Dabei kann unterschieden werden in Arbeiten, die durch Ihr eigenes Personal vor Ort durchgeführt werden, etwa das Reinigen, Spannen und Schmieren einer Kettensäge oder das Nachfüllen von Betriebsmitteln wie Öl, und solchen Wartungen, die durch spezialisiertes eigenes oder fremdes Personal durchgeführt werden müssen. Die entsprechenden Arbeiten lassen sich nach Erledigung durch den ausführenden Mitarbeiter direkt in das Profil des Gerätes eintragen. So kann bei der Übernahme einer Maschine zum Arbeitsbeginn sofort nachvollzogen werden, ob diese in vorschriftsgemäßem Zustand ist.
Ebenso ist es möglich, dass Eintragungen im Wartungsplaner durch das Werkstattpersonal erfolgen. Bei einer externen Vergabe des Serviceauftrages können die Dokumentationen bei der Rücknahme der Maschine erfolgen. Dies sorgt für maximale Flexibilität und Transparenz. Werden Dokumentationsprozesse zu umständlich gestaltet, besteht hingegen die Gefahr, dass diese unterbleiben.
Beim Abbau und der weiteren Verarbeitung von Holz erfolgen Arbeiten häufig in unwegsamem und abgelegenem Gebiet. Ebenso unter der Belastung von Emissionen wie Lärm, Staub und Schmutz. Diesen Umständen können Unternehmen mit einem digitalen Wartungsplaner Rechnung tragen, indem sie Mitarbeitern oder Vorarbeitern etwa spezielle geschützte Endgeräte, sogenannte ruggedized Smartphones, zur Verfügung stellen oder deren Erwerb unterstützen. Dadurch ist ein Zugriff auf die Wartungsplanung von nahezu überall aus möglich.