Schwache KI, starke Wirkung
Auf dem Postweg eingehende Rechnungen werden eingescannt und mit dem Klassifizierungsmodul DocXtractor automatisch analysiert. Unter Anwendung von KI-Technologie liest das Modul die auf dem Rechnungsbeleg vorhandenen Informationen aus und gleicht sie mit den ERP-Daten ab. Nach dem Abgleich wird die Rechnung dem jeweiligen Freigabeprozess zugeführt. „Zudem haben wir gemeinsam mit Sievers mehrere unterschiedliche Freigabeszenarien auf Basis des im ECM-System integrierten Workflows digital modelliert. Das Resultat lässt sich in Form effizienter Prozesse und mehr Transparenz in der Rechnungsverarbeitung sehen“, freut sich der CIO.
Abläufe ohne Reibung
Seit der Einführung der ECM-Suite verzeichnet Bekuplast Kosteneinsparungen und eine höhere Effizienz im kaufmännischen Bereich. Die digitalisierten Prozesse haben sich bewährt. „Dank der Prozessautomatisierung konnten wir nicht nur die Rechnungsprüfung deutlich beschleunigen, auch die Transparenz und Rechtssicherheit bei der Ablage geschäftsrelevanter Dokumente ist damit gewährleistet“, erläutert Westenberg. Die Software ist in kurzer Zeit zentral für die Datenhaltung geworden. Fachabteilungen können nun deutlich einfacher kommunizieren und kooperieren. Bekuplast addressierte auch die Frage der Datensicherheit: Um Missbrauch mit den gespeicherten Daten vorzubeugen und unberechtigten Zugang zu verhindern, lassen sich Daten während ihrer Ablage verschlüsseln. Außerdem bringt die ECM-Suite ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept im Standard mit.
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