Viele aktuelle Enterprise Content Management-Systeme (ECM) sind modular aufgebaut. Das versetzt Unternehmen in die Lage, sich Teilbereiche der Organisation auszusuchen und dort ein Pilotprojekt zur Umstellung auf digitale Dokumentenlenkung starten zu können. Verläuft dieses erfolgreich, lassen sich weitere Bereiche nachziehen. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für ECM-Systeme sind vielfältig. Welche Optionen sich besonders anbieten, um eine ECM-Infrastruktur zu etablieren, erörtert der vorliegende Fachbeitrag.
Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Ein guter Einstieg in ein ECM-System sind die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, können sich Prüfung, Freigabe und Bezahlung beschleunigen, was Prozesskosten senkt. ECM-Systemintegrator Optimal Systems hat für ein Whitepapier berechnet, dass die manuelle Bearbeitung von Rechnungen Versender bis zu vier Euro, Empfänger bis zu 30 Euro kosten kann. Ein Umstieg von der manuellen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung spart bis zu 80 Prozent dieser Kosten ein, rechneten die Autoren der Firma weiter aus. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse senken zugleich die Fehlerquote. Korrekt integriert, können Anwenderfirmen mit folgenden Effekten rechnen:
- Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess,
- schnellere – da automatisierte – Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen,
- Einhalten gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD),
- revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet meterweise Aktenordner mit Rechnungen,
- Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind protokolliert.
Die digitale Personalakte
Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für das Administrative herum gibt es elektronische Lösungen. So übernimmt die digitale Personalakte die Stammdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt die Informationen an einem zentralen Ablageort. Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Sie den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen. Die digitale Personalakte ermöglicht beispielsweise:
- zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur,
- Vorlagen- und Fristenverwaltung, Reporting und praktische Volltextsuchen,
- Management von Wiedervorlagen,
- Pflichtdokumenten-Monitoring etwa für Arbeitsverträge,
- Auswertungen und Recherchen.
Indem ECM-Software Angestellte befähigt, gerade benötigte Information schneller aufzufinden, steigt meist deren die Effizienz. Eine digitale Personalakte spielt aber noch vielfältigen Zusatznutzen aus, wenn sie etwa mit einem digitalen Bewerbermanagement integriert wird.
Digitales Bewerbermanagement
Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten ist eine der derzeit größten Herausforderungen für Unternehmen. Bis eine Stelle erfolgreich besetzt werden kann, gilt es Anforderungen zu definieren, eingehende Bewerbungen auszuwerten und später die Vorauswahl intern abzustimmen. Ein digitales ECM-Tool zum Bewerbermanagement kann aufbauend auf den Daten einer digitalen Personalakte anfallende Prozesse digital lenken. Die ECM-Lösung von TA Triumph-Adler mit der Software von Enaio von Optimal System stellt darüber hinaus Funktionen zur Verfügung, die im Sinn eines E-Recruitings eine Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Unternehmenswebsite oder die Kommunikation mit kommerziellen Karriereportalen unterstützen. Das digitale Bewerbermanagement der Lösung begleitet den Prozess von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Vertrag mit folgenden Funktionen: