Freitagmorgen: Schreiner Daniel Schulz sitzt in der Küche und genießt einen Kaffee. Vor ihm auf dem Tisch liegt sein Dienst-Tablet, das ihm verrät, wie es um die aktuelle Auftragslage seiner Firma steht. Außerdem sieht er seine persönliche Tagesplanung. Seit Anfang der Woche ist sein Team mit der Umgestaltung eines Ladens in der hiesigen Einkaufsmeile beschäftigt.
Vorbereitung ist alles
Weil keine anderen Termine vermerkt sind, hat Schulz keinen Grund, vor der Arbeit in die Zentrale zu fahren. Alle wichtigen Informationen – Kundendaten, anstehende Tätigkeiten, Sonderwünsche des Kunden und der tagesaktuelle Projektstand – sind in der App der Auftragsverwaltungslösung zentral einseh- und änderbar. Also kann er gemeinsam mit einem Kollegen direkt zur Baustelle fahren.
Auf dem Weg erledigt Schulz ein paar Aufgaben vom Beifahrersitz aus. Zunächst stempelt er sich und seinen Kollegen über das Handy in der Zeiterfassungs-Software ein – die Fahrtzeit kann er hier für mehr Transparenz gesondert verbuchen. Durch sein Tool kann er die Zeit direkt auf den Kunden, die Kostenstelle und das heute anstehende Projekt eintragen. Das spart später Aufwand bei Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Mobil auf dem Bau
Bevor die Kollegen auf der Baustelle ankommen, öffnet Schulz den Messenger, über den er mit Auftraggebern spricht, und vergewissert sich, dass der Kunde keine plötzlichen Wünsche oder Terminänderungen angefragt hat. Am Nachmittag zuvor hatte er dort eine CAD-Zeichnung für den Kunden zur Ansicht hinterlegt mit der Bitte um Prüfung. Auch das Kunden-Feedback ist online abrufbar, und bis auf einen kleinen Änderungswunsch ist der Entwurf freigegeben – und kann heute umgesetzt werden.
Der Vormittag auf der Baustelle verläuft reibungslos. Schulz nutzt sein Tablet, um die Arbeitsabläufe seines Teams genau festzulegen und den jeweiligen Stand festzuhalten. Dafür kann er vorgeschriebene Textblöcke nutzen oder seine Notizen einsprechen, falls er gerade keine Hand freihaben sollte. Außerdem kann er bei Bedarf Fotos hinzufügen, um den Verlauf des Auftrags auch bildlich festzuhalten.
Spontane Planänderung
Nach der Mittagspause ruft ein Kunde wegen einer Reklamation an: Seit dem gestrigen Einbau eines Dachfensters in einer Lagerhalle ist es dort nun undicht und Waren sind in Gefahr, beschädigt zu werden. Schnelles Handeln ist gefordert. Da Schulz laut GPS in der Nähe ist und laut Auftragsübersicht die Kapazitäten hat, beschließt die Zentrale, er soll sich den Schaden ansehen. Über sein Tablet legt er den Auftrag an. Beim Kunden angekommen, begutachtet er den Schaden, wirft einen Blick in die Stückliste und prüft, ob die benötigten Materialien noch im Lager verfügbar sind. Tatsächlich fehlt dem Betrieb ein Scharnier, das für die Reparatur nötig ist. Die Nachbestellung gibt Schulz über das Warenwirtschaftssystem beim Großhändler auf. Für die baldige Bearbeitung der Reklamation sucht er im Teamplanungssystem nach Mitarbeitern, die zeitnah verfügbar sind. Auf Basis dieser Informationen macht er dem Kunden ein Angebot mit genauem Kostenvoranschlag.