Elektronische Dokumente, die im Dateisystem abgelegt werden, etwa dem Windows Explorer, lassen sich zwar durch Dateinamen, -typ und so weiter eindeutig identifizieren – die Schlagwörter werden aber nicht zentral in einer Datenbank verwaltet. Außerdem können die Inhalte der Dokumente nicht indexiert werden. Das führt zu zeitraubenden Suchläufen. Sind mehrere Versionen im Umlauf, lassen sich Bearbeitungsstand und Lebenszyklus von Dokumenten nur schwer nachvollziehen.
Von der Dateiablage zum DMS
Vor diesem Hintergrund sind Mitte der 90er-Jahre zunächst Dokumentenmanagement-Systeme entstanden. Der Definition der Association for Information and Image Management (AIIM) folgend, ist ein DMS ein Computersystem beziehungsweise eine Software zur Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Diese haben ihren Ursprung in papierbasierten Dokumenten, die mithilfe eines Scanners digitalisiert wurden. Heutzutage verwaltet ein DMS natürlich auch eine Vielzahl weiterer elektronisch erstellter Dokumente. Es unterstützt Unternehmen bei deren effizienter Verwaltung durch schnellen und unternehmensweiten Zugriff auf die Dokumente, kürzere Durchlaufzeiten und reduzierte Kosten durch eine verbesserte Raumnutzung. Gegenüber der reinen Dateiablage zeichnen sich DMS durch ihre nahezu unbegrenzte Vergabe von Suchkennzeichen – den Indizes – die Einrichtung von Rechtekonzepten und ein Versionsmanagement über Check-in-Check-out-Mechanismen aus.
ECM als Evolutionsstufe
Einen Schritt weiter gehen die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Der Begriff kam erstmalig gegen Ende der 90er-Jahre auf. Mit ihm wurde versucht, bestehende DMS mit den neuen Internettechniken des Web-Content-Managements begrifflich und inhaltlich zu kombinieren. Schnell verknüpfte man mit dieser neuen Art von Verwaltungssystemen das Ziel einer Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen. Es ging um eine generelle Zusammenführung von unstrukturierten und strukturierten Informationen an einem zentralen Ort. In dieser Lesart werden ECM-Systeme gemeinhin als übergeordnete Plattform zu einem DMS angesehen, umgekehrt betrachtet bilden letztere also einen untergeordneten Teil eines ECM-Systems.
EIM lenkt die Zusammenarbeit
Nicht lange nach dem Aufkommen des ECM-Begriffes forderten erste Initiativen, ihr erweitertes Verständnis dieser Art von Datenverwaltung mit einem weiteren Begriff abzugrenzen, dem Enterprise Information Management. EIM gilt demnach vielen als ECM 2.0. Dieser Lesart zufolge stellen DMS und ECM die Basis dar, auf der das Enterprise Information Management beruht. Wesentlicher Unterschied zum Begriff ECM: Ein EIM unterstützt zusätzlich die Bereiche der Zusammenarbeit (Kollaboration) und der generellen Verbesserung in der Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens. Mithilfe eines EIM-Systems können also auch komplexe Workflows und Arbeitsprozesse optimiert werden.