Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat jeder Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, die tägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden zu erfassen und nachweisbar zu dokumentieren. Dieser BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassung basiert auf dem Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus 2019 und legt darüber hinaus fest, dass die Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten gilt. Diese Entscheidungen haben für Unternehmen weitreichende Auswirkungen insbesondere auf die Bereiche Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice, Remote-Arbeit und Außendiensttätigkeiten.
Die praktische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung bleibt zwar den Unternehmen überlassen. Doch gerade diese Gestaltungsfreiheit ist für mittelständische Unternehmen nicht unproblematisch, denn die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben ist per se anspruchsvoll. Auch soll die Zeiterfassung sowohl kostengünstig als auch bürokratiearm sein. Und genau hier setzen die digitalen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung an.
Die digitale Zeiterfassung
Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, investieren viele Unternehmen in digitale Zeiterfassungslösungen, insbesondere in Form von Self-Service-Anwendungen, die eine digitale und automatisierte Dokumentation der Arbeitszeit ermöglichen. Solche Ansätze stoßen jedoch bei Außendienstmitarbeitenden oft an ihre Grenzen und erfordern Anpassungen. Hier können mobile Lösungen helfen.
Ein System zur Arbeitszeiterfassung, das diese Aspekte berücksichtigt und gleichzeitig den rechtlichen Bestimmungen entspricht, muss im Wesentlichen zwei Bereiche abdecken: Erstens muss es allen Beschäftigten ermöglichen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen — ungeachtet des Ortes, an dem sie tätig sind. Zweitens sollte die Software so gestaltet sein, dass sie einfach und effizient zu bedienen ist. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und fördert im Idealfall die Bereitschaft zur eigenständigen Zeiterfassung.
Dabei steht ein mitarbeiterorientierter Ansatz im Fokus und es stellt sich die Frage, welche Kriterien ein Zeiterfassungssystem erfüllen muss, um eine hohe bei den Mitarbeitenden zu erreichen. So sollte die Software sämtliche betrieblichen Arbeitsprozesse adäquat erfassen. Zu komplex gestaltete Prozesse oder auch ungeeignete Tools führen dazu, dass die Beschäftigten die Nutzung zurückhaltend oder gar nicht in Betracht ziehen.
Auch das Design der Software hat einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Daher gilt es, die Self-Service-Komponenten im Rahmen von HR-Softwarelösungen so zu konzipieren, dass den im Unternehmen tätigen Personengruppen gerecht werden, d.h. die tatsächlichen Arbeitsprozesse verschiedener Personengruppen, wie etwa Verwaltungsangestellten oder Produktionsmitarbeitenden, müssen korrekt wiedergeben werden. Zusätzlich sollten diese Komponenten auch die betrieblichen Besonderheiten berücksichtigen und damit sowohl in hybriden als auch in lokal installierten Umgebungen den individuellen organisatorischen Anforderungen und bestehenden Betriebsvereinbarungen entsprechen.
On-Premise, Cloud oder Hybrid?
Flexibilität, Kontrolle und Integration stehen im Mittelpunkt der Entscheidung zwischen On-Premise-, Cloud- oder hybriden Ansätzen für Zeiterfassungssysteme.
Mehr Kontrolle, weniger Flexibilität:Bei einem On-Premise-Ansatz wird die Software auf internen Servern betrieben, was Funktionalität und direkte Kontrolle über die gespeicherten Daten bietet. Allerdings ist die Flexibilität eingeschränkt, insbesondere in Bezug auf Außendienstmitarbeitende und mobiles Arbeiten. Inhouse-Lösungen erfordern für die ortsunabhängige und sichere Nutzung der Zeiterfassungsanwendung oft die Einrichtung einer VPN-Verbindung — entweder durch die IT-Abteilung externe Spezialisten.
Viel Flexibilität, aber (noch) mit Hindernissen: Ein Cloud-Ansatz bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und andere zeitwirtschaftliche Prozesse selbstständig und remote zu verwalten. Reine Cloud-Anwendungen stoßen jedoch oft noch an ihre Grenzen, wenn es darum geht, komplexe Vorgaben aus z.B. Betriebsvereinbarungen umfassend abzubilden.
Hybride Lösung: Diese vereint das Beste aus beiden Welten. Um die Vorteile von Cloud und On-Premise zu kombinieren, hat der IT-Dienstleister NTT Data Business Solutions etwa das Add-On ’it.people time manager’ für die SAP SuccessFactors Suite entwickelt. Die Cloud-Anwendung integriert sich in SuccessFactors Employee Central und überträgt Daten automatisch an die angeschlossene On-Premise SAP-Zeitwirtschaft. Diese Verknüpfung ermöglicht die standortunabhängige Bearbeitung von Zeiterfassungen, Zeitkorrekturen und Zeitwirtschaftsanträgen und steigert so die Effizienz auf allen Ebenen.
Die Zukunft der Arbeitszeitgestaltung
Mit der Integration von digitalen Arbeitszeiterfassungslösungen und der Einführung von Self-Service-Tools gestalten Zeitwirtschaftssysteme die Arbeitswelt flexibler und effizienter. Mobil-/ Remotefähigkeit und Transparenz sind essenziell, um den flexiblen Arbeitsmodellen gerecht zu werden. Durch zusätzliche Dienste können Unternehmen nicht nur die bestehenden rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern auch die Akzeptanz gegenüber dem neuen Zeiterfassungssystem erhöhen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.