Eine kürzlich durchgeführte Untersuchung der RWTH Aachen zeigt, dass die eigentliche Auditdurchführung nur 30 Prozent des Gesamtaufwandes für einen Audit ausmacht. Der Großteil der Zeit entfällt auf nicht-wertschöpfende Tätigkeiten wie Vorbereitung, Administration, Dokumentation und Kommunikation. Schon in mittelständischen Unternehmen – und umso mehr in größeren Organisationen – laufen im Jahr häufig eine zwei- bis dreistellige Anzahl von Audits für die eigenen Zertifizierungen, das interne Qualitätsmanagement und die notwendigen Lieferantenbewertungen ab. Für die Dokumentation und den gemeinsamen Austausch mit allen Beteiligten zum Stand der Einzel-Audits kommt oftmals noch Excel zum Einsatz. Eine aktuelle Übersicht in Echtzeit zu allen laufenden Audits und Maßnahmen im Qualitätsmanagement ist so aufgrund der dezentralen und zeitversetzten Bearbeitung sowie der fehlenden, automatisierten Zusammenführung der Prozesse und Daten nicht möglich. Die Vielzahl der Audits erfordert von den Fachabteilungen einen erheblichen Aufwand an immer wiederkehrender Ein- und Aufarbeitung aktueller Stände in der Maßnahmenbearbeitung. Es verwundert daher kaum, dass viele Qualitätsmanagementverantwortliche eine fehlende Akzeptanz, hohe Reibungsverluste in der Kommunikation und eine geringe Wirksamkeit von Maßnahmen bei herkömmlich durchgeführten Auditprozessen beklagen. Abhilfe können Cloud-basierte Auditplattformen schaffen, die den kompletten Auditprozess vollständig digital abbilden, alle Beteiligten einbinden und die jederzeit auf Nutzerebene den aktuellen Überblick zum Stand der Dinge bieten. Eine solche Lösung ist die AuditCloud von NextAudit.
Alles auf einer Plattform
Die Lösung bildet von der Programmplanung über die Durchführung bis hin zur Maßnahmenverfolgung alles auf einer Plattform ab. Auf diese Weise vereinfacht sie die Kommunikation aller Beteiligten miteinander. Die übersichtliche Struktur schafft Transparenz und Orientierung für Auditoren und alle Stakeholder gleichermaßen. Für die Lieferanten-Auditierung können in Kürze auch externe Parteien ohne Aufwand in das System eingebunden werden. Da die AuditCloud auch offline genutzt werden kann und eine vollständige Mobile-Device-Fähigkeit bietet, erleichtert sie zudem die Dokumentation und Bearbeitung bei Vor-Ort-Audits. Gut strukturierte Bewertungsmetriken machen die Auditergebnisse mess- und vergleichbar, sodass die Bewertung eines Audits nicht mehr nur von der Erfahrung des jeweiligen Auditorenteams abhängt. Das führt zu effektiveren Auditprozessen und einer besseren Zusammenarbeit zwischen Auditoren, Fachabteilungen und Lieferanten. Erfahrungen zeigen, dass die Akzeptanz von Audits im Unternehmen insgesamt nach Einführung der AuditCloud signifikant gestiegen ist, was praktisch zu deutlichen Qualitätsverbesserungen führt.
Abläufe effizienter gestalten
Die Spezialisten von NextAudit nehmen an Design Sprints teil und bringen ihre Erfahrungen aus der Praxis in die Entwicklung zukünftiger Features und Verbesserungen mit ein. „Wir haben die AuditCloud entwickelt, um die Auditabläufe unserer Kunden intern und unternehmensübergreifend effizienter zu gestalten und die Maßnahmenverfolgung auf allen Ebenen wirksam zu unterstützen“, erklärt Alexander Stoffers, Gründer und Geschäftsführer von NextAudit. „So können Unternehmen das Wissen aus dem Auditkontext viel besser nutzen, was die positive Unternehmensentwicklung gezielt fördert.“
Reduzierter Aufwand
Als Cloud-basierte Plattform reduziert die Lösung den unternehmensinternen IT-Aufwand. Um Verfügbarkeit, Betrieb und Wartung der Software kümmert sich NextAudit. In Punkto Datenschutz und Datensicherheit erfüllt die Plattform alle wichtigen IT-Security-Kriterien. Die Daten werden in Deutschland DSGVO-konform und vor unbefugtem Zugriff geschützt gespeichert. Offene Schnittstellen ermöglichen die einfache Anbindung an ein unternehmensweites Identity und Access Management auf Active-Directory-Basis und eine sichere Authentifizierung über Single-Sign-On. Über die vorhandene Rest-API können weitere Systeme problemlos angebunden werden.