Woran Process Mining oft scheitert

Kompetenzteam bilden

Durch die Querschnittsabbildung des Unternehmens entlang des Prozesses gibt es sehr schnell viele potenzielle Stakeholder. Ein zentrales Kompetenzteam kann in solchen Fällen nützlich sein. Allerdings haben die zentralen Kompetenzzentren nicht immer die notwendige Durchschlagskraft bzw. die fachliche Tiefe. Aber auch dezentrale Expertenteams müssen gemanagt werden. Um eine tragfähige Organisation aufzubauen, sind Regeln für die Qualifizierung von Anwendungsfällen und Prozessen essenziell.

Experten hinzuziehen

Da die Erhebung der Daten und deren Analyse nicht einmal die halbe Miete sind, bietet sich fast immer eine Moderation durch interne oder externe Experten an. Ein Beispiel dafür ist die Priorisierung, wenn es um die Vorbereitung der Discovery von Prozessen geht, also das Rekonstruieren von Prozessen aufgrund des vorliegenden Datenmaterials. Auch sollten immer Kollegen mit dem nötigen Verständnis der Daten hinter dem visualisierten Modell und den Kennzahlen mit an Bord sein. Sie können Zusammenhänge schneller erklären. Bei der Interpretation und Ableitung von Maßnahmen sind dann mehr denn je Experten gefragt: Hier bieten sich Prozessexzellenzteams oder auch (Inhouse-)Effizienzberater an.

Nicht nur auf bestimmten Zeitraum konzentrieren

Eine statische Datenscheibe über z.B. alle Vorgänge für einen Prozess aus einem Jahr kann zunächst Klarheit liefern. Allerdings lässt sich ein Monitoring so nicht zuverlässig darstellen. Erst eine konstante Bedatung des Modells macht aus einem Process-Mining-Werkzeug eine Lösung, die Frühwarnsystem und Korrektiv gleichermaßen sein kann. Es macht eine Verzögerung beispielsweise schon zu Beginn eines Prozesses sicht- und spürbar. Die Folgen dessen lassen sich so besser vorhersagen, damit leichter in den Griff bekommen – und das an sich taktisch-strategische Tool kann dann auch zur operativen Steuerung verwendet werden. „Uns reicht es, den Prozess besser zu verstehen und einmal konventionell zu optimieren.“ Diese Haltung ist nicht selten, aber schade. Denn der Erfolg des Projektes wäre nur zeitlich begrenzt und würde die Möglichkeiten des Process-Mining-Werkzeugs außer Acht lassen. Die volle Transparenz bei den IT-unterstützten Prozessen führt zu einer guten Übersicht und liefert Bewertungsmöglichkeiten für den Einsatz unterschiedlichster Formen der Automatisierung. Generell bietet Process Mining einen guten, kontrollierbaren Einstieg in das Thema Hyperautomation. Und mehr als das: Es bildet das unverzichtbare Fundament durch Transparenz.

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