In den Lagern vieler Unternehmen finden sich zahlreiche vergessene Assets. Zwar sollten sie in den IT-System gelistet sein, tauchen aber doch nirgends auf. Oder sie sind laut Software ganz woanders verortet. Werden sie dann gesucht und nicht gefunden, ist die Ratlosigkeit oft groß. Im Zweifelsfall wird das Benötigte einfach neu bestellt, und das Totkapital wächst.
Assets in der neuen Arbeitswelt
Aber wie kann es sein, dass Laptops oder andere Arbeitsgeräte einfach im Off verschwinden und im schlimmsten Fall ungenutzt bleiben? In der modernen Arbeitswelt sind Assets nicht mehr so statisch wie früher. Sie wechseln Plätze und Besitzer: Heute im Homeoffice, morgen im Flex-Office und übermorgen ‚Workation‘.
Nachvollziehbar, dass die neuen, flexiblen Arbeitsweisen eine nicht unerhebliche Herausforderung für das Asset Management darstellen. Denn, die fliegenden Wechsel von Geräten und Arbeitsmitteln stets im Auge zu behalten und auch noch korrekt zu erfassen, ist für Field Manager nicht gerade einfach.
Kostenfalle Totkapital
Als totes Kapital verursachen diese Assets indirekt Kosten, die einem Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Geräte verstauben im Lager und neue Geräte werden angeschafft, weil niemand weiß, dass das Benötigte schon da ist. Bei unzureichender Datenpflege und -aktualisierung stößt dann auch die Asset-Management-Software an ihre Grenzen. Werden im Rahmen einer Inventur doch noch Assets gefunden, müssen diese erst manuell eingebucht und Verschwundenes ausgebucht werden. Das Problem behoben ist damit jedoch immer noch nicht.
Prozess vor Software
Doch wie können Firmen dieses Problem angehen? Der erste Schritt ist ein passender Prozess: Verfügen Unternehmen über keinen solchen Prozess für ihr Asset Management, bringt die beste Software nichts. Ein Asset-Management-Prozess sollte, in aller Kürze, folgende Punkte abdecken: Anlieferung (Einbuchung), Standortänderung oder Besitzerwechsel (Umbuchung), Ausmusterung (Ausbuchung). Der Idealzustand: Verantwortliche und Mitarbeiter sind sich der Wichtigkeit des Asset Managements bewusst und halten sich an vorgegebene Regelungen.