Die Walter Stauffenberg GmbH (Stauff Deutschland) wurde 1955 in Werdohl in Nordrhein-Westfalen gegründet. Heute betreibt das Unternehmen Niederlassungen in 18 Ländern und an insgesamt rund 45 Standorten. In der Unternehmenszentrale in Werdohl entwickelt und produziert das Unternehmen Komponenten für hydraulische Leitungssysteme, wie etwa Verschraubungen für Rohrleitungen, Armaturen und Kupplungen zur Verbindung von Schläuchen, sowie Ventile, Filter, Messtechnik und weitere Komponenten.
Alles abgedeckt
Seit acht Jahren ist Stauff Full Liner mit Produkten aus eigener Entwicklung und Herstellung. Das Unternehmen berät und beliefert zudem Hersteller von mobilen und stationären hydraulischen Anlagen. Um die Qualiät der Produkte zu gewährleisten, betreibt das Unternehmen ein nach DIN ENISO9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und nutzt dafür eine QM-Software. „Wir sind im Laufe der Jahrzehnte strukturell und umsatzmäßig stark gewachsen und die bis dahin bestehende Softwareanwendung passte nicht mehr zu unseren Ansprüchen“, erklärt Muhammet Ay, QHSE-Administrator im Unternehmen. An die neue Managementsystem-Software gab es eine Reihe an Anforderungen: Sie sollte eine systematische Dokumentation ermöglichen, mit der sich die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Prozessen und Dokumenten jederzeit nachvollziehen lässt. Zudem sollte das System Schnittstellen und Wechselwirkungen unternehmensweit darstellen. Des Weiteren zählte eine Dokumenten-Suchfunktion sowie eine transparente Zuordnung von Prozesskennzahlen zu den Anforderungen. Insgesamt sollte die neue Software einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) unterstützen.
Zwei Zugänge
2019 wurden die Verantwortlichen auf den Aachener Softarespezialisten Consense aufmerksam. Deren Software IMS Enterprise ermöglicht den Aufbau eines Qualitätsmanagement- bzw. Integrierten Managementsystems. Die Software ist als Desktop-Anwendung sowie als Webanwendung verfügbar. Der Hydraulikspezialist wählte beide Zugriffsmöglichkeiten: Die Nutzung erfolgt entweder über eine lokal installierte Suite oder per Browser. Die Webanwendung birgt den Effekt des schnelleren Roll-outs sowie weniger Aufwand für Wartungen und Updates. Beschäftigte können geräte- und ortsunabhängig auf alle Prozesse und Dokumente sowie weitere Inhalte ihres Managementsystems zugreifen.
In fünf Schritten umgesetzt
Ein Projektteam steuerte die Einführung. Darüber hinaus wurden alle Prozessverantwortlichen mit einbezogen, die für die verschiedenen Bereiche Key-User bestimmten und bei der Umsetzung mitwirkten. Diese fand in fünf Phasen statt. Der erste Schritt beinhaltete die Analyse, die aus der Definition der Anforderungen, der Sondierung der Anbieter sowie der Entscheidung der Geschäftsführung für die Lösung des Aachener Softwarehauses bestand. Im nächsten Schritt ging es um das Design: Die Ist-Aufnahme der Prozesse wurde vorbereitet, ein Kickoff-Meeting mit den Prozessverantwortlichen und Key-Usern gab den Startschuss zur Umsetzung und die Beteiligten wurden geschult. Danach stand im dritten Schritt die Realisierung an: Die Prozesslandschaft wurde gestaltet und in Gesprächen mit den Verantwortlichen wurden die Prozesse ausgearbeitet und modelliert. Über einen integrierten Editor ermöglicht die Software die grafische Abbildung dieser Prozesse in Form von Flussdiagrammen. Das System bestand die anschließenden Tests der Phase vier, die den Betrieb auch weiterhin begleiten. Und schließlich erfolgte im fünften Schritt der Roll-out. Die Einführung wurde parallel am ‚digitalen schwarzen Brett‘ an die Beschäftigten kommuniziert. „Das gesamte Projekt wurde mit einem Projektplan koordiniert und überwacht. Nach jeder Phase haben wir unsere Geschäftsführung über die Ergebnisse informiert“, berichtet Muhammet Ay.