Was digitale Prozesse und elektronische Akten angeht, hat die deutsche Lebensmittelbranche noch einigen Aufholbedarf. Dies stellt Dominik Behling, Bereichsleiter Finanzen der Schwartauer Werke, immer wieder fest. Wenn er auf Branchenevents erklärt, was sein Unternehmen in diesem Bereich umsetzt, staunen viele im Fachpublikum. Mittlerweile 21 Jahre ist es her, dass die Schwartauer Werke sich erstmals mit Enterprise Content Management (ECM), Workflows und elektronischen Archiven beschäftigt haben. Technologiepartner war von Beginn an die xSuite Group. Im Laufe der Jahre hat der Lebensmittelhersteller die Anwendungssoftware des Herstellers aus Ahrensburg immer weiter ausgebaut. Viel Papier gibt es heute bei den Schwartauer Werken nicht mehr, digitale Prozesse und elektronische Akten bestimmen das Bild. Zum Beispiel bei der Eingangsrechnungsbearbeitung: Bereits 1998 fing das Unternehmen an, Rechnungsbelege nach ihrer Bearbeitung einzuscannen und in einem elektronischen Archiv abzulegen. 2004 wurde die SAP-integrierte Eingangsrechnungsbearbeitung vom Dienstleister, damals noch WMD, eingeführt. Seitdem werden die Belege direkt nach ihrem Eintreffen gescannt, ausgelesen und validiert, um anschließend elektronisch an die rund 100 sachlichen Prüferinnen und 50 Freigeber zur Bearbeitung verteilt zu werden.
Keine Rechnung in Schubladen
Mit Einführung des elektronischen Workflows ist es Schwartau möglich geworden, Rechnungen innerhalb nur eines Tages für die Verbuchung und Bezahlung freizugeben. Da angesichts einer oft dünnen Personaldecke Belege auch einmal länger liegen bleiben müssen, war es für Finanzleiter Behling so wichtig, schon sehr früh auf Digitalisierung gesetzt zu haben. „Ohne den Rechnungsworkflow würden wir mit der Bearbeitung gar nicht mehr hinterherkommen“, ist er sich sicher. „Es gibt bei uns schon lange keine Papierrechnungen mehr, die in der Schublade auf Bearbeitung warten. Andere Unternehmen glauben mir das oft gar nicht.“ 40.000 Eingangsrechnungen zählen die Schwartauer Werke pro Jahr, größtenteils von Lieferanten und Dienstleistern. Aber auch sogenannte debitorische Belastungsanzeigen sind darunter – ein im Lebensmitteleinzelhandel bekanntes Phänomen. Dabei handelt es sich um Gegenrechnungen von Kunden, die eine Lieferung und damit Rechnung der Schwartauer Werke aus verschiedensten Gründen monieren, seien sie gerechtfertigt oder nicht. Auch diese Vorgänge müssen natürlich bearbeitet werden und bestehen fast ausschließlich aus Papierdokumenten, denn eine digitale Rechnungsstellung oder Ausgangspost ist bei den großen Lebensmitteleinzelhändlern noch weitgehend unbekannt. Daher müssen auch diese Unterlagen gescannt und dem elektronischen Prüfworkflow zugeführt werden.
Zeit für neue Programme
Die durch digitale Prozessgestaltung gewonnene Geschwindigkeit nutzen die Schwartauer Werke, um ihre Geschäftsbeziehungen weiter zu verbessern. So wurden fortschrittliche Instrumente wie ein Delkredere-Programm angeschlossen – eine besondere Form des Garantievertrages, bei dem sich Kreditoren über eine außenstehende Instanz (den delkredere-tragenden Verband) gegenüber einem Forderungsausfall versichern können. „So etwas funktioniert natürlich nur, wenn Rechnungen schnell verbucht sind“, sagt Dominik Behling. Bei den Schwartauer Werken nutzen dies vor allem die Rohstoff-Lieferanten. Auch andere Modelle wie Reverse Factoring (Lieferanten- oder Einkaufsfinanzierung) sind für die Schwartauer Werke nun, wo man alle Daten schnell zur Verfügung hat, möglich und sollen künftig verstärkt genutzt werden. Die Schwartauer Werke decken mit den xSuite-Lösungen aber noch mehr ab als nur die reine Rechnungsbearbeitung. Den Workflow nutzt etwa auch die Qualitätssicherung, die mit einer Capture-Lösung Zertifikate und Wareneingangsdokumente klassifiziert und im elektronischen Archiv abgelegt. Weiter gibt es eine Reihe elektronischer Akten; Vorreiter und Blaupause für andere Geschäftsbereiche war hier die technische Abteilung. Bei der elektronischen Technikakte handelt es sich um ein strukturiertes Ordnersystem zur Aufnahme von Dokumenten. In der Aktenlösung wurde dafür eine Sammelnummer als Oberbegriff eingerichtet. Unter diesem Dateikopf hängen verschiedene Einzelordner für Projekte und Fachbereiche. Die auf drei Standorte aufgeteilten Beschäftigten in den technischen Abteilungen können mit der elektronischen Akte von überall auf die digitalen Informationen zugreifen, und zwar so, dass sie unveränderbar, das heißt revisionssicher sind. „Sonst hätten wir dies ebenso gut über den Windows Explorer lösen können“, schildert Dominik Behling den Vorteil einer E-Akte.
Mit SAP-Belegen verknüpft
Die Ablage in der Akte ist so strukturiert, dass die abgelegten Dokumente mit den SAP-Belegen verknüpft sind. Die prüfenden Ingenieure haben alle Informationen im Zugriff, von der Angebotsvergabe über die Auftragsbestätigung bis hin zu technischen Zeichnungen und Reklamationen. Für jeden Vorgang, etwa ‚Wartung eines Gabelstaplers‘ oder ‚Instandsetzen einer Eingangstür‘, gibt es eine eigene Akte – 12.000 Stück sind es mittlerweile, die alle technischen Bereiche und die kaufmännische Abteilung nutzen.