Das Traditionsunternehmen Rapa mit Hauptsitz im nordbayerischen Selb fertigt Hydraulik- und Pneumatik-Komponenten sowie Systeme für die Bereiche Automotive, Healthcare und andere Sektoren der Verarbeitenden Industrie. In der Automobilbranche unterstützen die Produkte des Herstellers die funktionale Sicherheit, die Chassis-Kontrolle sowie die Kraftstoff-Effizienz. Als Zulieferer muss Rapa einen problemlosen Austausch von strukturierten Daten mit seinen Kunden sicherstellen – gerade in zeitkritischen Szenarien wie der Just-in-Time-Produktionsversorgung.
Moderne EDI-Landschaft
Der Hersteller blickt auf eine 120jährige Geschichte zurück. So ist es ganz normal, dass auch die organisch gewachsenen IT-Strukturen einmal in die Jahre kommen. Zwar kommunizierte Rapa bereits via EDI mit Kunden sowie einigen Lieferanten. Doch ab einem bestimmten Punkt konnte die eingesetzte Software mit den Anforderungen der Automobilbranche nicht länger Schritt halten. So nahm das Onboarding neuer Partner und Lieferanten ins EDI-System oder die Integration neuer EDI-Nachrichtentypen bisweilen Monate in Anspruch. Und der Bestellprozess im Einkauf erfolgte teils noch über den Versand von PDFs per E-Mail. Fehlerhafte Advanced Shipping Notices (ASN) belasteten den Datenaustausch mit Handelspartnern. Wenn sich bei einem Lieferanten aufgrund von Fehlern in der Kommunikation die Reklamationen häufen, kann sein Rating bei OEMs darunter leiden. Die interne IT-Abteilung bei Rapa war im Unternehmensalltag stark mit Troubleshooting für die anfallenden EDI-Probleme ausgelastet. Vor dieser Herausforderung stand der IT-Dienstleister Aimtec, als er den Zuschlag erhielt, die EDI-Landschaft bei Rapa auf den neusten Stand zu bringen.
EDI in die Cloud verlegt
Oberste Priorität des Digitalisierungsprojekts war es, gemäß dem Anforderungsverzeichnis eine saubere und einheitliche Datenbasis für ASNs zu schaffen, um häufige Fehler abzustellen. Dazu analysierte und klassifizierte der IT-Dienstleister vorhandene Daten, bevor die weltweiten Kunden und Lieferanten von Rapa auf die Aimtec-Software migriert wurden. Diese standardisierte EDI-as-a-Service-Anwendung wird von zahlreichen Zulieferern der Automobilbranche eingesetzt und tauscht Nachrichten mit den Handelspartnern komplett automatisch aus.
80 Prozent weniger Arbeit für die IT-Abteilung
Auch um die Validierung der ASNs kümmert sich Aimtec. Ausgehende Nachrichten werden in das vom Partner geforderte Format konvertiert. Wenn eine Validierung scheitert, werden die Zuständigen bei Rapa automatisch benachrichtigt. Durch die Kontrolle jeder EDI-Nachricht werden Fehler vermieden. Der Einkauf muss keine Bestellungen mehr per E-Mail aufgeben, das System generiert und übermittelt sie stattdessen automatisch. Durch die entfallende Handarbeit sinkt das Fehlerrisiko beim Datenaustausch. Auch die IT-Abteilung wird entlastet: Auf die EDI-Kommunikation entfällt heute 80 Prozent weniger Arbeitszeit. Mit der neuen Software sind die bayrischen Magnetventil-Spezialisten in der Lage, neue Kunden oder Nachrichtentypen in wenigen Tage ins ERP-System zu integrieren. Damit ist RAPA auch für künftige Anforderungen an die B2B-Kommunikation in der Automobilbranche gerüstet.