Airbus ist mit mehr als 60.000 Mitarbeitern das größte Luft- und Raumfahrtunternehmen Europas. Der Konzern produziert und liefert Verkehrsflugzeuge und Helikopter sowie Lösungen für Verteidigung, Sicherheit und Raumfahrt. Die große Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Arbeits- und Schichtmodelle sind für die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig eine Herausforderung. Die Belege der Entgeltabrechnungen wurden über den Druckdienstleister als Papierdokumente an die Mitarbeiter gesendet, was mit hohem Prüfaufwand und manueller Arbeit verbunden war. Zudem gingen zahlreiche Fragen etwa zu Schichtzuschlägen, Zeitabrechnungen oder Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Korrekturwünsche bei der HR-Service-Line ein, um z.B. Fehler der Vorrechnung in der Folgeabrechnung zu beseitigen.
Digitale Abrechnung
Airbus strebte deswegen ergänzend zu den Papierdokumenten eine digitale Entgeltabrechnung an. „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren,“ so Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus Deutschland. Der Kontakt zum Output-Management-Spezialisten Formware kam über den Druckdienstleister Drescher zustande, der für den physischen Output in der Entgeltabrechnung verantwortlich war.
Elektronisches Archiv
Formware betreibt nun für Airbus ein elektronisches Archiv, das die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt. In dem Online-Portal werden Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Jahressteuermeldungen und Betriebsrentenkontoauszüge hinterlegt und gespeichert. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen, downloaden oder ausdrucken. Die Dokumente werden dort drei Jahre lang gespeichert. Sobald die Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Der Zugriff erfolgt über die Webanwendung Connext Cube Mobile View von Formware. Diese ist endgerätunabhängig und von überall aus aufrufbar.
In sechs Monaten implementiert
Nach der Optimierung der Output-Prozesse nahm die Implementierung etwa sechs Monate in Anspruch. Eine Herausforderung bestand darin, die Firewalls der Airbus-IT für die definierte Webanwendung freizuschalten, um Zugriff zur Webanwendung und dem Archiv zu ermöglichen. Das war nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die HR Service Line, da über eine Webanwendung auch die Administration von Connext Cube erfolgt. Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Lösung wurden die Mitarbeiter postalisch informiert. Dabei enthielt das Anschreiben die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Mit den Daten können sich die Mitarbeiter einloggen und die Personalabteilung kann über unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten die Umstellung weitestgehend automatisieren. Für die Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information.