Weniger Ballast
Bestandteil des Checks ist auch eine Untersuchung der Geschäftsprozesse und der Belegdaten. Die dadurch ermittelte, oft große Anzahl nicht abgeschlossener Transaktionen überrascht viele Unternehmen – gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung, wo offene Belege auf unbezahlte Rechnungen verweisen. Hier gilt es, diese Vorgänge zunächst abzuschließen und zu archivieren. Diese Aufräumarbeiten beziehen sich aber nicht nur auf einzelne Geschäftsvorgänge. Vielmehr ist es ein zentrales Anliegen, vor dem Wechsel Daten und Prozesse soweit wie möglich zu bereinigen. Das Resultat zeigt sich ebenfalls im Rahmen des Readiness Checks: Auf Basis der Ist-Situation werden Zielarchitektur und -größe des künftigen Systems berechnet. Je überschaubarer also die Situation im Unternehmen vor dem Systemwechsel, desto übersichtlicher – und somit günstiger – wird die Systemlandschaft nach der Transition aufgebaut sein.
Neue Funktionen – Was verbessert werden kann
Erste Anregungen zu Prozess-Optimierungen können Best Practices liefern, wie sie von SAP selbst, aber auch von Dienstleistungspartnern vorgestellt werden. Wenn es um die Anwendungen im eigenen Unternehmen geht, sind zwei Self-Service-Tools des Software-Anbieters besonders zu empfehlen: Mit Hilfe des Transformation Navigators lässt sich ein Bauplan für die Konfiguration des künftigen Systems erstellen – basierend auf dem Ist-Zustand, optional können aber auch weitere, neu geplante Elemente mit untersucht werden. Im Report ist auch indiziert, ob für die neue Konfiguration unter S/4Hana zusätzliche Lizenzen benötigt werden. Das zweite Werkzeug, der Business Scenario Recommendation Report, analysiert, welche Transaktionen und Applikationen die Anwender im Tagesgeschäft nutzen und welche dieser Prozesse mit dem neuen ERP-System verändert wurden. Zusätzlich werden im Ergebnisbericht Optimierungsvorschläge für die verwendeten Geschäftsprozesse aufgelistet. Die Kompatibilität der verwendeten Business Functions und Addons von Drittanbietern wird standardmäßig auch im Rahmen des S/4Hana Readiness Checks geprüft. Hierzu ein Tipp: Addons von Drittanbietern werden bei dieser Analyse recht häufig als unbekannt klassifiziert. Daher ist es wichtig, schon vorab mit den jeweiligen Software-Anbietern die künftige Kompatibilität zu klären. Zusätzlich werden im Ergebnis des Readiness Checks Fiori-Apps vorgeschlagen, die Prozesse zusätzlich vereinfachen sollen.
Interpretation ist entscheidend
Diese Selbsthilfe-Tools von SAP können häufig von der eigenen IT-Abteilung vorbereitet werden. Die Auswertung dieser Reports und die Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen erfordert jedoch Expertise. Entweder holen sich Unternehmen dieses Fachwissen ins Haus, oder suchen bei Beratungshäusern Unterstützung bei der Interpretation und den notwendigen Anpassungen der Systeme. Die Analyseergebnisse erlauben es den Anwenderunternehmen, einige wesentliche Punkte beim Systemwechsel einzuschätzen: