RPA-Bots sind prädestiniert dafür, Menschen repetitive Verwaltungsaufgaben abzunehmen. Dennoch haben selbst große Hersteller mitunter nur einzelne Lizenzen für Software-Bots, die sie auch nur wenig nutzen. Dabei gilt: Je größer ein Unternehmen, desto mehr Schnittstellen mit Systembrüchen sind in der Regel vorhanden. Dort müssen dann Mitarbeiter einspringen, um die Lücke zwischen den Systemen manuell zu schließen. Anwendungsbeispiele finden sich in der Automobilindustrie etwa in den internen Shared-Service-Prozessen im HR-Umfeld, wo Dokumente wie Krankmeldungen in den elektronischen Personalakten abgelegt werden. Hier läuft oft noch viel Kommunikation per Mail, angehängte Dateien müssen manuell kopiert oder abgelegt werden, manchmal an mehreren Stellen gleichzeitig. Ein RPA-Bot könnte die Kommunikation übernehmen. Auch im direkten Kundenkontakt können RPA-Bots unterstützen, sei es bei der Verlängerung laufender Verträge oder der Anpassung von Kundenstammdaten. Und dieser Bedarf wird zunehmen, wenn die Kommunikation mit den Kunden immer stärker in die digitalen Kanäle wandert.
RPA auf Werksebene
Auch in den Werkhallen oder in der Logistik ließe sich RPA einsetzen. In der Qualitätssicherung können Software-Bots Bildmaterial und sonstige digitale Informationen automatisch verarbeiten und auswerten. Bots verwalten auch Stammdaten, Bezugsquellen, Arbeitsaufträge, Angebote, Rechnungen und Verträge und bearbeiten Retouren – Aufgaben, die heute noch oft von Menschen ausgeführt werden, häufig sogar auf Papier. Ein Beispiel: Eingehende Rechnungen werden gescannt, an den entsprechenden Ansprechpartner zur Prüfung gemailt, dann vielleicht nochmals ausgedruckt und in ein anderes Postfach gesteckt für eine weitere Prüfung, am Ende landen sie nach Tagen in der Buchhaltung. Das kostet Zeit und sogar Geld, wenn Skontifristen nicht eingehalten werden.
Schnittstellen oft komplizierter
Die Entwicklung eines Bots erfordert in der Regel deutlich weniger Aufwand und Knowhow als die einer Schnittstelle, die Daten zwischen Systemen transferiert und in die Systeme und deren Datenstrukturen eingreift. Einen RPA-Bot kann man sich wie einen virtuellen Mitarbeiter vorstellen: Er benötigt eine IT-taugliche Identität, ein Berechtigungskonzept, sowie einen verantwortlichen fachlichen Betreuer, analog dem Vorgesetzten eines echten Mitarbeiters. Dieser ist dann ebenso dafür zuständig, den virtuellen Bot einzulernen, auf Weiterbildung zu achten, sofern sich Prozesse oder Systeme ändern. Ebenso stellt der Betreuer sicher, dass die Berechtigungen des Bots nicht gegen geltende Grundsätze der Segregation of Duties verstoßen.
Governance erforderlich
Eines ist meist zwingend erforderlich, um RPA erfolgreich im Unternehmen zu etablieren: Die Schaffung einer zentralen Governance-Funktion, die dafür sorgt, dass kein Wildwuchs an Bots entsteht und dass diese auf Basis einheitlicher Vorgaben gut zu warten sind und allen Anforderungen an das Identity-Management und die IT-Sicherheit entsprechen. Dazu gehören die Wahl der RPA-Plattform, aber auch ein Evaluationsmodell für Prozessautomatisierung, ein Key-User-Modell, ein Trainingskonzept und ein Kommunikationskonzept, um das Thema im Unternehmen bekannt zu machen und zu skalieren. Denn nur dann wird sich der Einsatz tatsächlich auch lohnen. Die Einführung von RPA ist kein Alleingang einer Abteilung, sondern gelingt nur, wenn Management, IT und Fachabteilungen an einem Strang ziehen.