Doch nicht nur Kleinteile bekommen bei Afflerbach keine Artikelnummern, sondern die zu pressenden Bleche selbst. Für diese wird stattdessen eine Bezeichnung generiert, die Aufschluss über ihre Form, das Material und die Maße gibt, etwa ‚Klöpperboden, 1000 x 10 aus P265GH‘. Das Material wird einmal im Wareneingang gebucht. Weil es dabei automatisch der Auftragsposition zugeordnet wird, entfällt die spätere Entnahmebuchung.
Bis zu 250.000 Böden pro Jahr
200.000 bis 250.000 Böden presst das Westerwälder Unternehmen pro Jahr. Um die projektbezogenen Anfragen digital abbilden und schnellstmöglich verbindliche Angebote unterbreiten zu können, kommt bei Afflerbach der AMS-Produktkonfigurator zum Einsatz, ein Muss-Kriterium im Rahmen der ERP-Implementierung. „Die Verkürzung der Angebotserstellung war eines unserer Hauptanliegen, denn je mehr Zeit wir dafür aufwenden, desto wahrscheinlicher ist der Auftrag bereits anderweitig vergeben“, skizziert Stefan Reuter die Ausgangslage. Der Konfigurationsprozess gestaltet sich heute wie folgt: Die Vertriebsmitarbeiter legen die Angebotspositionen an und gelangen über die sich daraus ergebende Stammstückliste in eine Maske, in der sie das Produkt anhand seiner Merkmale (Form, Dicke, Durchmesser, Material) beschreiben. Daraus generiert der Konfigurator automatisch sowohl die Produktbezeichnung als auch einen Produkttext, der als Angebots- und später auch als Auftragsbestätigungstext verwendet wird. Gleichzeitig werden die Angebots- und die Auftragsstücklisten erstellt, wobei sich aus den Angebotsstücklisten die Arbeitspläne mit sämtlichen Arbeitsgängen ergibt, die wiederum die prognostizierten Fertigungszeiten an den einzelnen Arbeitsplätzen enthalten.
Somit sind auf Basis der Stücklistenpositionen aus der Angebotsstückliste die Fertigungs- und Materialkosten bekannt. Wird das Angebot dann in einen Auftrag überführt, wird die Angebotsstruktur auch für die Auftragsstücklisten verwendet, woraus sich dann das jeweilige Arbeitspapier ergibt. Die resultierende Struktur kann bei Bedarf durch die Techniker in der Arbeitsvorbereitung noch ergänzt werden, beispielsweise textlich oder auch durch einen weiteren Arbeitsgang. Die Zusätze sollen allerdings so gering wie möglich gehalten werden, da das Angebot auf der in den Auftrag kopierten Struktur basiert. Dies ist in etwa für Dreiviertel der Kundenanfragen ausreichend. Die Pflege des Konfigurators erfolgt eigenständig mit den entsprechenden Programmierkenntnissen. Insgesamt können die Vertriebler laut eigenem Bekunden in der Angebotserstellung heute schneller agieren als vorher.
Zusätzliche Effekte
Weil Afflerbach überwiegend für die Druckbehälterbranche produziert, benötigen alle gepressten Materialien – also die Bleche – Materialzeugnisse, die ihre Beschaffenheit nachweisen. Zudem muss eine Dokumentation erstellt werden. Hier wurde eine Möglichkeit geschaffen, nicht nur Angebote, sondern auch die Abnahmeprüfzeugnisse schneller erstellen zu können. Die Idee war, die Informationen zu den einzelnen Chargen, die den jeweiligen ERP-Buchungen zugeordnet sind, direkt in die zugehörigen, obligatorischen Zeugnisse zu übernehmen. Die Umsetzung gelang über ein eigens erstelltes Reporting. Darüber hinaus kommt zur automatisierten Zusammenführung aller auftragsbezogenen Zeichnungen und Dokumente das AMS.Compendium zum Einsatz, was einen zusätzlichen Geschwindigkeitsgewinn bedeutet.
Immer auf aktuellem Stand
Der Systemwechsel, der auch die Integration sowohl des Finanz- und Rechnungswesenmoduls als auch des Dokumenten-Managements beinhaltete, zeigt positive Effekte: Mittlerweile wird jeder Arbeitsgang über die im Betrieb verteilten AMS-Terminals digital an- und wieder abgemeldet. Somit befinden sich alle benötigten Auftragszeiten im System, was sowohl eine mitlaufende als auch eine nachgelagerte Kalkulation ermöglicht. Nachkalkulationen müssen nicht mehr manuell aufbereitet werden. Der Stand der Auftragsabwicklung ist immer zeitnah einsehbar.