Im Kern integrieren Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP) geschäftsrelevante Daten und verbinden sie miteinander. Jedoch stellt nicht jeder Anbieter dieselbe Bandbreite an Features zur Verfügung und längst nicht alle möglichen Optionen sind erforderlich. Um die Produktion zu unterstützen, müssen branchenspezifische ERP-Systeme insbesondere im Bereich Logistik weitreichende Kapazitäten bieten. Informationen zur Verfügbarkeit von Rohstoffen entlang der Lieferkette bereitzustellen, sollte elementarer Bestandteil der Software sein. Das erfordert Kommunikationsfunktionen mit Zulieferern und deren Systemen, auch Supply-Chain-Management genannt. In Kombination mit der digitalen Erfassung von Lagerbeständen stellt diese Verbindung bereits zentrale Informationen zur Planung der Produktion bereit. Gehören beispielsweise Spezialanfertigungen zum Kerngeschäft, erleichtert eine Schnittstelle zur Materialanforderung auf Basis computergestützter Designs den Arbeitsprozess. Eine Einspeisung der Fertigungsschritte in das System erlaubt nachstehenden Stationen der Wertschöpfungskette zuverlässigen Zugang zu Informationen über potenzielle Lieferkapazitäten. Gerade in fertigungstiefen Unternehmen oder solchen mit einer hohen Anzahl an Fertigungsschritten fällt ein Überblick trotzdem schwer. Deswegen lohnt sich ein Investment in Prognosemodule, idealerweise mit einer Kalkulation für das beste, schlechteste und wahrscheinlichste Szenario. Das bietet die Chancen, mögliche Engpässe früh zu erkennen und abzufedern.
Geschäftiges Treiben
Wichtiger Faktor für die Wahl der Funktionalitäten ist zudem die Art des Vertriebs. Insbesondere die Zielgruppe – B2B oder B2C – spielt eine wichtige Rolle. Erfolgt der Absatz überwiegend an einen oder wenige Kunden, benötigen diese Beziehungen nicht zwingend spezialisierte Software. Verkauft ein Unternehmen den Großteil seiner Ware hingegen über einen Onlineshop, beispielsweise als Produzent für Einzelteile, verlangsamen sich die Abläufe ohne eine Schnittstelle zum ERP-System. Gehen regelmäßig Aufträge von verschiedenen oder neuen Käufern ein, erleichtern Module zur Pflege von Kundenbeziehungen den Arbeitsalltag enorm. Läuft der Vertrieb verstärkt über den Außendienst, kann eine App-Version für mobile Endgeräte auch fernab des Standorts relevante Informationen weitergeben. Zwar können Aufträge auch per Anruf ausgelöst werden, aber spätestens, wenn potenzielle Kunden nach den nächsten freien Produktionskapazitäten oder dem aktuellen Lagerbestand fragen, liefert eine App verlässlich Antworten, ohne weitere Personen zu binden.
Eine Frage des Standorts
Nicht nur der Vertrieb, sondern auch die Unternehmensstruktur selbst generiert Anforderungen an ein ERP-System. Findet die Produktion in einer Fabrik statt, fällt die Installation eines klassischen Servers leicht. Je kleingliedriger die Standortstruktur organisiert ist, desto unpraktischer wird diese Herangehensweise, weil jede Niederlassung eigene Hardware benötigt. In diesen Fällen können cloudbasierte Lösungen helfen. Sie setzen lediglich eine Internetverbindung und ein Endgerät voraus, auf dem die Daten gespeichert werden können. Regelmäßige Updates erfolgen hierbei organisch. Für elektronische Sicherheit ist der Betreiber der Cloud verantwortlich. Allerdings sollten die Informationen in einem deutschen Rechenzentrum liegen, um durch die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik geschützt zu sein. Da bei der Verwendung eines ERP-Systems aus der Cloud die eigene Infrastruktur nicht die Zahl der möglichen Zugriffe limitiert, eignen sie sich gut für stark wachsende Unternehmen.
Zahlen bitte
Optimierungen im Arbeitsablauf des Finanz- und Rechnungswesen sind ebenfalls möglich. Die automatische Erstellung von Rechnungen zu festgelegten Zeitpunkten im Verkaufsprozess, inklusive Vermerk in der Buchhaltung, beschleunigt interne Prozesse. Bei Bedarf kann das ERP-System Prognosen beisteuern und für übersichtlicheres Controlling sorgen. Weniger eindeutig ist die Integration des Personalwesens. Zwar ermöglichen gebündelte Personaldaten präzise Reportings zu den Unternehmensfinanzen, allerdings ist hier häufig bereits spezialisierte Software im Einsatz. Deswegen sollte eine Änderung der Strukturen intensiv geprüft werden, besonders wenn die Prozesse zwischen Personalwesen und Geschäftsführung reibungslos funktionieren. In diesen Fällen sind in Unternehmen mit übersichtlichen Mitarbeiterzahlen meist keine Veränderungen notwendig.