Schon 59 Prozent der Unternehmen setzen auf vernetzte Produktionsanlagen, Kommunikation zwischen Maschinen in Echtzeit oder intelligente Roboter. Und wer noch nicht mit diesen Technologien arbeitet, der plant es in näherer Zukunft (21 Prozent), ergibt eine aktuelle Umfrage des Bitkom. Damit die intelligente Automatisierung und der reibungslose Informationsaustausch in vernetzten Systemen funktionieren, ist eine konsistente und hochwertige Datenbasis die Voraussetzung. Das gilt nicht nur für die Kommunikation von Maschine zu Maschine, sondern auch zwischen den internen Abteilungen und zu Geschäftspartnern. Für zukunftsfähige Industrieunternehmen werden daher Stammdaten zum entscheidenden Erfolgsfaktor.
Wert von Stammdaten erschließen
Heute entstehen im gesamten Unternehmen große Mengen an Daten, die an zahlreichen Stellen verarbeitet werden. Das Datenvolumen in Betrieben wird schnell unübersichtlich. Die Vielzahl an Informationen, die in den Fachabteilungen gesammelt werden, erhöhen das Risiko für Fehler in der Datenpflege: beispielsweise durch Tippfehler, die Anlage von Dubletten oder die Verwendung veralteter Daten. Ineffizienz und hohe Kosten für die Fehlerbereinigung sind die Folge. Ab einem gewissen Punkt kann dann ein unternehmensübergreifendes und digitales Master Data Management helfen. Damit lassen sich Stammdaten in den Dienst der Wertschöpfung stellen und die Datenqualität verbessern.
Tools halten Daten sauber
Um ein Master Data Management einzurichten, sollten Firmen Verantwortlichkeiten in der unternehmensweiten Datenpflege festlegen und ein Stammdaten-Tool für die Harmonisierung, Datenpflege und -verteilung einführen. Denn durch Kommunikation über E-Mail oder auch die Bearbeitung einer Excel-Datei durch mehrere Mitarbeitende werden manuelle Prozesse oft undurchsichtig. An diese Stelle können automatisierte Workflows treten, die die Datenpflege beschleunigen, die Abstimmung zwischen Abtelungen unterstützen und Compliance-Vorgaben einhalten helfen.
Beispielhafte Anwendung
Um den Einsatz zu illustrieren, dient die Schilderung des folgenden Master-Data-Management-konformen Szenarios: Wenn in einem produzierenden Unternehmen ein Konstrukteur eine neue Komponente zur Verwendung in Stücklisten benötigt, dann muss diese zunächst im SAP-System als Material angelegt werden. Somit kann die Komponente beim Lieferanten beschafft und im SAP-System verarbeitet werden. Alle Beteiligten arbeiten im ERP-System nach einem definierten Workflow, der mehrere Genehmigungsstufen beinhaltet. Der Konstrukteur fordert das neue Material über ein vordefiniertes Web-Formular an und erfasst die benötigten Informationen. Dann kommt im nächsten Schritt das Stammdaten-Team zum Einsatz, das die allgemeinen Sichten pflegt. Durch die Vergabe eindeutiger Artikel-Bezeichnungen sollte die Suche im System einfach ausfallen und die Anlage von Materialstammduplikaten oder fehlerhafte Klassifizierungen werden verhindert. Jedes Mal, wenn ein neues Material angelegt werden muss, wird über vordefinierte Regeln ein Großteil der Materialstammfelder – bis zu 90 Prozent – automatisch vorbelegt. Der Bearbeitungsaufwand und auch Fehlereingaben reduzieren sich dadurch in der Regel enorm. Anschließend erfolgen die Pflege der Buchhaltungs-, Einkaufs- und Außenhandels-Sichten durch die Fachabteilungen. Auch hier kann das Stammdaten-Tool die Datenpflege erleichtern und Fehlerpotenzial ausschalten. Ist der Workflow beendet, erhält der Konstrukteur eine Benachrichtigung per E-Mail über die erfolgreiche Material-Anlage.