„Alles lief im Grunde reibungslos, bis ich stutzig wurde, als sich banale Scannerfunktionen für die Auftragsverwaltung trotz erheblicher Anstrengungen IT-mäßig nicht einbinden ließen“, erinnert sich Dirk Seiler, Geschäftsführer und Mitinhaber der Firma Sedotec. Das Ereignis ist für den Mittelständler Auslöser und Anlass, die bisherige Unternehmenssoftwarelösung grundlegend zu hinterfragen. Bis dahin arbeitet das Unternehmen mit einer über 20 Jahre individuell angepassten Dynamics 365 Business Central (Microsoft BC), vormals Navision, Lösung. Und wie viele andere heute auch, mit traditioneller On-Prem-Infrastruktur, traditionellen Backups und vielem anderen. Was dann in Datensilos und Quellcodes ‚rumlungert‘, ist strukturell für eine komplexe moderne Fertigung aber nicht ausgelegt. Hinzu kommt, dass das Wohl und Wehe der Software in einem über die Zeit gewachsenen ‚Wollknäuel‘ strukturiert ist und von den Köpfen eines oder mehrerer IT-Verantwortlichen abhängt. So weit, so schlecht. Und was ist morgen – wenn die nicht mehr da sind, weil sie wechseln, krank werden oder in Rente gehen? Ein untragbares Risiko. Da braucht es nicht mal die neuen, modernen Herausforderungen, um das Unternehmen aus den Angeln zu heben. Ein ‚Weiter so‘ wäre geradezu halsbrecherisch. Was also tun?
„Eine OP am offenen Herzen“ modernisiert IT-Infrastruktur
Ein neues ERP-System muss her. Trotz eines großen vermuteten Aufwands, der damit verbunden ist, scheint es keine Alternative zu geben. Die IT-Infrastruktur muss umgebaut werden, auch weil die Reaktion auf neue Herausforderungen, Sicherheit, Wachstum und der effiziente Austausch kritischer Daten immer wichtiger werden. Da trifft es sich gut, dass mit Michael Burrmeister zufällig ein Experte dafür im Haus ist. Zwar geht es um ein ganz anderes Thema, aber der Mitinhaber von Orgavision weiß Rat. Er empfiehlt Dynamics 365 Business Central (BC) als Cloudanwendung. Da der Betrieb während der Umstellung nicht ruhen darf, ahnt Seiler schon, was auf ihn zukommt. „Das wird eine OP am offenen Herzen.“ Was er nicht ahnt, es wird seine Organisation komplett verändern. Dennoch, gewagt – getan. Heute ist Sedotec dank Orgavision und Microsoft BC modern aufgestellt. Die cloudbasierte ERP-Lösung ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Die dynamische IT-Infrastruktur integriert die Geschäftsprozesse Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Projektmanagement in einer einheitlichen Plattform. Als Software-as-a-Service (SaaS) wird Business Central in der Cloud gehostet und bietet somit flexible, skalierbare und leicht zugängliche ERP-Funktionalitäten. „Gerade Flexibilität und Skalierbarkeit durch die cloudbasierte Architektur sind uns enorm wichtig, denn damit macht die Software das künftig geplante Wachstum des Unternehmens mit“, ist Seiler überzeugt.
Ein steiniger Weg, den niemand scheuen sollte
Bevor er sich über das Ergebnis freuen kann, muss jedoch der steinige Weg zurückgelegt werden, den viele Unternehmen scheuen. Das alte ‚Wollknäuel‘ zu entwirren hat überhaupt keinen Sinn. Und so entsteht aus der ersten Beratung auf Basis der Empfehlungen von Orgavision gemeinsam das Konzept einer neuen, optimalen Prozessarchitektur. Was dann 2022, vor der eigentlichen Implementierungsphase bei Sedotec startet, sind Wertstromanalyse und -design. Schließlich soll der Veränderung des Unternehmens vom Auftragsfertiger zum Systemhersteller Rechnung getragen werden. Michael Burrmeister weiß um die viele Arbeit, „denn es ist nie eine reine ERP-Einführung. Bei Sedotec wird auch die Organisation komplett verändert – mit allen Befürchtungen und Beharrungstendenzen bei den Mitarbeitern.“ Das ist im Sinne der Optimierung gewollt. So ergibt das Wertstromdesign, dass Varianz reduziert, Transparenz erhöht und die Produktion geglättet werden sollen. Ferner soll die Logistik aufgewertet werden und ein Supermarktsystem den weiteren Ausbau künftig möglich machen. Im Gesamtprozess wird der Bezug zu den einzelnen Feldern einer Schaltanlage konsequent gehalten und erlaubt eine optimale Abwicklung der produzierenden und logistischen Prozesse. Um es vorwegzunehmen äußert sich Projektleiter Hendrik Seibring von Sedotec zufrieden: „Ich bin begeistert welche Möglichkeiten sich mit dem neuen ERP-System Microsoft BC für uns insgesamt ergeben. Erweitert um die APPs von Orgavision ist alles flexibel und transparent und dennoch vom Grundaufbau und Nutzen der Funktionalität zu 100 Prozent im Standard.“ Gerade die Apps von Orgavision spiegeln das hohe Verständnis für firmenspezifische Vorgänge wider. Bei Aktualisierungen machen sie alle Updates mit.
Verantwortungsvoll auf Augenhöhe zusammenarbeiten
Als im Januar 2024 planmäßig das GoLive erfolgt, ist dieses positive Urteil noch um ein paar Sonderschichten entfernt. Die Software funktioniert zwar wie geplant, allerdings hakt es bei den Stammdaten und Prozessen. Hierzu müssen die wertschöpfenden Prozesse noch vollständig digitalisiert werden. Die Migration bestehender Daten in das neue System ist oft komplex und zeitaufwändig. So müssen Daten bereinigt und übertragen und dabei Verlust oder Korruption vermieden werden. Jetzt zeigt sich die Zusammenarbeit zweier Unternehmen, die auf Augenhöhe agieren, Verantwortung statt Vertrag in den Vordergrund stellen und gemeinsam schnell das beste Ergebnis erreichen wollen. Florian Hafner, projektleitender Consultant von Orgavision bringt es auf den Punkt: „Mit einer großartigen Teamleistung auf beiden Seiten gelingt uns eine Einführung ohne emotionale Differenzen – das ist eher selten.“ Die Ergebnisse überzeugen. Neben der Flexibilität und der Skalierbarkeit, deren Wichtigkeit Seiler oben bereits herausgestellt hat, überzeugt auch die Kostenseite. Statt großer Anfangsinvestitionen in Hardware und Infrastruktur, werden nutzungsbasierte Abonnementgebühren erhoben, was geringere Gesamtkosten erwarten lässt. Da Microsoft BC SaaS in der Cloud gehostet wird, übernimmt Microsoft Wartung und Aktualisierung der Software. Das bedeutet, dass Nutzer immer mit der neuesten und sichersten Version arbeiten und Sicherheitsupdates erhalten. Und schließlich sind andere Microsoft-Produkte, wie Office 365, OneDrive Power BI und Copilot, nahtlos integriert, was Produktivität und Zusammenarbeit erheblich verbessert.