Die Zusammenarbeit über sechs Standorte weltweit funktioniert gut: Während das Dokumentenmanagement standortübergreifend auf einer gemeinsamen Plattform in Deutschland gehostet und an Fepa angebunden ist, erfolgt die Finanzbuchhaltung standortbezogen nach lokalen Vorgaben mit eigener Software. Der Datenaustausch erfolgt über Schnittstellen, um stets aktuelle Zahlen im ERP-System nutzen zu können. Um Verwechslungen zwischen den Standorten zu vermeiden, ist auch der lokale Wareneingang sowie die Warenverwaltung nur für den jeweiligen Ort sichtbar. Zur Abbildung dieses Konstrukts wurde mit Planat zusammen die Mandantenverwaltung in Fepa angepasst. Dennoch schafft die zentrale Datenbank Transparenz im Unternehmen. „Wir sind mit Fepa als ERP-Plattform sehr zufrieden. Alle unsere Kernprozesse werden optimal abgebildet und ermöglichen darüber hinaus Auswertungen, die eine wertvolle Grundlage für die täglichen Entscheidungen im Geschäftsalltag bieten“, sagt Britta Hackbarth.