Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den komplexesten Geschäftsvorgängen: Er bedarf vieler Einzelschritte und involvierte Akteure sind involviert. Gerade in produzierenden Betrieben gehört er jedoch zum Tagesgeschäft. Für den Unternehmenserfolg ist eine Beschleunigung dieses Vorgangs daher wünschenswert. Durch die Unterstützung eines EIM(Enterprise Information Management) -Systems kann dies gelingen. Dafür müssen im Zusammenspiel mit der eingesetzten ERP-Lösung alle Schritte von der Beschaffung bis zur Eingangsrechnungsverarbeitung abgedeckt werden.
Mit dem ERP-System
Bei der Auswahl der Software sollte daher auf die Konnektivität der Systeme geachtet werden. Im ERP-System werden Ressourcen verwaltet und kaufmännische Prozesse umgesetzt. Zudem läuft dort das Reporting ab. Das EIM dient als Plattform, auf der über den ganzen Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden. Ein EIM vereint unterschiedliche Einzellösungen, die in den entsprechenden Phasen des Prozesses eingesetzt werden: elektronische Akte, Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement sowie Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Seitens der Unternehmen gibt es jedoch oftmals Hemmnisse für die Anschaffung digitaler Lösungen. Diesen begegnen Software-Anbieter, indem sie bei der Einführung sowie im laufenden Betrieb unterstützen und zudem Schulungen zum besseren Umgang mit der Software anbieten. Darüber hinaus setzen viele Systeme kein spezielles Technologieverständnis der Anwender voraus. Doch wie funktioniert ein EIM-System? Alle Dokumente, die beim Bestellvorgang anfallen, werden in dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Das EIM sammelt die relevanten Informationen und stellt sie zur Verfügung. Außerdem sorgt es für eine gesetzeskonforme Archivierung der zugehörigen Dokumente. Dadurch werden Informationsinseln aufgelöst und die notwendigen Informationen stehen abhängig von einem Berechtigungskonzept jedem Prozessbeteiligten zur Verfügung. Zudem können Workflows erstellt werden, die zur Vermeidung von langen Liegezeiten beitragen.
Zeit sparen
Möglichkeiten zur Zeitersparnis liegen vor allem bei der Prüfung und Freigabe von Bedarfsmeldungen sowie Eingangsrechnungen. Durch Workflows und einen zentralisierten Zugriff auf die relevanten Informationen gehen die entsprechenden Prozesse mit einem EIM-System schneller. So etwa bei der Prüfung von Rechnungen: Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) die Funktionstrennung vor, die durch das vier-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann. Gibt es noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Durch vordefinierte Workflows könnend die Aufgaben an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen können die Bearbeitung zusätzlich beschleunigen. Des Weiteren können in den Workflows unternehmensinterne Regeln definiert werden. Muss beispielsweise eine Eingangsrechnung ab einer bestimmten Rechnungssumme von der Geschäftsführung freigegeben werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht – eine solche Regel kann in den Workflow aufgenommen werden. Auch Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten können hinterlegt werden.
Routine automatisieren
Auch durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die der Einsatz einer EIM-Lösung ermöglicht, lässt sich Zeit sparen. Ein Beispiel dafür ist die formelle Rechnungsprüfung. Bei Rechnungseingang und dem Auslesen derselben findet bereits eine softwaregestützte formelle Prüfung statt. Werden keine Abweichungen festgestellt, braucht kein Mitarbeiter mehr eingreifen. Dieser Prozess kann bei digitalen Rechnungseingängen sogar komplett automatisiert werden. Durch digitales Beschaffungs- und Eingangrechnungsmanagements wird er Prozess zudem transparenter. Alle dazugehörigen Dokumente werden strukturiert abgelegt und in einer gemeinsamen Bestellakte zur Verfügung gestellt. Das vermeidet in jeder Phase des Purchase-to-Pay-Prozesses langes Suchen nach wichtigen Informationen und Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität.