Intelligent Indexing
Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und der Auftragsbearbeitung werden durch den Intelligent Indexing Service unterstützt. Diese Funktion beschleunigt durch die automatische Verschlagwortung die Ablage von digitalen Dokumenten. Archivierte Dokumente können über einen Button direkt aus der ERP-Oberfläche heraus aufgerufen werden. Und letztendlich profitieren auch externe Dienstleister von der Lösung. Externe Steuerexperten, die die Buchhaltung des Unternehmens verantworten, können über ihr an das digitale Archiv angekoppelte Datev-System ebenfalls auf Knopfdruck steuerrelevante Belege einsehen und prüfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie im Unternehmen oder eigenen Büro sitzen.
Papierbelege digitalisiert
Seit Januar 2018 werden eingehende Papierbelege nahezu komplett digitalisiert und anschließend vernichtet. „Das auf diese Weise eingesparte Papiervolumen ist immens. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können wir aktuell jährlich etwa 60 Ordner mit Altdokumenten, die nicht digitalisiert wurden, entsorgen. Parallel dazu war unser digitaler Dokumenten-Pool bereits innerhalb von nur 18 Monaten auf mehr als 90.000, meist mehrseitige Dokumente angewachsen“, resümiert Philipp Müller. 15 Poweruser arbeiten täglich mit der Lösung und sind nunmehr von zeitintensiven Suchtätigkeiten entlastet. Auch Mitarbeiter im Service, Lager oder Vertrieb greifen auf technische Zeichnungen, Broschüren oder Produktkataloge in aktueller Version per Knopfdruck zu.
Ausbau geplant
Der DMS-Einsatz bei Optiflex soll weiter ausgebaut werden. „Nachdem die Digitalarchive der beiden operativen Gesellschaften Optiflex GmbH und Optiflex Drucklufttechnik GmbH mittlerweile so gut wie vollumfänglich genutzt werden, wird nun sukzessive auch das digitale Archiv der Besitzgesellschaft, der Hartwig Müller GmbH & Co. KG, mit ihren besonderen Anforderungen ausgebaut sowie ein HR-Archiv, das die Abläufe unseres Personalwesens deutlich vereinfacht. Darüber hinaus werden wir uns auch neuen Digitalisierungsthemen zuwenden“, sagt Müller. n freier Fachjournalist aus München