Bevor es an die Auswahl eines MES-Anbieters geht, sollten Prozesse, Ziele und Anforderungen im eigenen Unternehmen sorgfältig dokumentiert werden. Anhand dieser Datenbasis lässt sich die Eignung potenzieller Anbieter messen. Denn das System muss zu den eigenen Anforderungen passen: Jeder Produzent ist einzigartig, mit einzigartigen Bedürfnissen – und folgende Tipps helfen, die individuell passende Lösung zu finden. Die Sorgfalt bei der Anbietersuche fängt bereits vor dem eigentlichen Auswahlprozess an. Sieben Ratschläge für diese Projektphase:
Die Ausgangssituation reflektieren – Was hat dazu geführt, dass ein neues MES eingeführt werden soll? Weshalb können die Herausforderungen der Produktion nicht mit bereits vorhandenen Systemen gelöst werden? Welche Ergebnisse soll das Projekt erzielen und mit welchen Maßnahmen lassen sie sich erreichen? Über diese Fragestellungen befassen sich die Projektbeteiligten intensiv mit den Problematiken im Betrieb. So fällt es leichter, zu definieren, was gewünscht ist und was nicht.
Realistische, möglichst erreichbare Ziele – Was soll mit dem MES erreicht werden? Projektziele sowie Anforderungen sollten klar und präzise formuliert werden. Dabei ist es sinnvoll, die Ziele aufzusplitten. Es ist besser, mehrere Ziele für kleinere Bereiche bzw. Aspekte festzulegen. Denn so wird eine Struktur erschaffen und ein nachvollziehbarer Ablauf gestaltet.Es sollte zudem vermieden werden, die Ziele im Laufe des Projektes komplett neu zu definieren. Änderungen in Form von Nachbesserungen sind meist notwendig. Doch neu definierte Kernziele können schnell zu Verwirrung im Team führen.
Konkreten Projektplan entwickeln – Der Projektplan enthält die Ablaufziele. Hier wird definiert, wie viel Zeit für das Projekt MES zur Verfügung steht und wann was erreicht werden soll. Dabei sollten Meilensteine herausgearbeitet und Puffer für die Phasen eingeplant werden.
Personen und Verantwortung – Projekte sind meist kompliziert und fordernd, oft geprägt von Sonderfällen. Dafür wird ein kompetentes Team gebraucht, das abgesteckte Ziele konsequent verfolgt. Es sollte sichergestellt werden, dass alle von Anfang an wissen, was ihre Aufgaben sind. Die Aufgaben sollten lieber etwas ausführlicher als zu knapp formuliert werden, um Fehlinterpretationen oder zeitraubende Besprechungen zu vermeiden.
Ist-Zustand analysieren – Die Infrastruktur im Unternehmen sollte dokumentiert werden. Es sollte geprüft werden, welche IT-Systeme bereits implementiert sind und ob diese miteinander verknüpft sind. Werden die Daten aus allen Systemen bereitgestellt und ausgewertet? Zudem sollten die Prozesse definiert werden, um eine Grundlage für die Optimierung zu erhalten. Dabei wird beschrieben, welche Interaktionen wann stattfinden und welche Akteure in dem Prozess beteiligt sind. Hier sollten auch fehlende Prozesse abgebildet werden. Die Ergebnisse der Analyse helfen nicht nur, die Herausforderungen und Missstände zu ermitteln. Sie bilden auch eine Grundlage, um später analysieren zu können, ob sich das Projekt in die gewünschte Richtung entwickelt hat. Wurden diese Daten gesammelt, sollten sie ins Lastenheft übertragen werden. Dieses kann als Projektgrundlage an potenzielle Anbieter übermittelt werden.
Hochwertiges Lastenheft – Inhaltlich muss das Lastenheft Auskunft über die Ausgangssituation, die Zielsetzung, die betroffenen Geschäftsprozesse, sowie den organisatorischen und technischen Rahmen geben. Weitere wichtige Themen, die bei der Erstellung des Lastenheftes eine Rolle spielen:
- Evaluation der Anforderungen mit Vertretern der verschiedenen Fachabteilungen
- Definition von Ausschlusskriterien
- Einführungsstrategie und Terminplan festlegen
- Schulung des Projektteams (bezüglich der Prozesse und Softwarebedienung)
- Installation und unternehmensspezifische Anpassung der Software (Customizing)
Ein gutes Lastenheft verhindert zudem, dass überflüssige Funktionen eingebaut werden. Dabei sollte herausgestellt werden, welche Funktionen das MES unbedingt haben muss und welche nicht notwendig sind. Die ausgearbeiteten Anforderungen bestimmen maßgeblich das Potenzial, das im MES stecken wird.
Schritt für Schritt zum Lastenheft – Das Lastenheft wird in den seltensten Fällen in einem Guss erstellt. Es ist normal und auch ratsam, sich zuerst einen groben Überblick bezüglich der gewünschten Anforderungen zu verschaffen, um diese dann immer weiter zu verfeinern. Speziell bei der Aufstellung der Anforderungen sollte die VDI-Richtlinie 5600 berücksichtigt werden. Sie bietet ein umfassendes Gerüst und beschreibt alle wichtigen Themen ausführlich.
Zur Auswahl des MES
Nachdem das Lastenheft bereit für den Versand an die MES-Anbieter ist, beginnt der nächste Projektschritt. Es ist Zeit zu wählen. Sechs Tipps zeigen, wie viele Produzenten dabei vorgehen.
1. In der Vorselektion sollte zunächst eine Übersicht der relevanten Anbieter erstellt werden. Eine ausführliche Übersicht über mehr als hundert MES-Anbietern bietet beispielsweise der MES D.A.CH Verband unter dem Punkt Marktspiegel. Es gibt im Netz aber auch einige weitere Übersichtslisten und Vergleichsportale, bei denen mit Filtern eine erste Auswahl erstellt werden kann. In diesem Schritt werden die Anbieter aussortiert, die aufgrund der festgelegten Ausschlusskriterien nicht geeignet sind.
2. Im Rahmen der Feinselektion sollten drei bis vier Anbieter für eine ausführliche Analyse ausgewählt werden.Das Lastenhaft bildet die Basis: Die Anbieter sollten auf alle Punkte darin eingehen können. Die Unternehmen sollten hier auch auf ihre projektspezifische Kompetenz und die Kostenstruktur hin untersucht werden.
3. Im Rahmen der Detailanalyse sollten die Top-Anbieter persönlich begutachtet werden. Dafür bieten sich Anbieterpräsentationen und Besuche bei Referenzkunden an. Die Anbieter sollten auf die Anforderungen im Kriterienkatalog eingehen sowie die funktionalen Möglichkeiten des Systems vorstellen. Kritisches Nachfragen ist an dieser Stelle zielführend.
4. Im Nachgang werden alle Ergebnisse für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ausgewertet. Neben dem funktionellen Erfüllungsgrad werden hier auch Investitions- und Wartungskosten betrachtet. Eine grafische Aufbereitung im Rahmen einer Matrix hilft, Kosten und Nutzen gegenüberzustellen.
5. Vertragsverhandlungen sollten mit zwei Anbietern geführt werden. Denn dabei kann noch intensiver verglichen und bewertet werden. Einerseits in Hinblick auf Faktoren wie Lizenzbedingungen, Wartungsverträge und Zahlungskonditionen, andererseits darauf, wie etwa der Umgang mit Abweichungen ist. Zusätzlich sollten die Auftraggeber mit den Anbietern diskutieren, welche Vertragsstrafen bei Nicht-Erfüllung der Aufgaben und Pflichten folgen.
6. Um Aufwand und Kosten zu sparen, können Firmen externe Berater einbeziehen. MES-Consultants kennen sich in der Regel bereits mit einigen Lösungen aus und verfügen über die Erfahrung und das technische Know-how, um bei der MES-Auswahl intensiv zu unterstützen. Zum Angebotsspektrum dieser Consultants zählt typischerweise:
- Anforderungsanalyse und Kriterienbewertung
- Anbietersondierung, oft mit mehrstufiger Eingrenzung
- Organisation von Workshops, Demos und Pilotsystemen
- Bewertung der Angebote
- Unterstützung bei Rollout und Einführung
Sorgfalt zahlt sich aus
Um das bestmögliche MES für das eigene Unternehmen zu finden, braucht es Zeit, eine gute Planung und klare Ziele. Letztlich handelt es sich um eine langfristige Anschaffung und die Wahl sollte gut überlegt sein. Dafür wird es sich auch bezahlt machen, wenn schließlich die richtige Auswahl getroffen wird.
www.ccc-industriesoftware.de