Der Fachkräftemangel zieht sich durch alle Branchen und Bereiche. Auch im produzierenden Mittelstand bleiben viele Stellen unbesetzt, während die wirtschaftliche Lage als stabil gilt. Dies führt zu einer hohen Belastung bei den Mitarbeitern. Während für Effizienz-Steigerungsraten in der Produktion oft großer Aufwand betrieben, gehen im administrativen Bereich noch viele Stunden durch manuelle Routinetätigkeiten verloren. Aus der Erfahrung unterschiedlicher Lean-Administration-Projekte der CIM Aachen zeigt sich, dass diese Tätigkeiten vor allem bei mittelständischen Unternehmen oft nicht erkannt werden und die Vorstellungskraft für schlanke Prozesse in den administrativen Bereichen fehlt.
Um diese Vorstellungskraft zu stärken, werden zunächst mit einer Swimlane-Analyse die Ist-Prozesse beleuchtet. Ergänzend wird eine sogenannte Tätigkeitsstrukturanalyse durchgeführt. Diesen Problemzonen gilt es anschließend mit einem Soll-Konzept zu begegnen. Konkret bedeutet das, zunächst die grundlegenden organisatorischen Abläufe zu optimieren und anschließend den ERP-Nutzungsgrad zu erhöhen. Erst danach sollte über Softwareeinführung nachgedacht werden. Im administrativen Bereich werden häufig Standard-Addons, RPA-Tools oder Anpassungen eingeführt.
In der Anwendung
Bei der Firma Kaup, einem Hersteller von Stapleranbaugeräten, entschied man sich aufgrund des hohen Aufwands für das Erstellen von E-Mails zu SAP-Vorgängen jeglicher Art deshalb für das SAP AddOn ‚SmartMail‘. Das Tool generiert archiviert in verschiedenen Bereichen automatisch E-Mails aus SAP-Belegen. So werden etwa in Anfrage- bzw. Bestell-E-Mails neben dem SAP-Beleg-PDF auch automatisch alle notwendigen Zeichnungsunterlagen und Einkaufsbedingungen über das AddOn ergänzt. Betreffzeile und Mail-Body werden einheitlich in der bevorzugten Kommunikationssprache des aktuellen Geschäftspartners formuliert und mit aktuellen Belegdaten angereichert. Weitere Funktionen sind automatische Adressierung an mehrere Empfänger, HTML-Gestaltungsmöglichkeiten gemäß Firmen-CI oder automatisches Anhängen von Signaturen.
Die versendeten E-Mails werden automatisch an verlinkte Dokument-Infosätze oder über die Dienste zum Objekt archiviert. Das standardisiert und vereinfacht das Wiederfinden der Korrespondenz. Bei notwendiger Bearbeitung vor dem Versenden der E-Mails kann diese direkt aus SAP-GUI und ohne Systembruch abgewickelt werden. Die meisten E-Mails werden jedoch ohnehin ohne Benutzereingriff im Batch-Betrieb versendet und archiviert. Beispiele dafür sind etwa Bestellbestätigungen, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Versandbenachrichtigungen und Geräte-Dokumentationen.
Kaup generiert und archiviert mit dem AddOn mehr als 150.000 Mails pro Jahr.
„Bei einer realisierten Zeitersparnis von ca. 3 bis 4 Minuten pro Vorgang, summiert sich unsere jährliche Zeitersparnis auf über 600.000 Arbeitszeit-Minuten. Das entspricht in etwa der Arbeitsleistung von 6 Vollzeitkräften und führt zu einem ROI von deutlich <1 Jahr", sagt Wolfgang Euler, IT-Leiter bei Kaup.
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