1. Ist der Prozess digital oder kann er vollständig digitalisiert werden?
2. Handelt es sich um einen zeitkritischen Prozess, der oftmals wiederholt wird?
3. Weist er bisher eine hohe Fehleranfälligkeit auf?
4. Besitzt er einen hohen Unternehmenswert?
5. Basiert er auf statischen Regeln?
6. Ist das Prozessvolumen, also die Anzahl der Ausführungen, groß?
Können diese Fragen mit ‘Ja’ beantwortet werden, ist RPA definitiv eine mögliche Antwort, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Zum einen durch schnellere und fehlerfreie Arbeitsabläufe und zum anderen durch motivietrere Mitarbeiter, die ihre frei gewordene Zeit in die Weiterentwicklung des Unternehmens investieren können.
Optimierung vor Implementierung
Nachdem Unternehmen evaluiert haben, welche Prozesse prinzipiell für eine Automatisierung in Frage kommen, geht es an die Umsetzung. Vor der Implementierung sollten die zu automatisierenden Prozesse jedoch mit den Fachexperten zusammen optimiert werden, um mögliche Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Neben den auszuführenden Aktivitäten sollten auch die involvierten Prozessbeteiligten, IT-Systeme, Dokumententypen und Prozesszeiten detailliert analysiert und dokumentiert werden. Ist eine effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse möglich, sollte dies möglichst vor der Automatisierung passieren. Ebenfalls nicht zu unterschätzen, ist eine realistische Zielsetzung. Es empfiehlt sich, nicht gleich mit den geschäftskritischsten Prozessen zu starten und sich auf eine iterative Integration der Prozessautomatisierung in die Organisation konzentrieren. Eine agile Vorgehensweise kann mögliche Risiken und Prozessfehler vermeiden. Probleme werden so rechtzeitig erkannt und können vor den weiteren Arbeitsschritten behoben werden. Welches Tool am Ende das richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie Ziele und IT-Vorgaben des Unternehmens, Umfang und Komplexität der zu automatisierenden Geschäftsprozesse sowie Kosten, Lizenzmodelle, Support-Funktionen des Tool-Anbieters im Betrieb und Life Cycle Management der RPA-Software.
Wenn alle technischen Fragen geklärt sind, sollten Unternehmen daran denken ihre Mitarbeiter auf die veränderten Prozesse mit Schulungen vorzubereiten. Schließlich sorgen die Automatisierungen nicht dafür, dass auf Menschen verzichtet werden kann, sie ermöglichen den Kollegen allerdings sich auf komplexere Arbeiten zu konzentrieren und ihren Bot als Zulieferer und praktischen Helfer zu betrachten.
Azime Albayrak ist Digital Transformation Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions.
Enrico Jorgel arbeitet bei T-Systems MMS im Project Management und als Portfolio-Lead Automation.