Seit 2022 im Einsatz
Seit 2022 arbeiten die Beschäftigten der deutschen Standorte mit dem System. Es unterstützt das Unternehmen bei der Erfüllung verschiedener Managementnormen, etwa für Qualität (ISO 9001:2015) und Umweltschutz (ISO14001:2015). Stauff nutzt die Software beispielsweise für die Entwicklung, Herstellung, Vertrieb und Logistik.
Bei der Anmeldung im System werden die Mitarbeitenden direkt über jeweils anstehende Aufgaben, Änderungen und relevante Informationen benachrichtigt. Von hier aus gelangen sie zu allen weiteren Informationen. Die Software sorgt dafür, dass die Beschäftigten auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen können. Zudem zeigt es Revisionsänderungen an. Mitarbeitende werden bei neuen oder revisionierten Elementen vom System automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Auf diese Weise sorgt die Software für einen einheitlichen Informationsstand. Ferner werden die Beschäftigten nicht mit Informationen ‚überschüttet‘, sondern erhalten nur solche, die für die jeweilige Rolle wirklich benötigt werden. Prüf- und Freigabeabläufe steuert das System durch Workflows und lenkt Dokumente automatisch auf vorgegebenem Weg durch das Unternehmen. „Dabei lässt sich der aktuelle Status jederzeit abrufen. So haben die Verantwortlichen beispielsweise stets einen genauen Überblick, an welcher Station eines Freigabeprozesses sich das jeweilige Dokument gerade befindet und wessen Rückmeldung gegebenenfalls noch aussteht. Diese digitalen, automatisierten Workflows ließen sich mit der Software an die realen Abläufe in unserem Unternehmen anpassen“, sagt Ay.
Analyse der Suche
Ay schätzt besonders die transparenten Freigabe- und Änderungsworkflows für Dokumente und Prozesse. Die Mitarbeitenden profitieren von der Suchfunktion, die über Stichwort oder Volltexte funktioniert. „Diese lässt sich weiter verbessern, sagt Muhammet Ay: „Das System analysiert und dokumentiert die eingegebenen Suchbegriffe. Dadurch werden auch Tops und Flops der Suchbegriffe identifiziert. Die Suchfunktion kann dadurch nachhaltig optimiert werden.“
Impulse für den KVP
Die Umstellung auf ein softwarebasiertes integriertes Managementsystem hat sich für den Hydraulikspezialisten ausgezahlt. „Insgesamt konnten wir die Inhalte unseres Managementsystems durch die Zusammenfassung der Dokumente und Prozesse reduzieren. Durch die Neubewertung unserer Dokumentation sichern wir unser Knowhow langfristig. Und in der Praxis sind schon jetzt Arbeitsentlastungen durch die effizientere Ablauforganisation in den Abteilungen und Schnittstellen erkennbar. Was uns besonders freut, sind neue Impulse für den KVP: Bei uns hat eine echte Bewusstseinsbildung für die einzelnen Managementsysteme stattgefunden. Prozesse werden jetzt von den Beteiligten gesamtheitlich betrachtet, unsere Beschäftigten geben dazu Feedback und wir können durch Einbeziehung aller Mitarbeitenden eine kontinuierliche Verbesserung gewährleisten“, sagt Projektleiter Ay.