Von zunehmend hohen Anforderungen an Dokumentation und Zertifizierung sind auch kleine und mittelständische Produktionsunternehmen betroffen. Die großen Auftraggeber spüren den Druck, der durch regulatorische Veränderungen entsteht, und geben ihn in der Lieferkette weiter. Auf EU-Ebene wurden etwa rund um ESG (Environmental Social and Governance) zahlreiche neue Gesetze und Normen geschaffen oder Regularien verändert. In den nächsten Jahren kommen weitere neue Regelwerke zum Tragen, etwa mit Blick auf ‚Digitale Produktpässe‘.
Mehr Dynamik erfordert mehr Resilienz
Darüber hinaus zeigten die letzten Jahre, dass sich die Dynamik in den Lieferketten verändert hat. Die Lehre aus den verschiedenen Krisen, in denen Verantwortliche teilweise mit Mangelsituationen konfrontiert waren, bestand für viele Unternehmen darin, mehr Resilienz in ihre Beschaffung zu bringen. Dafür gilt es etwa, schneller qualifizierte Alternativen für Rohstoffe oder Bauteile in gleicher Qualität und zu vergleichbaren Kosten in die Prozesse einbinden zu können. Das bedeutet: Die oft statische Lieferantenbewertung und -qualifizierung muss systemseitig flexibler werden. Zugleich braucht es effektivere Lösungen für das Abweichungsmanagement.
Angesichts des fordernden Alltagsgeschäfts und zusätzlicher Hürden sehen sich produzierende Unternehmen vor einem echten Spagat, wenn es darum geht Kosten-, Nachhaltigkeits- und Qualitätsaspekte gleichermaßen voranzubringen. Gerade im Qualitätsmanagement, das vielfach durch manuelle Prozesse und Freigaben gekennzeichnet ist, steigen die Anforderungen. Wenn Kunden oder Behörden künftig immer häufiger Audits oder Zertifizierungen einfordern, nimmt der Aufwand weiter zu. Mehr Digitalisierung in den klassischen Q-Bereichen (Kontrolle, Sicherung und Management) ist deshalb ein zunehmend wichtiges Thema. Oft sind hier die Potenziale durch digital gestützte Abläufe noch nicht ausreichend erkannt und angegangen worden.
Dort ansetzen, wo es besonders brennt
Digitalisierung gelingt immer dann gut, wenn der Nutzen für die Menschen deutlich sichtbar wird. Im digitalen QM ist es deshalb sinnvoll, mit Prozessen zu starten, die bisher besonders aufwendig und umständlich sind. Auftragsfertiger etwa bekommen oft spezifische, auftragsbezogene Herstellanweisungen von ihren Kunden. Deren Einhaltung muss entsprechend über verschiedene Arbeitsschritte hinweg dokumentiert werden – das ist häufig mit viel Arbeit und Abstimmungsaufwand verbunden.
Die Beratungserfahrung zeigt, dass sich für eine QM-Gesamtlösung ein Ansatz lohnt, der auf einer Low-Code/No-Code-Plattform basiert. Bei zahlreichen Prozessen können Unternehmen damit einerseits von Best Practices profitieren. Andererseits erleichtert eine solche Plattform die Anpassung derjenigen Prozesse, die eben doch individuell ausgelegt werden sollen oder müssen. Die Abbildung eigener oder neuer Abläufe ist damit ganz einfach ohne Programmierkenntnisse möglich. Für viele Unternehmen ist die Anpassbarkeit der QM-Lösung ausschlaggebend für die Investitionsentscheidung. Eine Plattform mit Modulen für die einzelnen Q-Bereiche erleichtert die Integration untereinander – etwa von Themen wie Incident- und Abweichungsmanagement oder auch Reklamations- oder Vertragsmanagement. Sie sorgt auch für die Vernetzung mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP oder MES. Das verringert die Schnittstellenthematik und damit den Aufwand für die eigene IT-Abteilung.
Themen wie Dokumentenlenkung, Audit- oder Reklamationsmanagement sind immer auch miteinander verbunden. Für den Fluss von Daten und Information – einschließlich Funktionalität wie der elektronischen Unterschrift – ist auf einer Plattform automatisch gesorgt. Kommt es zu Abweichungen, meldet das QM-System das an die ERP- oder MES-Systeme weiter. Es sorgt auch dafür, dass Ergebnisse an die richtigen Abteilungen geleitet und Prüfergebnisse abgeholt werden. Im Anschluss an die Herstellung werden automatisch Analysezertifikate erstellt, die das Einhalten der Herstellanweisungen dokumentieren.
KI vereinfacht Qualitätsaufgaben
Je mehr Bereiche im QM digitalisiert sind, desto weniger Aufwand ist für Audit-Prozesse notwendig. Dafür gilt es jedoch, umständliche und ineffiziente Audit-Abläufe neu und transparenter zu gestalten. Dass sich Digitalisierungsvorhaben lohnen, wird in den Projekten von Cosmo Consult immer wieder deutlich. So konnte beispielsweise ein Medizinprodukthersteller seinen Aufwand für die Produktdokumentation mit einer digitalen Lösung wie dem Quality Management Pack für jede Charge um die Hälfte verkürzen.