Übergreifendes System
Deshalb umfasst EIM auch alle anderen Systeme, in denen geschäftsrelevante Informationen vorgehalten werden, wie ERP- oder CRM-Software. Dafür wurde der Begriff in der Vergangenheit allerdings auch kritisiert. Der Einwand war, er konkretisiere nichts, sondern versuche lediglich, noch weitere Anwendungsaspekte unter einem einzigen Begriff zu subsumieren: EIM als Synonym für alle IT-Anwendungen, in denen geschäftliche Informationen verarbeitet werden – diese Auffassung halten einige Analysten für zu verwässert. Im deutschsprachigen Raum hat sich der Begriff folglich nicht gleichberechtigt neben DMS und ECM behaupten können.
Ratlosigkeit bei Unternehmen
Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Begrifflichkeiten sind in den letzten 25 Jahren intensiv debattiert worden. Dieser Diskurs spielt sich im Wesentlichen unter Analysten und sonstigen Opinion Leadern ab. Der Praxis war dies nicht unbedingt zuträglich, es sorgte vor allem für Verunsicherung unter Anwenderinnen und Anwendern: Welche Software ist nun die richtige für die Verwaltung meiner Dokumente? Durch technischen Fortschritt haben sich außerdem die Unterschiede zunehmend verwischt: Selbst viele Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten mittlerweile die umfangreichen Funktionalitäten eines ECM-Systems. Am besten sollten sich Unternehmen daher über Softwarelösungen aus allen drei Bereichen informieren, wenn sie auf der Suche nach einem System mit solchen Funktionalitäten sind.
Schon wieder überholt
Wer die heute etablierten Begriffe mit der betrieblichen Realität abgleicht, könnte ohnehin fragen, warum Enterprise und Content nicht längst abgetrennt wurden. Denn die Informationen, um die es geht, haben die Sphäre des (eigenen) Unternehmens längst verlassen und liegen vielfach außerhalb: auf Kunden- und Lieferantenportalen, wo sie mit externen Geschäftspartnern geteilt werden, auf Social-Media-Kanälen und privaten Rechnern. Und der Begriff Content wird zwar inzwischen nicht mehr automatisch mit Webinhalten assoziiert. Jedoch ist seine Definition laut AIIM noch immer problematisch, denn er wird dort mit unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten gleichgesetzt. Bestandteil von ECM sind aber seit jeher auch schon strukturierte Daten wie Listen. Sinnvoll wäre es daher, nur noch von Information Management zu sprechen. Weil dies nun aber wiederum sehr weit gefasst ist, wird es wohl auch künftig heißen: DMS, ECM oder EIM? Oder von allem ein wenig?