In vielen öffentlichen Einrichtungen wird bis heute mit Fax gearbeitet, was nicht mehr zeitgemäß erscheint – aber was ist beispielsweise mit anderen Unternehmen? Im Einkauf beispielsweise werden bis heute händisch PDF-Dateien verglichen, korrigiert und in das unternehmenseigene System nachgearbeitet.
Zu viele Parteien
Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnerunternehmen und -behörden birgt viele Erschwernisse. Dokumente müssen sicher übertragen werden, Korrekturen für alle Beteiligten nachvollziehbar sein und die Daten müssen in das bestehende System implementiert werden. Das heißt explizit: PDF-Dateien exportieren, PDF-Dateien versenden und die empfangenen Daten und Korrekturen in das bestehende System einarbeiten. Mit lediglich zwei Beteiligten ist die Abfolge zunächst simpel, im Einkauf können allerdings mehr als dreimal so viele Parteien an einem Ablauf beteiligt sein. Vom Zulieferer zur Beschaffung, Produktion, Verteilung bis hin zum Händler – zwischen ihnen werden PDF-Dateien ausgetauscht und der vorher simple Prozess wird so komplex, dass eine Vollzeitkraft damit beschäftigt ist, PDF-Dateien zu exportieren, zu versenden und die Daten im eigenen System einzubinden oder zu korrigieren.
Brüche zwischen den Systemen
Der Grund für diese moderne Fließbandarbeit ist das Arbeiten in voneinander unabhängigen IT-Systemen. Was durchaus Sinn ergibt, denn jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass die eigene IT sicher ist und die darin befindlichen Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Die Brüche zwischen den Systemen verhindern aber die nahtlose Zusammenarbeit und verlangsamen den Workflow. Beispiele für langsame Workflows und unüberbrückbare mediale Brüche sind etwa Bürgerämter, der TÜV oder die Polizei. Dort verhindern mediale Brüche das schnelle Verarbeiten von Informationen und beeinträchtigen damit sogar wichtige Vorgänge, wie etwa die Strafverfolgung. Doch nicht nur in öffentlichen Einrichtungen läuft es schleppend – auch Abläufe in Unternehmen könnten oftmals effizienter gestaltet werden. Also warum haben sich nochmal Mails und PDF-Dateien durchgesetzt? Der Grund: es ist einfach. Allerdings hat diese Einfachheit heutzutage einen großen Nachteil, den man schlussendlich mit Komplexität und Mehraufwand bezahlt.
Die Blockchain kann helfen
Was sollen Unternehmen demzufolge machen, um die vorgegebenen Richtlinien zu erfüllen, ohne die Sicherheit und die Weisungsbefugnis über das eigene System zu verlieren? Das einzige Hindernis diesen Workflow zu optimieren ist die Angst vor dem Unbekannten – schließlich funktioniert es auch schon „seit Jahren gut, so wie es ist“. Doch das heißt nicht, dass sich dieser Prozess nicht vereinafchen lässt. Mithilfe von Distributed-Ledger-Technologien, wie der Blockchain, rückt ein optimierter Workflow näher.