Beim Familienunternehmen Fränkische Rohrwerke Gebr. Kirchner stand ein umfangreiches IT-Projekt an: Das bisherige ERP-System war aus der Wartung gelaufen und sollte in der Division Bau und den Zentralbereichen durch SAP S/4Hana ersetzt werden. Speziell im Logistikbereich war damit die Einführung des Lagerverwaltungssystems SAP Extended Warehouse Management (EWM) verknüpft. Neben der Umstellung auf die EWM-Technologie von SAP sollten die Grundlagen für weitere Prozessdigitalisierungen gelegt werden. Für die Planung und Einführung im Greenfield-Ansatz hatte das Projekt-Team einen externen Implementierungspartner mit an Bord geholt. „Es gab zu dem Zeitpunkt im Unternehmen noch keine SAP-Erfahrung. Deshalb waren wir hier in besonderem Maße auf die Beratung durch einen Partner angewiesen“, erläutert Uwe Schäfer, Leiter der SAP IT bei Fränkische.
Implementierungsmodell etablieren
Geplant war die Umsetzung innerhalb eines Jahres. Das Projekt folgte dem klassischen SAP Activate Implementierungsmodell: Projektplan und -phasen wurden festgelegt, die Grundstruktur für den Projektablauf erstellt. Der erste Test war erfolgreich, doch dann nahmen die Schwierigkeiten zu. Als beim entscheidenden letzten Test aufgrund fehlender Integrationen von knapp 50 Testfällen weniger als ein Viertel funktionierten, fiel die Entscheidung, sich umgehend zusätzliche Unterstützung und personelle Verstärkung zu suchen: „Uns war klar, dass wir dieses umfangreiche Projekt nicht mehr nur mit dem ursprünglichen Implementierungspartner stemmen können“, sagt Uwe Schäfer. Über eine Empfehlung kam es zur Beauftragung der FIS Informationssysteme und Consulting. Die Expertise des SAP-Gold-Partners mit Schwerpunkt in der Beratung und Implementierung von SAP- und Logistik-Projekten überzeugte und man hat daraufhin die EWM-Projektleitung an FIS übertragen, das bisherige Beratungshaus blieb ebenfalls im Projekt.
Komplexität und Detailplanung
Nach der ersten Lagerbegehung durch FIS ging es an die Bestandsaufnahme und Auditierung. Wie war das Projekt in Schieflage geraten? Die Komplexität der Prozesse und der daraus resultierende Aufwand für die Detailplanung waren im ersten Implementierungsansatz unterschätzt worden. Die Division Bau besteht aus drei Geschäftsbereichen, die jeweils ganz unterschiedliche Geschäftsmodelle verfolgen und sich in ihren jeweiligen Produktspektren, Kundenstrukturen und Vertriebswegen stark unterscheiden. Diese Komplexität spiegelt sich auch in der Logistik wider: „Wir haben hier ganz unterschiedliche Prozesse, auch in der Abwicklung – Kleinteile, die zunächst kommissioniert werden, Produkte, die erst verpackt werden müssen, ebenso wie Großgeräte, die direkt auf den Lkw verladen werden“, beschreibt Uwe Schäfer. Bis zu 160 Lkw sind allein am Standort Königsberg täglich zu verladen. Dazu kommt die Größe der Lager: 24 Gebäude und Freilagerflächen mit über 100 verschiedenen Lagertypen – der Härtetest für jedes Warehouse-System. Das alles galt es detailliert abzubilden, um die direkte Umsetzung, vor allem auch die Integration in die SAP-Prozesse, zu ermöglichen sowie erforderliche Anpassungen und Eigenprogrammierungen zu berücksichtigen. Das bisherige Konzept entsprach jedoch noch nicht diesen Voraussetzungen. Die entscheidende Aufgabe für FIS war es also, die Detailplanung nachzuholen. Auch Sonderentwicklungen für individuelle Anforderungen von Fränkische, wie beispielsweise ein eigener Funkdialog für die Kommissionierung mit mobilen Endgeräten oder die Anbindung des Hochregallagers über eine individuelle SAP-Schnittstelle, wurden berücksichtigt und von FIS mitentwickelt.
Fokussierung und enge Taktung
Um effizienter arbeiten zu können, wurden die Funktionen Projektplanung und EWM-Beratung getrennt. Parallel fand auch eine Priorisierung statt. Die Konzentration auf die Umsetzung der wesentlichen Prozesse und Funktionalitäten war unumgänglich, um den angestrebten Termin einzuhalten. Steffen Will, Projektleiter bei FIS, erinnert sich an die kritische Phase. „Uns allen war klar: In den nächsten Wochen zeigt sich, wie wir vorankommen und ob der geplante Go-live-Termin gehalten werden kann.“ Die unterschiedlichen Geschäftsbereiche wurden auf Übereinstimmung in den Prozess-Abläufen hin untersucht, um einen möglichst homogenen Prozess über das gesamte System hinweg sowie die Prozessintegration sicherzustellen. „FIS hat hier an allen Ecken und Enden tatkräftig unterstützt“, so Uwe Schäfer. Nach ein paar Monaten wurden die ersten Integrationstests durchgeführt – erstmals in vollem Umfang, mit allen angrenzenden Modulen, beginnend mit dem Bestellvorgang. Vor dem Go-live stand die Schulung der über 100 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im neuen System an. Dafür wurde ein mehrstufiges Modell verwendet: Lead Key User, die von Anfang an am Projekt beteiligt waren, erstellten zunächst mit SAP Enable Now die Schulungsunterlagen für die Key User wie Schichtführer und Lagerverantwortliche. Diese übernahmen die Einweisung in ihren Abteilungen. Auch hier unterstützte FIS umfangreich.